2020.12.14

マウスを使わずにExcel作業をスピードアップするには

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • follow us in feedly
gettyimages (18292)

こんにちは。川音(かわおと)です。
今回は、Excel作業を短時間で終わらせる方法について記載します。
Salesforceの開発時においても、Excelのデータを作成してインポートすることがあるかと思いますので、少しでもお役に立てればと思います。

効率化するための考え方について

基本的な考え方としては、マウスを使わずキーボードだけで操作するようにします。
マウスには、以下のようなデメリットがあるためです。
 ・キーボードからマウス、マウスからキーボードへ手を移動することに時間がかかる
 ・マウスでカーソルを移動すると、予期せぬ動きをすることがある

2つ目は分かりづらいと思いますので、PowerPointでプレゼンする場合を例に説明します。
プレゼンをする際に、マウスでスクロールをするとPowerPointのページを飛ばしてしまうことがあるでしょう。テンキー(キーボードの矢印)を1回押してスライドを先に進めれば、ページを飛ばさずにスクロールすることができます。
マウスではなくキーボードを使うことで、このような意図しない動きを防げます。

マウスを使わずにどのような資料を作成できるか

マウスを使わず、日本の名字で多いものを一覧にしてみました。

また、フローのようなものを作ってみました。

どちらもマウスを使わず、作業時間はそれぞれ1分ほどで作成できました。
(氏名や出身地を入力する時間はかなりかかったので、そこは除きます)

マウスを使わずにExcelへの入力・編集作業を行う方法

ここからは、マウスを使わずキーボードで入力・編集を行う方法について説明します。

ステップ1:テンキー

まずは、テンキーでの移動に慣れることが大事です。

上記のExcelにおいて、テンキーで「B2」にあるカーソルを「B11」に移動します。

テンキーの下を9回押すと、B11に移動しました。

ステップ2:ctrlキーを押しながらテンキー

今度は、ctrlキーを押しながらテンキーを押して「B11」から「B2」に移動します。

ctrlキーを押すと空白のセルを飛ばしてくれます。
そのため、ステップ1ではテンキーを9回押す必要がありましたが、今回はテンキーの上を5回押すだけで「B11」から「B2」に移動することができました。

ステップ3:「f2」キー

マウスを使ってセルの内容を編集する場合、セルをダブルクリックしたり、Excelの上の方に表示されるセルの内容欄にカーソルを移動したりする必要があります。
マウスを使わない場合は、「f2」キーを押すとセルの内容を編集できるようになります。

ステップ4:escキー

困ったときに使えるのが、escキーです。
文字の入力中にやり直したいときは、escキーを押すと、もとの状態に戻ります。

ステップ5:文字入力中のctrlキー、homeキー、endキー

次は、f2キーでセルの中に入り、文字入力するときのカーソル移動についてです。
テンキーで右左に移動するのですが、長い文章の場合は、以下のキーを使います。
 ・ctrlキー:押しながらテンキーで移動すると、1つの単語ごとにカーソル移動します。
 ・homeキー:セル内の文章の最初にカーソル移動します。
 ・endキー:セル内の文章の最後にカーソル移動します。

homeキーとendキーは、ノートパソコンの場合はfnキーと併用しなければならないことがあるため、ご注意ください。

一覧表を作る

次は、マウスを使わずに一覧表を作成します。
まず、shiftキーを押しながらテンキーを使って、範囲を選択します。

ステップ6:セルの書式設定

ctrlキーを押しながら数字の1キーを押します。
すると「セルの書式設定」画面が表示されます。

ステップ7:タブの切り替え(シートの切り替え)

ctrlキーを押しながら「pg up」(ページアップ)キー3回押します。
(ノートパソコンの場合、、ctrlキーと一緒にfn<ファンクション>キーも押しながら「pg up」キーを押します)
すると、アクティブなタブが右に移動し「罫線」タブが選択されます。

反対に、「pg dn」(ページダウン)キーを押すと左にタブが移動します。
これはExcelのシート切り替えにも使えます。

ステップ8:罫線を引く

altキーを押しながらOとIを押します。
プリセット欄に括弧書きでヒントがあるので分かりやすいですが、こうすると外枠と内側の罫線が引けます。
最後にenterキーを押します。
するとExcelの画面に戻り、選択した範囲に罫線が引かれます。

ステップ9:クイックアクセスツールバー

ただ、罫線を引くまで時間がかかるため、私はExcelの「クイックアクセスツールバー」に「格子」(罫線を外枠、内枠すべて引く)を設定しています。
クイックアクセスツールバーについては、以下のサイトをご覧ください。

