そもそもワークフローって…なに？　#mitocoで始めるワークフロー vol.01

初めましての方も、そうでない方も、こんにちは。
製品開発本部の江田です。

プログラミング経験ゼロの私ですが、ひょんなことからテラスカイの画面開発ツール
「SkyVisualEditor」を使った画面デザインを任されることになりました。
その時の様子をブログにつづったのが「シス管見習いの備忘録」シリーズです。
（ご存じない方は、ぜひこちらから読んでみてください　）

今日から数回にわたりチャレンジするのは、
どの会社にも存在する「ワークフロー」のシステム化です。

ここで疑問がひとつ。
そもそも、ワークフローって何でしょう。
調べてみたところ、「業務についての一連のやり取りのことや、その流れ」を
ワークフローと呼ぶそうです。

…ちょっと抽象的すぎるので、身近な例で考えてみましょう。

例えば、コピー機の紙がなくなって、補充したい場合。
いきなりお財布をもって、ビッ〇カメラへ買いに行ったりはしないですよね？
・申請書を書いて、誰かの許可をもらって、所定のお店（システム）に発注する
・総務担当に連絡して、買ってもらう　など、
会社で定められている流れがあると思います。
それが、ワークフローです。

私は「業務を進めるために、申請をして、承認をもらう必要があるもの」と理解しました。
みなさんの会社にも、いくつものワークフローが存在しているはずです。

ちなみにSalesforceにも「ワークフロー」というものがあり、
・契約更新時期が近づいたらメールが送信される
・一定金額以上の商談が作成されたときだけ担当を変える　等のことが行えます。
こっちは”作業の自動化”と捉えたほうがよさそうですね。

これらのワークフローを紙やメールで運用している場合、
フラストレーションを感じることも多いのではないでしょうか。

■申請者から見た問題
・そもそも、どの申請書を使えばいいのか分からない
・誰のところで手続きが止まっているのか分からない
・急ぎで通したい申請があるのに、上長が出張で今週は戻ってこない…

■承認者から見た問題
・仕事から帰ったら決裁待ちの申請書が山積み
・自分が処理した後、誰に回したらいいのか分からない

■会社から見た問題
・意思決定に時間と手間がかかり、企業の成長スピードが遅くなる
・印鑑と紙が必要となるため、働き方改革が進まない

などなど…挙げたらキリがなさそうです。

「不便だけど、もうそれで慣れちゃった」なんて声も聞こえてきそうですが
それはとってももったいないです！　

もし、会社の事務手続きがパソコンやモバイル上で完結するとしたら…？
ちょっとだけ、想像してみましょう。

今まで紙で回していた申請が、パソコンひとつで全て完了します。
上長のところまで申請書を持っていかなくても、「申請」ボタンを押すだけで情報が届きます。
書類を保管する必要もなく、過去のデータはすぐ探すことができます。
なんだか、便利そうな気がしますよね。

システム化の恩恵を受けるのは、実際に作業をする私たちだけではありません。
「いつでも・どこでも」手続きができることによる働き方改革の推進や、
ペーパーレスによるコスト削減、業務の効率化など、会社にとってもメリットがあります。
労働時間の削減や、テレワークの推進にも一役買いそうです。

…ここまで書いたら、「ワークフローシステムっていいかも」と思ってもらえたのではないでしょうか。
もしくは、「出来たら便利そうだけど、設定が難しいんでしょ」と思っていますか？

ご安心ください。
Salesforceと連携できるグループウェア「mitoco」なら
プログラミング無しで、簡単にワークフローの設定ができちゃいます。

どんな設定をしたら、どんなワークフローができあがるのかを
これからこのブログで紹介していきたいと思います。
こうご期待！

ちなみにmitocoには、インストール不要でお試しいただける機能制限版オンラインデモと、
お持ちのSalesforceの環境へインストールし、ご利用いただけるトライアルがあります。
ぜひ、mitocoのホームページもチェックしてみてくださいね。