2019.10.23

そもそもワークフローって…なに? #mitocoで始めるワークフロー vol.01

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初めましての方も、そうでない方も、こんにちは。
製品開発本部の江田です。

プログラミング経験ゼロの私ですが、ひょんなことからテラスカイの画面開発ツール
「SkyVisualEditor」を使った画面デザインを任されることになりました。
その時の様子をブログにつづったのが「シス管見習いの備忘録」シリーズです。
(ご存じない方は、ぜひこちらから読んでみてください )

今日から数回にわたりチャレンジするのは、
どの会社にも存在する「ワークフロー」のシステム化です。

そもそも、ワークフローって何ですか


ここで疑問がひとつ。
そもそも、ワークフローって何でしょう。
調べてみたところ、「業務についての一連のやり取りのことや、その流れ」
ワークフローと呼ぶそうです。

…ちょっと抽象的すぎるので、身近な例で考えてみましょう。

例えば、コピー機の紙がなくなって、補充したい場合。
いきなりお財布をもって、ビッ〇カメラへ買いに行ったりはしないですよね?
・申請書を書いて、誰かの許可をもらって、所定のお店(システム)に発注する
・総務担当に連絡して、買ってもらう など、
会社で定められている流れがあると思います。
それが、ワークフローです。

私は「業務を進めるために、申請をして、承認をもらう必要があるもの」と理解しました。
みなさんの会社にも、いくつものワークフローが存在しているはずです。

ちなみにSalesforceにも「ワークフロー」というものがあり、
・契約更新時期が近づいたらメールが送信される
・一定金額以上の商談が作成されたときだけ担当を変える 等のことが行えます。
こっちは”作業の自動化”と捉えたほうがよさそうですね。

紙の申請書もメールでの稟議申請も、うんざり


これらのワークフローを紙やメールで運用している場合、
フラストレーションを感じることも多いのではないでしょうか。

■申請者から見た問題
・そもそも、どの申請書を使えばいいのか分からない
・誰のところで手続きが止まっているのか分からない
・急ぎで通したい申請があるのに、上長が出張で今週は戻ってこない…

■承認者から見た問題
・仕事から帰ったら決裁待ちの申請書が山積み
・自分が処理した後、誰に回したらいいのか分からない

■会社から見た問題
・意思決定に時間と手間がかかり、企業の成長スピードが遅くなる
・印鑑と紙が必要となるため、働き方改革が進まない

などなど…挙げたらキリがなさそうです。

「この中から過去の申請書探すの、めっちゃ大変」

「この中から過去の申請書探すの、めっちゃ大変」

ワークフローって、システム化できるんです


「不便だけど、もうそれで慣れちゃった」なんて声も聞こえてきそうですが
それはとってももったいないです! 

もし、会社の事務手続きがパソコンやモバイル上で完結するとしたら…?
ちょっとだけ、想像してみましょう。

今まで紙で回していた申請が、パソコンひとつで全て完了します。
上長のところまで申請書を持っていかなくても、「申請」ボタンを押すだけで情報が届きます。
書類を保管する必要もなく、過去のデータはすぐ探すことができます。
なんだか、便利そうな気がしますよね。

システム化の恩恵を受けるのは、実際に作業をする私たちだけではありません。
「いつでも・どこでも」手続きができることによる働き方改革の推進や、
ペーパーレスによるコスト削減、業務の効率化など、会社にとってもメリットがあります。
労働時間の削減や、テレワークの推進にも一役買いそうです。

mitocoの「ワークフロー」で働き方改革


…ここまで書いたら、「ワークフローシステムっていいかも」と思ってもらえたのではないでしょうか。
もしくは、「出来たら便利そうだけど、設定が難しいんでしょ」と思っていますか?

ご安心ください。
Salesforceと連携できるグループウェア「mitoco」なら
プログラミング無しで、簡単にワークフローの設定ができちゃいます。

どんな設定をしたら、どんなワークフローができあがるのかを
これからこのブログで紹介していきたいと思います。
こうご期待!

ちなみにmitocoには、インストール不要でお試しいただける機能制限版オンラインデモと、
お持ちのSalesforceの環境へインストールし、ご利用いただけるトライアルがあります。
ぜひ、mitocoのホームページもチェックしてみてくださいね。
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