2021.01.21

Salesforceのカレンダー操作をより快適に!mitocoなら複数人の予定調整もかんたん

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日に日に寒くなっていきますが、みなさんいかがお過ごしですか?
私はなんとか暖房を付けずに過ごしてきたのですが、そろそろ屈しそうです…。

Salesforceのカレンダーでやってることをmitocoでやってみた

年度末が近いテラスカイでは、来期に向けた会議が増えてきました。
複数人の予定を調整するとき、Salesforceのカレンダーはなかなか面倒だったりします。
自分以外の予定を見るためには、佐藤さんを追加して、田中さんを追加して、それから山田さんを追加して…と作業を繰り返す必要があります。

ユーザリストという機能もあるのですが、設定できるのはシステム管理者などの一部ユーザーのみ。
予定調整のたびにシステム管理者に依頼するのは、現実的ではないですね。
こういった細々とした業務は、手早く済ませたいのですが…

こんなときは、Salesforceと連動して使えるグループウェア「mitoco」のカレンダーが役立ちます。
試しに同じ操作をSalesforce、mitoco両方のカレンダーでやってみたのですが、
mitocoのほうが断然はやい!
体感速度としては、Salesforceの半分ぐらいの時間で操作ができます。

今回は、mitocoのカレンダーの操作イメージや、複数人の予定調整に便利な機能をご紹介します♪

会議に呼ぶメンバーの予定をササッと確認する

たとえば、自分を含む4名で会議を行うとします。
他3名の予定をカレンダーに追加する動きは、こんな感じです。

自分以外の予定をカレンダーに追加する操作

追加したい人を探して、順番にクリックしていけばOK。
Salesforceと同じように名前で検索することもできますが、私は公開グループで絞り込みをするほうが好みです。
同じ部署の人がまとまっているので、会議に参加するメンバーが全員揃っていたりするんですよね。
ちなみに、ロールや部署での絞り込みも可能です。

施設の空き状況も一緒に確認する

同じような操作で、会議室やスピーカーの空き状況を同じカレンダー上に表示できます。

設備の予定をカレンダーに追加する操作

「いつものメンバー」がいる場合は、ビューとして保存することも可能です。
私は数人のMTGをササッと組むことが多いので、チームメンバーと小会議室、それからweb会議用のスピーカーをビューに保存しています。
「今日どこかで打ち合わせしたいだけど…」というとき、
すぐに「14時なら皆さん空いてます!」と提案できるようになりました♪

全員の都合が良い時間帯を探すの面倒!というあなたにはこの機能

さらにさらに、mitocoは「メンバー全員と会議室が空いている時間を教えてくれたらいいのに」なんて要望にもお応えできます。
指定したメンバー・施設が空いている時間帯を自動で出してくれる機能があるんです!
各チームのキックオフ日時を決めるとき、だいぶ助けられました。

この日は12時~13時と、17時~18時が空いている模様


左側に条件を入れて、「空いている時間を探す」を押すと、画面の右側に空いている時間が出てきます!
詳しい操作方法を知りたい方は、こちらのブログをご参照ください。

二重管理がなくなる、スマホからも操作できるなどのメリットも!

mitocoのカレンダーには、この他にも色々な魅力があります。
・モバイルアプリで、PCを支給されていないユーザーでも予定の確認や調整ができる
・タスクもカレンダーに表示されるので、会議予定だけじゃなくて締め切りも確認できる
・Salesforceライセンスを持っていない部署のメンバーの予定も一緒に表示できる
 …つまり、社内カレンダーをmitocoに一元化できます!

ちょっと気になるな、と思った方は、ぜひmitocoの製品ページもご覧ください。
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