2022.04.25

スグにmitocoワークフローを利用できる”mitoco活用サイト”のご紹介

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mitoco活用サイトとは?

弊社ではご契約をしていただいたお客様に向けて、mitocoの活用支援を行なっています。
そこで「これから活用してみたい機能」についてお伺いすると、「mitoco ワークフロー」とお答えになるお客様が非常に多くいらっしゃいます。

そこで今回、mitocoをもっとかんたんに活用できるように「mitoco活用サイト」を作成しました。
活用サイトには一般的な会社で利用する「稟議申請」や「書籍購入」などのワークフローをあらかじめ用意してありますので、すぐにmitocoワークフローをご活用いただけます。

https://www.mitoco.net/tips

「申請フォーム」と「承認プロセス」について

mitocoワークフローは、一般的なワークフローシステムと異なり、申請する内容を入力するための「申請フォーム」と申請された内容を承認するための「承認プロセス」を別に管理します。
それにより「複数の申請フォームで1つの承認プロセスを利用する」などのことが可能になっています。

そのため活用サイトにおいては、
- 申請フォーム(Salesforceのパッケージ)
- 承認プロセス(CSVファイル)


をそれぞれ別でご用意しています。

今回のブログでは、申請フォームのインストールと承認プロセスの設定手順をご紹介いたします。

1-1.共通カスタム項目パッケージのインストール方法

はじめて申請フォームをインストールする場合は、事前に「申請フォーム共通のカスタム項目パッケージ」のインストールが必要です。
まずは活用サイトから、利用したい申請フォームを選択します。

「申請フォーム共通のカスタム項目パッケージ」の下部にあるURLを押下します。

ログイン認証の画面が表示されたら、システム管理者のユーザ名とパスワードを入力しログインします。

インストール画面が表示されたら「管理者のみのインストール」が選択された状態で「インストール」ボタンを押下します。

インストールが開始されるので、完了するまで待ちます。

「申請フォーム共通のカスタム項目パッケージ」のインストール作業は以上です。
続いて「申請フォーム」のインストールを行います。

1-2.申請フォームのインストール方法

活用サイトの申請フォーム画面に戻り、「インストールはこちら」ボタンを押下します。

ログイン認証の画面が表示されたら、「共通カスタム項目パッケージ」と同様にシステム管理者のユーザ名とパスワードを入力しログインします。
インストール画面が表示されたら「管理者のみのインストール」が選択された状態で「インストール」ボタンを押下します。

インストールが開始されるので、完了するまで待ちます。

「申請フォーム」のインストール作業は以上です。
他の申請フォームも同様の手順でインストールを行います。

1-3.申請フォームと項目のアクセス権の設定方法

上記手順で申請フォームと項目をインストールしても、システム管理者以外のユーザには申請フォームと項目が表示されません。
表示するにはワークフローを利用するユーザに割り当てられたプロファイルに対して、「申請データ」オブジェクトの申請フォーム(レコードタイプ)と項目のアクセス権の付与を行います。

こちらの記事で紹介する設定画面では「拡張プロファイルユーザインターフェース」を有効にしています。
同様の手順で操作をする場合、Salesforceの設定画面でクイック検索に「ユーザ管理設定」と入力し「ユーザ管理設定」を選択し、「拡張プロファイルユーザインターフェース」を有効にして操作をしてください。

Salesforceの設定画面でクイック検索に「プロファイル」と入力し「プロファイル」を押下します。
プロファイル一覧から該当のプロファイル名を選択します。
mitocoのみの利用でプロファイルを追加していないユーザの場合は、「標準 Platform ユーザ」を選択してください。

画面が切り替わったら「オブジェクト設定」を押下します。

検索欄に「申請データ」と入力し「申請データ」を選択します。

画面が切り替わったら「編集」ボタンを押下し、利用する申請フォームの「割り当てられたレコードタイプ」のチェックボックスにチェックをつけます。
最初に操作を行うとダイアログが表示されますが「OK」ボタンを押下します。
複数申請フォームを利用する場合、該当の申請フォームの「割り当てられたレコードタイプ」のチェックボックスにチェックをつけてください。

画面を下にスクロールし「項目権限」セクションで各項目の「編集アクセス権」のチェックボックスにチェックをつけます。
チェックができない項目はそのままで問題ありません。

各項目のチェックボックスの設定が完了したら、画面上部にスクロールし「保存」ボタンを押下します。

申請フォームと項目のアクセス権の設定は以上です。
対象のプロファイルが複数ある場合は、同様の手順でアクセス権の設定を行います。

2.承認プロセスの設定方法

最後に承認プロセスの設定方法をご案内します。
mitoco活用サイトのページを表示し、一覧から利用したい承認プロセスを選択します。

「ダウンロードはこちら」ボタンを押下します。

ダウンロードが完了したら、mitocoの画面を表示しmitocoアプリケーション一覧で「アプリケーション設定」を選択します。

ワークフローセクションの「承認プロセスの移行」を選択します。
画面が変わったら「インポート」タブを押下し「ファイルを選択」ボタンを押下します。

「ダウンロード」を押下し、ダウンロードしたCSVファイルを選択し「開く(O)」ボタンを押下します。

「インポート」ボタンを押下し、表示されたダイアログの「はい」ボタンを押下します。

インポートが完了すると「承認プロセスのインポートに成功しました。」と記載されたダイアログが表示されるので「OK」ボタンを押下します。
ワークフローセクションの「承認プロセス管理」を押下します。
画面が変わったらインポートした承認プロセス名を選択します。

利用する承認プロセスのバージョンの「有効化」を押下し、表示されたダイアログの「はい」ボタンを押下します。

承認プロセスの設定は以上です。
他の承認プロセスも同様の手順で設定を行います。

最後に

設定が完了したらアプリケーション一覧で「ワークフロー」アイコンを選択し、画面左上の「+」ボタンを押下してインストールした申請フォームが表示されるかご確認ください。

また、「新規申請」ボタンを押下し、申請フォームを保存して設定を行った申請フォームが表示されるかご確認ください。

インポートした申請フォームは名称を変更したり、項目を追加してカスタマイズすることもできます。
承認プロセスも同様に名称を変更したり、承認ステップを追加することもできます。
これからmitocoワークフローのご利用を検討されているお客様は、オンラインによる個別相談も承っておりますので、ぜひご活用ください。
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  • mitocoで解決!Salesforceでつまずく5つのハードルの乗り越え方
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