クイック アクセス ツールバーをカスタマイズする

このクイックアクセスツールバーはaltキーを押しながら数字を押すことでキーボードから選択できます。
私はクイックアクセスツールバーに以下のものを設定していますので、上から順番にalt+1で文字フォント、alt+2で行削除、とすぐに実行可能です。
・文字フォント
・行削除
・格子(罫線を外枠、内枠すべて引く)
・枠非表示 など

このようにaltキーを押すと左上のクイックアクセスツールバーに数字が表示されるため、どの数字を押せばよいか忘れたときでも思い出せます。

ステップ10:セル色を変更

一覧表に罫線が引けましたので、次はヘッダに色を付けます。
shiftキーを押しながら範囲を選択して、「alt+h」+hを押します。(alt押しながらhを押して、いったんキーから指を離してからhをもう一度押します)

するとセル色の選択画面が表示されるので、色を選択します。

ヘッダに「日付」「時間」「金額」といったテキストを入力します。

ステップ11:現在日付、現在日時、金額カンマ編集

セル内に現在日付や現在時間を入力することがあると思います。
そんなときは、ctrl+;(半角セミコロン)で現在日付、ctrl+:(半角コロン)で現在時間を自動入力できます。

金額も入力してみます。
数字を入力した後にセルにカーソルを合わせて、ctrlとshiftを押しながら数字の1を押すと、自動で書式がカンマ区切りに変わります。

ステップ12:上のセルをコピーペースト

1行下にも同じ値を入力する場合は、ctrl+cでコピーしてctrl+vで貼り付けるのではなく、コピー先のセルにカーソルを合わせてctrl+dを押します。
すると、上の文字をそのままコピーペーストできます。

また、ctrl+rで左のセルの内容をコピーペーストすることもできます。

フローを作る

一覧の作成ができましたので、ここからはマウスを使わずにフローを作ります。

ステップ13:列選択(行選択)

マウスの場合、Excel上部の英字の部分をクリックして列を選択します。
キーボードの場合は、範囲を選択してからctrlを押しながらspaceキーを押して、列を選択します。

行選択はshiftを押しながらspaceキーを押します。
ただし、英字入力にしておかないと行選択できません。
日本語入力でshift+spaceを押すと、セル内に半角スペースが入力されるためです。
(これはこれで、日本語入力中に半角スペースを入力する場合は便利なのですが)

ステップ14:マウスを右クリックした場合と同様のメニュー表示

列を選択したら、shift+F10を押します。
すると、マウスをクリックした場合と同様のメニューが表示されます。
デスクトップ用パソコンのキーボードには、shiftや変換やカタカナキーの近くにノートのようなマークのキーがあります。これも押すとマウスの右クリックと同様のメニューが表示されますが、1つのキーで実行できるので便利です。

ステップ15:列幅を調整

マウスの右クリックの画面を表示したらwを押して列幅を指定できます。
列の幅を3に指定すると、標準のセル幅の約3分の1のサイズに変更されます。

ステップ16:セルの結合

ここでは、フローのボックスを作ります。
範囲を選択して、「alt+h」+m+mを押します。(altを押しながらhを押して、指を離してからmを2回押す)
すると、選択した範囲のセルが結合します。

「alt+h」+m+uを押すと、セルの結合を解除できます。

ステップ17:外枠の罫線を引く

次に、結合したセルの外枠の罫線を引きます。
ctrl+1でセルの書式を表示して罫線を引けますが、ここでは「ctrl+shift+6」を押します。
すると、一瞬で外枠の罫線が引かれます。

さらにコピーペーストして、もう1つボックスを作っておきます。
こちらは、よくあるctrl+c(コピー)とctrl+v(貼り付け)です。

ステップ18:罫線を自由に引く

フローの2つのボックスを罫線でつなげていきます。
つなげたい範囲を選択します。

ctrl+1でセルの書式を表示して、ctrl+pg upで罫線タブに移動します。

この画面でalt+vを押します。
すると、真ん中の縦の罫線が引けます。
他にも、さまざまな罫線を引くことができます。
・alt+v:真ん中の縦線
・alt+h:真ん中の横線
・alt+t:上の横線 (top)
・alt+b:下の横線 (bottom)
・alt+l:左の縦線 (left)
・alt+r:右の縦線 (right)
・alt+u:左下から右上の線 (up)
・alt+d:左上から右下の線 (down)

あとは同様の手順で、罫線を使ってフローの流れを書きます。

最後に

基本的に、Excelはオブジェクト以外ほぼキーボードで操作可能です。
Salesforceの開発時にExcelデータを作成する場合も、今回ご紹介した方法を参考に効率的に作成いただければ幸いです。

今回は一部しか紹介できませんでしたが、また機会があれば他の方法もご紹介したいと思います。
最後までありがとうございました。
107 件
     
  • banner
  • banner

関連する記事