2021.05.14

メールでの情報共有は限界?確実で円滑な社内コミュニケーションはmitocoトークで

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社内コミュニケーションについて、こんなお悩みはありませんか。
「メールでのやりとりは効率が悪いと感じている」
「チャットツールを導入したが、使い勝手が悪く結局メールが使われている」

気軽にコミュニケーションができるビジネスチャットツールが普及しつつありますが、市場には多くのチャットツールがあり、どれを選ぶかは悩ましいところ。

そこで今日は、グループウェア「mitoco」のトーク(チャット機能)の特長と、おすすめ活用術をご紹介します。
チャットツールの導入や切り替えをご検討中の方はもちろん、mitocoを使いはじめて間もない方もぜひご覧ください!
 

目次

チャットツールのいいところ

チャットツールでは、実際に会話するような感覚で気軽にやりとりができます。
テレワークで減りがちな社内コミュケーションの活性化にも繋がります。

メールでは宛先・CCのメンバーにしか情報が共有されませんが、チャットでグループを作れば、関係者全員への情報共有がしやすくなります。
発信のたびに「誰をCCに入れるべきか?」を考える必要はなく、該当のグループに投稿するだけ。
メールアドレスを手入力するわけではないので、誤送信のリスクもなくなります。
 

mitocoのチャット機能「トーク」の特長

数あるチャットツールの中でも、mitocoのトークがおすすめな理由とは?
mitocoトークの特長を2つご紹介します。

ひとつめは、「ルーム」と「トピック」の2階層であること。
必要なメンバーを招集した「ルーム」の中で、カテゴリごとに「トピック」を作って会話をする…という仕組みになっています。
1階層であるメールや他のチャットツールと比べて話題が発散しにくく、後から読み返すのも簡単なので、「mitocoトークで仕事がスムーズに進むようになった!」というお声をいただいています。

とあるルームを選択した時の画面。メインで写っているのが、トピックの一覧です

ふたつめは、既読確認機能があること。
相手がメッセージを読んだか否かを確認できるので、情報の共有漏れを防ぐことができます。
これによって、「読んでもらえているのかどうかわからない」という状態がなくなります。

このように、未読のユーザーが一覧化されます

また、mitocoはSalesforce(金融業や保険業など、大手の企業で利用されているクラウドサービス)のプラットフォーム上で提供するクラウドサービスなので、セキュリティ面でも安心です。
  

mitocoトークの効能

意見や質問がしやすく、議論が活発に
今まではメールの件名を入れて、宛先を入れて、CCを入れて…とやっていたのが、mitocoトークであれば必要なトピックに書き込みをするだけ。
他の人の意見や提案もオープンになるので、発言のハードルがぐっと下がり、議論が活発になります。
モバイルアプリもサクサク操作できるので、時間、場所を選ばずに議論に参加できます。
「アイコンに顔写真を入れることによって、社員同士で名前と顔が一致しやすくなった」というお客様もいました。

引き継ぎもスムーズ
引き継ぎ時に、関係するメールを探し出していちいち転送して…という必要はありません。
後任をルームに追加すれば、プロジェクトに関する情報をあますことなく共有できます。
(もちろん、過去の発言もすべて見ることができます)
議題がトピックごとに分かれているので、引き継ぎを受ける側もキャッチアップしやすくなりますね。

Salesforceを使っているなら更に便利
mitocoはSalesforceと連携しているので、トークに投稿した内容はSalesforceにも記録されます。
個別の商談やケースなど各レコードにかかわる会話はChatterで、「A社様向けプロジェクトの進め方」など、複数の商談にかかわる会話はmitocoトークで…と使い分けることも可能です。
また、mitocoはSalesforceライセンスを持っていない社員も使うことができます。
営業部など一部の部署だけがSalesforceを使っている場合でも、mitocoなら全社で情報共有ができるようになります。

おすすめ活用術

各種議論から、その後のタスク管理まで
mitocoには顧客管理機能があり、メンバー同士でお客様の情報を共有しながらトークで議論をすることができます。
やるべきことが決まったらmitocoのtodo(タスク管理)で管理する、会議が必要な場合はmitocoのカレンダーで予定を入れる…と、議論からその後の行動までをmitoco上で完結できます。

社内の問い合わせ窓口として
テラスカイでは、使っているツールのQ&Aや、要望の受付窓口にもmitocoトークを使っています。
Q&Aがたまってナレッジ代わりにもなっているので、私も疑問がある場合はまずトークを確認します。
メールと違ってすべてのやりとりがオープンなので、質問の重複を防ぐ効果もありますね。

社内公募にも使える
ここで、mitocoを実際に使っているお客様の活用術をご紹介します。
株式会社池下設計様は、会社への改善要望をトークで募集しているそうです。
メールと違い他の人の意見・要望も可視化されているので、それをもとにアイデアが沸いたり、「自分も提案してみようかな」と発言しやすくなります。
「いいね」がつくと、モチベーションにもなりますね。
mitocoには掲示板機能があるので、公募で決まった内容は掲示板で周知するのもいいでしょう。

池下設計様がmitocoを導入した理由やその効果については、こちらのページに詳しくまとめています。
全国展開する池下設計の情報共有とコミュニケーションの課題を解決した「mitoco」の実力


まとめ

今回は、mitocoのトーク(チャット機能)の特長と活用術をお伝えしました。
mitocoには、カレンダーやワークフロー、タスク管理などの機能も搭載されています。
これひとつで仕事を進めることができるので、会社規模が拡大しても長くお使いいただけます。

無料でお試しができますので、ぜひ使ってみてください!
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