2021.08.26

ペーパーレス化の成功事例に学ぶ、メリットと進め方のポイント

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テレワークを推進する上で欠かせないペーパーレス化。
東京都が2020年に行った調査では、実に80%以上の方が「テレワークの定着・拡大のためにはペーパーレス、はんこレスなどの決裁の社内手続きの簡素化が必要」と回答しています。
そこで今回は、ペーパーレス化の概要やメリット、成功事例から学ぶ推進のポイントをお伝えします。

目次

ペーパーレス化とは?概要をおさらい

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■ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、紙の書類を電子化して紙の利用を減らし、業務効率化やコスト削減を図る取り組みのことです。
ワークフローシステム、電子契約サービス、帳票作成サービスなど、ペーパーレス化を支援するさまざまなサービスが提供されています。

■経営陣にとっても大きな課題。多くの企業が動いている
ペーパーロジック株式会社の調査によると、経営者の約74%が「ペーパーレス化が課題だと感じる」と回答しています。
また、2020年に社内のペーパーレス化に取り組んだ企業は約75%にも及びます。
ペーパーレス化は経営陣にとっても大きな課題であり、多くの企業がペーパーレス化に向けて取り組みを進めていることが分かりますね。

ペーパーレス化のメリット、デメリット


■ペーパーレス化のメリット
ご存じの通り、ペーパーレス化にはさまざまなメリットがあります。

・コスト削減:紙代、印刷代、文書の郵送代、書類の対応にまつわる人件費などを減らせる
・業務効率化:回覧の手間が減る、申請から承認までの期間が短くなるなど
・柔軟な働き方の促進:紙のための出社が減り、テレワークの推進にも〇
・コンプライアンス強化:紙の文書を大量に保管する必要がなくなり、情報漏洩のリスクが低減される

私自身、紙の書類が次々と電子化されたおかげで出社が減りました。
「部長が外出続きで机の上にある申請書を見てくれない」という事態もなくなり、業務のスピードが上がったことを実感しています。

■ペーパーレス化のデメリット
さまざまなメリットがあるペーパーレス化ですが、難航することも少なくありません。
なぜなら、以下のようなデメリット(リスク)があるからです。

・導入までに時間とコストがかかる
・ITに不慣れな社員がいると浸透しにくい
・システムによってはセキュリティが心配
・使い勝手の悪いシステムを選んでしまうと、かえって業務効率が悪化する

ペーパーレス化を成功させるためには、上記のようなデメリットを理解し、対策を立てることが重要です。

ペーパーレス化の成功事例4選


では、いったいどのようにペーパーレス化を進めればいいのでしょうか。
電子化した書類の種類やシステム導入後の効果など、参考になる成功事例を4つご紹介します。

三菱UFJファクター株式会社の事例


三菱UFJファクター株式会社は、ワークフローシステムによって申請書のペーパーレス化を実現しました。
承認までのスピードが上がり、ビジネスの推進速度も上がったそうです。

<導入前の課題>
・以前導入していたワークフローシステムは使いづらく、利用を呼びかけられなかった
・紙の文化が根強く残っていたため、きちんと使ってもらえるか心配だった
<導入後の効果>
・直感的なUIのおかげか、社員にもスムーズに受け入れてもらえた
・1週間かかっていた支社から本社への回付が、早ければ翌日には完了するようになった

より詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

株式会社T-TOPの事例


株式会社T-TOPは、ワークフローシステムによって稟議書のペーパーレス化を実現しました。
業務効率化を実感できたため、今後は稟議書以外の書類もシステム化したいと考えているそうです。

<導入前の課題>
・テレワークをしたくても、稟議書を処理するために出社する必要があった
・承認状況がどうなっているのか、申請者側で確認する術がなかった
<導入後の効果>
・自宅にいても稟議申請ができるようになり、テレワークの推進に役立った
・カレンダーや掲示板などのアプリケーションが一体化されたツールを使うことで、業務の効率が大幅に上がった

より詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

株式会社カオナビの事例


株式会社カオナビは、電子契約サービスによって契約書のペーパーレス化を実現しました。
まずは新規契約の書類から電子化を始め、運用が軌道に乗ってから既存顧客との継続契約も電子化したそうです。

<導入前の課題>
・お客様側がテレワークとなり、「契約書に捺印できない」という事態が発生した
・事務担当者による契約書の確認や修正依頼に時間がかかっていた
<導入後の効果>
・お客様から「契約に印鑑が不要なのは便利だ」と評価されている
・契約書にまつわる事務作業の工数が大幅に削減された

より詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

弊社の事例


テラスカイでは、画面開発ツールと帳票作成サービスの組み合わせで請求書のペーパーレス化を実現しました。
セキュリティを担保しながら、請求書の発行業務を大幅に効率化することができました。

<導入前の課題>
・テレワーク中心となったため、請求書の印刷・郵送が困難になった
・請求書をPDF化してメールする運用では効率が悪く、ミスを防ぐための確認工数や担当者の心理的負担が大きかった
<導入後の効果>
・作業時間を1/5に短縮できた
・パスワードを自動で生成・付与してくれるため、セキュリティ面も安心

より詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

成功事例から学ぶ、ペーパーレス化推進のポイント

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自社の要件にあったシステムの導入によりペーパーレス化を推進し、業務効率化やテレワークの定着を実現している事例をご紹介しました。
ここからは、成功事例を踏まえた「進め方のポイント」をお伝えします。

■経営陣にも必要性を理解してもらうこと
「ペーパーレス化が必要」と分かってはいても、今までのやり方を変える必要があること、コストがかかることから抵抗感を持つ経営陣も少なくありません。
数字で説得するためにも、ペーパーレス化によって、どのぐらいのコストが削減できるのかを算出してみることをおすすめします。
その際、紙代、印刷代、郵送代といった目に見えるコストだけではなく、「必要なデータを探すためにかかっている人件費」なども考慮に入れると良いでしょう。

■段階的に取り組むこと
初めから全ての書類をペーパーレス化しようとすると、推進側も現場も負担が大きくなります。
ペーパーレス化したい書類を洗い出して、特定の書類から着手するのがおすすめです。
「郵送が必要なものから」「処理枚数が多いものから」など、優先順位を決めてできるところから対応しましょう。

■直感的で使いやすいシステムを選ぶこと
仮に機能的な要件を満たしていたとしても、使いづらいシステムは社員に浸透せず、使われないまま形骸化してしまいます。
ITに不慣れな社員が多い企業こそ、直感的に使えるかを重視しましょう。
理想は「マニュアルがなくても基本的な使い方が分かること」です。

成功事例をヒントに、自社のペーパーレス化を進めよう


いかがでしたでしょうか。
新型コロナウイルスの影響で働き方の変革を求められていることもあり、「今まではペーパーレス化が認められなかったが、今回は無事に推進できた」という企業も少なくありません。
時流の流れにのって、ペーパーレス化を進めてみてはいかがでしょうか。

ファーストステップとしては、「紙で運用している書類の洗い出し」「使いやすいシステムの情報収集」がおすすめです。

テラスカイでは、ペーパーレス化に役立つツールを取りそろえています。
その中でも、クラウド型グループウェア「mitoco」のワークフローは、比較的短期間で導入しやすく、セキュリティ面も安心のツールです。
より詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
ワークフロー(電子申請・電子承認) | mitoco

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