2019.11.14

見積もり承認を電子化してみよう#mitocoで始めるワークフロー vol.02

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みなさんこんにちは、製品開発本部の江田です。
前回のブログでは、ワークフローシステムのメリットと、
「mitocoを使うと紙やメールで運用されている見積もりや発注のワークフローが電子化できる」
ということをお伝えしました。

今日は実際に、紙で運用していた見積もり承認を電子化してみたいと思います。

知っておきたい前提知識


mitocoワークフローに関する情報は全て「申請データ」というカスタムオブジェクトに入っています。
申請書1枚分のデータが、ひとつのレコードとして保存されるようになります。
※場合によっては、カスタムオブジェクトを複数作るケースもあります。
 詳しくはこちらのブログをご覧ください。

経費申請や休暇申請など、申請の種類によって必要な項目は異なるはずです。
複数種類の申請書を、どうやって同じオブジェクトで管理しているのでしょうか?

答えは、レコードタイプの使い分けです。
申請書の種別ごとにページレイアウトを準備して、レコードタイプを割り当てるだけ!
すると、mitoco上では申請書のひな形が「申請フォーム」という形で表示されます。


用意するもの


・普段使っている紙の申請書
・承認の流れが分かるもの(手書きの簡単なものでもだいじょうぶです)
・SalesforceのSandbox環境
・ちょっとの時間


流れ


大まかな流れはこんな感じです。
 1.申請書の項目をSalesforceに追加する
 2.申請書の内容に沿ってページレイアウトを作る
 3.レコードタイプを作成し、ページレイアウトを割り当てる
 4.mitocoで承認プロセスを作る

紙の申請書でやっている運用フローと、それをどう電子化するか?を書いてみました。
実は、手順の多くがSalesforce側の設定だったりします。

手順1.申請書の項目をSalesforceに追加する


まずは、見積書にある項目をSalesforceで表示できるよう、項目の追加を行います。
オブジェクトマネージャーで「申請データ」にアクセスして、
「品目」や「有効期限」など、必要な項目を追加していきましょう。
件名や作成者、取引先等の基本的な項目はあらかじめ入っているのが便利ですね♪


手順2.申請書の内容に沿ってページレイアウトを作る


項目ができたら、ページレイアウトを作成していきます。
ここで出来上がったページレイアウトが、申請者/承認者が実際に使う画面の元となります。
必ずしも紙の申請書通りに並べる必要はないので、使いやすそうな形に整えてもらえればOKです。
今回はこんな感じにしてみました。

手順3.レコードタイプを作成し、ページレイアウトを割り当てる


項目を増やして、ページレイアウトも作りました。
次はレコードタイプを作成して、ページレイアウトを割り当てます。
ここまで、約5分。瞬殺ですね!

手順4.mitocoで承認プロセスを作る


最後にmitocoで、承認プロセスを作成します。
一番大事なのが、「課長の次に部長が承認」「金額が10万円以上の時だけ社長承認が必要」
などといった承認ルートの設定です。

このブログはあくまで概要を知ってもらうことが目的なので詳細手順は割愛していますが、
ここだけは語らせてほしい!
承認ルートの設定がすっごく簡単なんです。

出てくる登場人物の数だけ「ステップ」を用意して、どの条件でどのステップに遷移するかを選ぶだけ。
「課長と部長に承認をもらう」というシンプルなフローなら、3分もかからずに設定できます。

しかも出来上がったフローは綺麗に図解されるので、
自分が作った設定が間違っていないかも一目で確認できます。

(ちょっと複雑な設定も、mitocoなら合っているかどうかがすぐに分かりますね)


承認プロセスは複数のバージョンが保存できるようになっていますので、
階層が変わったときや、一次的に承認ルートを変えたいときも安心です。

できました!


以上で設定は終了です。
早速、いちユーザとして見積もり申請を出してみましょう。

下の図は、私が見積もり申請を出す際のmitocoの画面です。
Salesforceで作ったページレイアウトが、mitoco上ではこんな風に表示されるんですね。
右側に承認フローも書いてあるのが親切です♪


これで「申請」ボタンを押すと、私の上司に通知が届きます。
こんな感じです↓


「承認依頼」をクリックすると↓の画面に遷移して、承認/否認ができるというわけです。

これまでは申請書に入力して、プリントして、捺印して、上司に出して…と手間がかかっていましたが、mitocoでは必要事項を入力して「申請」ボタンを押すだけで済むんです♪

おわりに


いかがでしたか?
シンプルな手続きで、紙の運用が電子化できるということが伝わっていたら何よりです。
次はもう少し複雑な申請書の電子化に挑戦してみたいと思います。

ちなみにmitocoには、インストール不要でお試しいただける機能制限版オンラインデモと、
お持ちのSalesforceの環境へインストールし、ご利用いただけるトライアルがあります。
ぜひ、mitocoのホームページもチェックしてみてくださいね。

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