2021.06.23

情シスこそ生産性の向上を!mitocoで業務効率化できる3つのポイント

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社内ヘルプデスク、キッティング作業、セキュリティ対策、テレワークの対応…
情報システム部門(以下、情シス)の仕事は多岐にわたります。

緊急性の高い「ノンコア業務」に翻弄されて、重要性の高い業務に時間を割けないという方も多いのではないでしょうか。
会社全体の業務をスムーズに進める要となる情シスこそ、業務効率化が必要です。

効率化のための時間を捻出できない!という方のために、ひとつのツールで情シスのさまざまな仕事を効率化できるコミュニケーションプラットフォーム「mitoco」をご紹介します。

★mitocoでできること
・作業依頼の一元管理
・社内ヘルプデスクの効率化
・全社への確実な情報伝達 など 


生産性を向上したい情シス部門の方は、ぜひご覧ください。

目次

1.メールやチャットで乱立する作業依頼は、ワークフローに統一

「新しいメーリングリストを作りたいです」
「VPN接続を利用したいので、権限をください」
このような依頼が、メールやチャットでバラバラに届いてはいませんか。

あるいは、依頼者がExcelに記入したものをプリントアウトして、上長が印鑑を押して、情シスは作業完了後に申請書を保管して…という手間が発生しているかもしれません。

mitocoの承認ワークフロー機能を使えば、バラバラに届いている作業依頼を一元管理することができます。
承認ルート上に担当者の上長を設定すれば、情シスに通知されるのは上長が承認した案件のみです。
「上司があずかり知らぬところで情シスに依頼が届き、情シスはそれを知らないまま作業してしまった…」という事態もなくなります。
そのほかにも、以下のようなメリットがあります。
・入力規則や必須項目の設定をすれば、入力漏れや情報不足で聞き返す手間がなくなる
・依頼種別や申請者の所属部署などの項目を設ければ、レポート機能で傾向を分析できる
・経費申請や値引き申請などをシステム化すれば、全社横断で申請・承認を効率化できる
・紙の申請書を保管する手間がなくなり、過去のデータもスムーズに検索できる

2.トーク(チャット機能)で社内ヘルプデスク業務を効率化

社内ヘルプデスクは突発的な問い合わせ対応が多く、業務の予測がしづらいという特徴があります。
また、担当者個人に問い合わせが来るため、周りから業務量が見えにくい仕事でもあります。
「ヘルプデスク対応で忙しいと言うけど、どのぐらい大変なの?」と聞かれても、そもそも問い合わせの数を計測すること自体が困難でしょう。

そんなときは、mitocoのトーク(チャット機能)をぜひご活用ください。
問い合わせ窓口をトークに一本化し、チャットや口頭での個人的な問い合わせ受付を停止することで、業務の効率化ができるかもしれません。

とあるルームを選択した時の画面。メインで写っているのが、トピックの一覧です

mitocoトークは、「ルーム」と「トピック」の2階層でできています。
全社員がアクセスできる社内問い合わせ用の「ルーム」を作成し、問い合わせの内容ごとに「トピック」を作って質問を受け付けるやり方がおすすめです。

トークでの問い合わせ対応には、以下のようなメリットがあります。
・個人チャットの乱立を防止し、問い合わせ対応をmitocoに集約できる
・やりとりがオープンになり、質問の重複を削減できる
・全社員がトーク内容を検索できるため、依頼者の自己解決を促すことができる
・質問を該当のトピックに投稿すればいいので、「誰に聞けばいいかわからない」問題がなくなる

3.そのお知らせメール、社員に読まれている?未読管理ができる掲示板で確実に情報伝達

社員が使っているサービスの脆弱性情報や社内設備のメンテナンスなど、情シスから全社員に周知したい事項はさまざま。
お知らせメールの件名を変えてみたり、各部署の事務担当に回覧を依頼したり…と、工夫をこらしている方も多いのではないでしょうか。
それでも、社員から「メールに気づけなかった」と言われてしまうと、がっくりですよね。

mitocoの掲示板で投稿をすると、全社員に通知が届きます。
自動的に既読・未読が記録されるので、メールやチャットと異なり「読まれているかわからない」という不安もありません。

未読ユーザが一覧で表示されます

掲示板を使った情報伝達には、ほかにもこのようなメリットがあります。
・一度投稿した内容も更新・上書きできるため、メールと違って古い情報を参照されることがない
・コメントで質問を受け付けることによって、問い合わせの重複を防止できる
・カテゴリを設定すれば、特定の部署だけへのお知らせもスムーズ

ひとつのツールであれもこれも網羅できるのが、mitocoのいいところ

情シスの業務を効率化するための機能として、ワークフロー、トーク(チャット機能)、掲示板をご紹介しました。
mitocoにはカレンダーやタスク管理、文書管理の機能も搭載されているため、複数のツールをバラバラに使う必要がありません。
ツールの乱立によるランニングコストの増加を防ぐことができ、運用工数も削減できます。
金融業や保険業など、大手の企業で利用されているSalesforce上で稼働しており、セキュリティも安心です。
また、mitocoは情シス部門だけではなく、会社全体の業務効率化にも役立ちます。
外出先で頻繁に使う機能はモバイル対応しているので、営業部隊は”スキマ時間”を有効活用できます。
経費申請をワークフロー化すれば、レポート機能でさまざまな集計ができるため、管理部のExcel作業も楽になるかもしれません。
ぜひ一度お試しください!
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