2019.06.21

チームのタスクマネジメントにオススメ!Salesforce ToDo 活用管理テク

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Salesforce ToDoを使う理由

メンバーのタスク管理でお悩みのマネージャの方は多いと思います。
誰が何のタスク処理をしているのか、メンバー間でバランスはとれているか、難易度は能力に対して適切か、など考えることはたくさんありますよね。

ガントチャートアプリ/チケット管理アプリ/ToDo管理アプリなど、タスク管理のツールは様々ありますが、Salesforceの標準機能にもタスク管理機能のTodoがあります。

今回はSalesforceのタスク管理機能を活用して、どこまでチームのタスクマネジメントが出来るか、チャレンジしてみたいと思います!

1.「レポート表示」や「かんばん表示」による管理ができる

まずチェックしたいのは、メンバーの進捗確認ですよね。進捗の確認にはSalesforceの「レポート」が便利です。
Salesforceのレポート機能は非常に充実しているので、それらを駆使してToDo表示すると、様々なことがわかります。例えば...

- チーム全体のToDo着手状況の把握
- ToDoが多いメンバーを把握
- ToDoの着手中が多いメンバーの発見

などです。いくつかサンプルでレポートを作ってみましたのでご紹介します

チーム全体のToDo着手状況レポート

このレポートは、チーム全体のToDoの数と着手状況を表示するレポートです。
全体として何件ToDoがあり、いくつ着手中なのか一目でわかりますね。

* 13件のToDoがあり、Not Started(未着手)は11件、In Progress(着手中)は2件あります

ToDoが多いメンバーを把握

このレポートは担当者別にToDo数と、担当者別にToDoの未着手・着手件数を可視化しています。
「誰に多くのToDoが割り当てられているか」ということや、メンバー別のToDoの着手数がわかりますので、タスク消化が滞っているメンバーを見つけることができます。

なかなかToDoをレポートでみる事がないので、少し新鮮な気がしますね。
ほんの一例ですが、Salesforceのレポートを利用したToDoの分析を紹介しました。

「カンバン」表示でToDoの情報を統一化する

さらに今流行りの「カンバン」表示もSalesforce標準にあります。

ToDoごとに着手状況と担当者を一覧で確認できたら、メンバーと会話してフォローするのに役立ちますよね。そんな時は「カンバン」表示が便利です。「カンバン」表示を行うと以下のことがひと目で分かります。

- ToDoの担当者は誰か?
- 未着手のToDoはどれくらいか?
- 着手中のToDoはどれくらいか?
- 進んでいないToDoはどれか?


「カンバン」表示のメリットは、タスク残の全体を俯瞰して見ることで視認性が高まるほか、直感的にToDoを操作できる点です。

2. Salesforceの多くの機能と連携できる

オブジェクトとの連携

チームのタスクマネジメントを行なっていると、メンバーに割り当てたタスクがどの取引先に関連したタスクなのか把握したい、ということありませんか。

そんなときは、Salesforce ToDoをSalesforceの他のオブジェクトに関連づけると簡単に把握できます。

Salesforce ToDoは取引先、商談等多くのオブジェクトから利用できるようになっていますが、それらのオブジェクトからタスクを作るだけでToDoから取引先の情報を確認したり、取引先からToDoを見たり等、情報確認が捗りますね。

こうして関連づけをしたToDoなら、タスクの関係性を簡単に把握するのに一役買いそうですね。

Chatterとの連携

Salesforceを使っていればChatterはすでに利用していますよね。

念のためにご紹介しておくとChatterにはたくさんの機能がありまして

- チャットツールのように会話をする
- ファイルを添付して投稿する
- アンケート
etc

というようなことができます。

そんなChatterですがSalesforce ToDoと組み合わせて利用するとチームのタスクマネジメントでも便利です。

例えば、マネージャーがメンバーに特定の商談向けに参考資料を用意し、資料作成を依頼したとします。Salesforce ToDoとChatterを組み合わせて利用すると

1. マネージャーがToDoのChatter経由で、参考資料をメンバーに渡す
2. メンバーが作成した資料をToDoのChatter経由で、マネージャーに渡し確認してもらう
3. 完成した資料はToDoに関連した商談にアップロードし、ToDoをクローズする

Chatterを利用するとToDoに関して参考となる資料作成中の資料を残しやすくなります。完成した資料だけでなく、その途中経過もSalesforceにキッチリ残すことができればどのようにメンバーが作業を進めたのか把握できますね。

このようにToDoはSalesforceのオブジェクトやChatterを組み合わせて利用することで、そのToDoを後で見た時も活動に関する情報/会話/添付ファイルを簡単に探すことが出来るため、あちこち探し行かなくて良いですね。

ToDoに関する事柄が1箇所で管理できるのはマネジメント作業が捗ります。

タスクについてChatterでの会話

3. メンバーのフォローアップに役立つToDoが簡単に作れる

ここまでメンバーのToDoを把握したり、会話する方法について書きました。

では、マネージャがメンバーのToDoに対して何らかのフォローアップしたい場合、どのようなアクションができるでしょうか。

最後はマネージャー自身のToDo管理に役立つ「フォローアップToDo」について書きます。

フォローアップToDoとは

「フォローアップToDo」とは、既存のToDoをコピーしてToDoを作る機能です。すでにあるToDoの画面から簡単に作る事ができ、気になるToDoについてフォローアップToDoを作れば主要な情報がコピーされるので情報を逃す事はありません。

次の情報をコピーします。
項目 フォローアップToDoの動作
件名 コピー元からコピー
任命先 デフォルトで自分が指定される
名前の参照項目 コピー元からコピー
関連先 コピー元からコピー

フォローアップToDoを作るタイミング

ではどんな時にフォローアップToDoを利用しますか?

例えば

- 期日までにメンバーのToDoが完了していないためフォローアップToDoを作りフォローする
- メンバーが未着手のToDoについてフォローアップToDoを作り着手できるようにサポートする
- 完了したToDoに関してアドバイスを行うためフォローアップToDoを作成する

というケースがありそうです。

フォローアップToDoは「カンバン」表示のレポートからも作成する事ができますので、メンバーのToDoを定期的に確認しているときに作成すると良いと思います。

カンバン表示で確認しながら、気になったものについて、その場でフォローアップToDoを作りコメントを入れておく。という利用方法が良さそうです。

最後に

ここまで見てきたように、チームマネジメントにSalesforce ToDoは便利です。

別のアプリを検討する前に、Salesforce ToDoで業務ができないか試してみるのも良いかもしれません。

ただ、モバイルデバイスを利用している場合、ちょっと注意していただきたい点があります。それは、SalesforceモバイルアプリはToDoに特化したアプリではないため、素早くToDo作成したり確認したりしにくいということです。

モバイルデバイスでも素早くToDoを作成、確認したい場合はmitoco ToDoを検討するのも手です。

mitoco ToDoは、モバイルデバイスで

- 素早いToDoの作成
- 繰り返しToDoの作成
- メンバーのToDoを簡単に確認
- 複数任命先を持つToDoの作成
- 1つのToDoを複数人で共有するグループタスクの作成

といった様々なチームのタスクマネジメントを行う際に役立つToDoの機能が利用できます。

いかがだったでしょうか?
これまでSalesforce ToDoを使ったことがない方は、この機会にぜひ使用してみてください。

Salesforceをもっと活用することを願っています。
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