使ってみてわかった。かゆいところに手が届く「mitocoワークフロー」５つの特徴

mitocoのワークフローシステムは、お客様からの要望を元に改修を重ねています。
mitocoの開発部隊にワークフロー専門チームがあるぐらい、力を入れている機能なんです。
今回は、私が実際に使ってみて分かったmitocoワークフローの特徴を５つご紹介します。

ワークフローシステムそのものに関する説明は、こちらのブログをご覧ください。
そもそもワークフローって…なに？　#mitocoで始めるワークフロー vol.01

ワークフローシステムを導入するにあたって、
「複雑な条件を漏れなくシステム化できるのか」という不安をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
mitocoには、複雑な承認ルートもシステム化できるような工夫が揃っています。

（１）状況に応じて承認ルートが切り替わる「条件分岐」
　申請データに応じて、承認ルートを自動的に変化させることが可能です。
　例えば、30万未満の経費申請は課長の承認のみで良いが、
　30万円以上の場合は部長の決裁が必要…といったケースも対応できます。

（２）承認者が複数人いる時に便利な「選べる承認条件」
　過半数が承認すれば良いものや、全員の合意が必要なものなど、
　申請書の種類次第で、承認の条件が変わってくると思います。
　mitocoでは、「誰か1人が承認すればOK」「半数以上が承認すればOK」など
　5種類以上の承認条件から適したものを選ぶことができます。

（３）承認者が不在の場合も業務を止めない「承認スキップ（空ステップ機能）」
　承認者が承認行為を行えない状況の時に、その承認者をスキップすることができます。
　「上長の急な休みによって業務が止まってしまった」という事態を回避できますね。
　スキップされた旨は通知されるので、スキップされた申請書も後から確認できます。

（４）承認は不要だけど確認はしてほしい、という時に使える「回覧機能」
　管理部など、「承認者ではないけれども申請内容は共有しておきたい」という相手がいると思います。
　mitocoでは、社員や部署を指定して申請書の回覧をすることができます。
　承認プロセスは回覧先の確認を待たずに進むので、回覧待ちで承認が遅れるという心配もありません。

「複雑な承認ルートを設定するには、エンジニアがコードを書かなくてはいけないのでは…」
と思ってはいませんか。
mitocoでは、複雑な承認ルートでもマウス操作だけで設定できます。

承認者の人数だけ「ステップ」を用意して、どの条件でどのステップに遷移するかを選ぶだけ。
例えば「課長と部長に承認をもらう」というシンプルなフローなら、3分もかからずに設定できます。
実際に、プログラミングの知識ゼロの私でも承認ルートを設定できました。
（詳細はこちらのブログをご覧ください）

申請書の電子化もカンタン。
必要な項目を作って、ドラッグ＆ドロップで位置を調整すれば、電子版の申請書ができあがります。

自動的に日付項目を設定するなど、より便利に使いたい！という場合は、コードを書いて更に自動化を進めるすることも可能です。
ユーザーガイドにサンプルコードもあるので、もっと便利にしたいという方はそちらにもチャレンジしてみてください。

設定した承認フローはこのような形で図式化されます。

このフロー図は申請の途中でも確認できます。
申請者自身が「どのような条件分岐になっているか」「申請書が誰のところで止まっているのか」をひと目で確認できるため、各承認者に聞いて回る必要もなくなります。

新しい申請書ができた時も、承認フローを改めて図におこす必要がないので便利です。
個人的には、承認フローを設定した後に「ミスしていないか」をチェックしやすくて助かりました！

ワークフローシステムには社内の様々な情報が集約されるため、セキュリティは非常に重要です。
mitocoは、金融業や保険業など、大手の企業で利用されているSalesforce上で作られています。
安心できるセキュリティレベルであることはもちろん、「誰がどこまで情報にアクセスできるか」といった権限を細かく設定できるのもSalesforceならではのメリットです。

また、クラウドサービスなので会社にいなくても利用できます。
モバイルアプリで移動中でも承認ができるため、スキマ時間を有効活用できます。

ワークフローシステムでは、過去に出した申請書をキーワードや申請者の氏名などで検索することができます。
紙の申請書を一枚一枚探していくよりもずっと早くて便利ですよね。

さらに、mitocoでは色々な角度から申請情報を分析することが可能です。
たとえば経費申請であれば、部門ごとの経費をリアルタイムで集計することができます。
「値引き金額」という項目を作っておけば、顧客ごとの値引き金額も可視化されます。
内部統制や監査にも役に立ちそうですね。

ちなみに私はコーポレートカードの引き落とし明細を経費申請と紐付ける必要があったので、「コーポレートカードで支払っている経費一覧」というレポートを作って活用していました。
これが紙の申請書だったら探すのがとても大変だったと思います…

いかがでしたでしょうか。
今回は、mitocoワークフローの特徴を５つ紹介しました。

１.複雑な承認ルートでも柔軟に構築できる
２.プログラミングの知識がなくても承認ルートの設定ができる
３.承認フローが図式化される
４.セキュリティも安心
５.申請、承認行為の分析ができる

「システムを導入してしまうと、人がその場その場で柔軟に判断することができないため融通がきかないのでは…」という”かゆいところ”に手が届くのが、mitocoワークフローの魅力です。

30日間の無料トライアルも実施していますので、「実際に動かして検証したい」という方はぜひ、こちらのページからお申し込みください。

2021.06.07追記：承認画面でチャットができるようになりました！
バージョン14.0から、多くのご要望をいただいていた「承認画面のチャット機能」が利用できるようになりました。
これまでは承認時、否認時、回覧確認時にしかコメントができませんでしたが、今後はどのタイミングでもワークフローの画面内でコミュニケーションができます。
承認・否認を行う前の事前確認を別のツールで行う必要がなくなり、よりスムーズに申請・承認を進められるようになりました。