2021.05.12

社内全体の業務連絡にmitoco掲示板がおすすめな理由

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みなさんの会社では、社内全体への業務連絡にどのツールを使っていますか?
全社通知はすべてメールで流しているが、読んでもらえているのかわからない…という方も多いのではないでしょうか。

新型コロナウイルスの影響で全社朝礼などの集会がなくなった、テレワークで口頭での伝達が減ったなど、業務連絡のあり方が変わりつつあるいま、おすすめしたいのがグループウェア「mitoco」の掲示板です。

今回は、メールやチャットを使った全社通知のデメリットと、そのデメリットを解消できるmitoco掲示板の特長をご説明します。
おすすめ活用術も紹介しますので、mitocoを使いはじめて間もない方もぜひご覧ください!
  

目次

メールやチャットでの全社通知は”不確実”

メールやチャットは、「埋もれてしまう」「流れてしまう」「読んでもらえているのかわからない」というリスクがあります。

お客様とのやりとり、担当者間の業務連絡、全社通知…すべての連絡がメールで行われるため、1日に100通以上のメールが飛び交う会社もあるそうです。
どうしても業務に直結するやりとりが優先されてしまい、全社通知は埋もれてしまうことも。
また、メールでは従業員が内容を確認したかどうかわかりません。開封確認機能を使っても、返信してくれる従業員はごく一部だったりします。

一方、チャットは主に社内向け。メールと比べて用途は限定されますが、目的別にグループチャットが乱立してしまい、収集がつかなくなってしまうこともあるようです。
ボタンひとつで「いいね」や絵文字を返すリアクション機能もありますが、こちらも全員が読んでくれたという保証にはなりません。

メールもチャットも、個別に送るべきものと、全社で告知すべきものが同じタイムライン上に並んでしまうことで、埋もれやすくなってしまいます。
重要な伝達事項も「読んでもらえている」かどうかわからない、不確実な状態なんです。
 

mitoco掲示板なら”確実”な共有ができる

そこでおすすめしたいのが、グループウェア「mitoco」の掲示板。
全社的な連絡事項を切り分けて出すことで、大量に流れてくるやりとりに埋もれる心配がなくなります。

mitoco掲示板の利用イメージ

特長は「何人が読んでいるか」「まだ読んでいないのは誰か」をチェックできる点です。
従業員がアクションをせずとも既読・未読が記録されるので、メールやチャットと異なり「読んでもらえているかわからない」という不安はなくなります。

このように、未読ユーザが一覧で表示されます

投稿カテゴリごとにアクセス制御ができるので、「人事部への連絡事項」「営業グループへの連絡事項」など、特定の部署やチームに向けた情報発信も可能です。
また、mitocoはSalesforce(金融業や保険業など、大手の企業で利用されているクラウドサービス)のプラットフォーム上で提供するクラウドサービスなので、セキュリティ面でも安心です。
 

おすすめ活用術

社内規定の周知に
ルールが改訂された場合、メールであれば再度文章を作って送り直す必要があります。
同じ規定に関するメールが複数存在すると、誤って古いメールを参照して間違った手続きをしてしまう従業員も出てくるかもしれません。
mitocoの掲示板なら、すでにある投稿を編集するだけ。
掲示板を更新すると、通知機能で従業員にお知らせが届きます。
「◯月◯日:◯◯を更新」と注意書きをしておけば、どこが変わったかも一目瞭然です。

社内システム担当からの各種お知らせに
新しいツールの周知やシステムメンテナンスのお知らせも、掲示板で周知しましょう。
コメント機能があるので、投稿した内容に関する質疑応答も掲示板内で完結します。
コメントは全員に公開されるので、複数の従業員から似たような問い合わせが多発する事態も防ぐことができます。
使っているソフトの脆弱性に関するお知らせなど、「すぐ」「確実に」届けたい情報にもぴったりです。

ナレッジの共有に
たとえば新規案件を受注したときに、その報告および受注の決め手、提案書ファイルなどを掲示板で共有。
タグ機能を使って業種や規模を記録しておけば、特定の業種・規模のナレッジのみを抽出して、効率よく情報収集ができます。
特定の部署だけで共有したい場合は、カテゴリ機能を使ってアクセスを制御しましょう。

せっかく受注したら、みんなで共有したいですよね

こんな会社におすすめ

従業員への業務連絡を確実に行いたい会社
大事な伝達事項は、メールやチャットと切り分けて掲示板で周知しましょう。
既読確認機能があるので、まだ読んでいない従業員を洗い出し、個別にリマインドすることもできます。
健康診断の受診依頼やインフルエンザ予防接種のお知らせなど、期限内にアクションを起こしてほしいものの周知にぴったりです。
実際にお客様からも「スムーズで確実な情報共有ができるようになった」という声が。

これから色々なルールを策定していく会社
新しい規定の設立やルールの改訂が頻繁に起こる場合、メールだと最新の情報がどれだか わかりにくく、社員の混乱を招く可能性があります。
掲示板であれば、以前の投稿を上書きして更新すれば、常に最新のルールだけが告知されます。
mitocoには社内の各種申請や稟議を電子化するワークフロー機能もついているので、これからテレワークの仕組みを整えていく企業にもおすすめです。
  

まとめ

今回は、mitoco掲示板の魅力と活用術をお伝えしました。
mitocoには掲示板やワークフローの機能だけではなく、カレンダーやチャット、タスク管理などの機能が搭載されています。
これひとつで仕事を進めることができるので、はじめてのシステムにぴったりです♪
無料でお試しができますので、ぜひ使ってみてください!
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