2021.04.06

テレワークに有効なワークフローシステムとは?基礎知識や便利な活用方法まとめ

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テレワークを導入する企業が増えてきましたが、テレワークをスムーズに行ううえで有効なのが「ワークフローシステム」です。では、ワークフローシステムとはどのようなものなのでしょうか。
今回は、ワークフローシステムに関する基礎的な知識や活用方法などについて解説します。

目次

そもそもワークフローとは

ワークフローとは、「業務に関する一連の流れや手続き」のことです。

複数人が関わる業務の場合、必要な書類や手続きを事前に決めておくと、業務を円滑に進めることができます。

例えば、備品を購入する際のワークフローについて考えてみましょう。
高額な備品の場合、購買部門の担当者が勝手に購入するということはありません。

以下のようなワークフローで進めることが一般的です。
1.購買部門の担当者が稟議申請
2.購買部門の管理職が稟議承認
3.役員が稟議承認
4.購買部門の担当者が発注
5.担当者が請求書と稟議書を経理部に提出し、経費精算

電子契約とワークフローの基礎知識

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、前述したような申請・承認のプロセスを電子化したシステムのことです。
一般的に、以下のような機能を兼ね備えています。

<申請書の作成・承認>
パソコンやスマートフォンを使って、申請書の作成・承認ができます。

<申請書の検索>
過去に使用した申請書を検索し、流用することができます。

<承認フローの設定>
「経費申請」「休暇申請」など、申請の種類によって承認フローを設定できます。
 
<メールやチャットへの通知>
「新たに申請がされたら承認者へ通知する」「申請が承認・却下されたら申請者に通知する」といったように、メールやチャットで通知することができます。

紙の申請書の問題点

ワークフローシステムを導入せずに紙の申請書を使用している場合、以下のような問題が発生します。

<ハンコのために出社しないといけない>
申請・承認を行うために、出社する必要があります。そのため、テレワークを実施しようとしても、スムーズに行うことができません。

<承認に時間がかかる>
決裁者が出張で不在の場合、承認作業が進みません。また、「支店で申請書を作成し、本社の社長が決裁する」といった場合は、申請書を郵送する必要があるため時間がかかります。

<承認状況が分からない>
複数の承認者がいる場合、どこまで承認が進んでいるか分かりません。そのため、「急いで承認してほしい」という場合も、承認者に対して一人ずつ承認状況を確認する必要があるため、なかなか承認を進めることができません。

<申請書の作成に手間がかかる>
手書きの申請書の場合、作成するために手間や時間がかかります。また、過去に申請した内容と同じものであっても、コピーして流用できないため一から申請書を作成する必要があり、業務効率が悪くなります。

<保管するための道具や場所が必要である>
紙の申請書を保管するために、ファイルや棚、倉庫が必要になります。また、申請書がきちんと保管・管理されていない場合、紛失するリスクもあります。
紙の申請書は問題点が多い

紙の申請書は問題点が多い

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムを導入することで、紙の申請書が抱える問題点を解消できます。
ワークフローシステムの具体的なメリットについて見てみましょう。

<ハンコのための出社を削減> 
クラウド型のワークフローシステムであれば、自宅やオフィス以外の場所でも申請・承認が可能です。申請・承認のための出社を減らせるため、テレワークをスムーズに実施できます。

<承認期間の短縮>
クラウド型のワークフローシステムであれば、出張中でも承認できます。また、申請書を郵送する必要がなくなるため、承認期間の短縮につながります。

<承認状況の見える化>
ワークフローシステムによって、承認の流れが可視化されます。複数の承認者がいる場合、どこで申請が止まっているか分かるため、「早めに承認してほしい」という場合も、だれに確認すればよいかがすぐに分かります。

<申請作業の効率化>
フォーム入力で申請書を作成できるため、記入漏れや入力ミスを防ぐことが可能です。また、過去の申請書を検索して流用できるため、申請書の作成がスピーディーにできます。

<コンプライアンス強化>
承認された申請データは改ざんや廃棄ができないため、不正の防止やコンプライアンスの強化につながります。また、社内の申請書類や承認ルート、請求書や領収書などの証憑書類を電子データとして一元管理することができるため、監査にも迅速に対応できます。

<コスト削減>
申請書は電子データとして保存されるため、印刷費や郵送費、保管にかかる費用などが不要になります。また、紙の申請書に比べて申請書の作成や検索をする時間が短縮できるため、人的コストの削減にもつながります。

ワークフローシステムの活用方法

ワークフローシステムといえば、稟議の電子化(電子稟議)を思い浮かべる人が多いかもしれません。稟議の他にも、ワークフローシステムは以下のような活用方法があります。

<経費や手当の管理>
備品の購入費や交通費といった経費、出張時の手当の申請・承認にもワークフローシステムを活用できます。ワークフローシステムにレポート機能が備わっていれば、部署や個人単位で、どのくらい経費や手当が発生しているか確認することが可能です。

<残業管理>
残業の申請・承認にもワークフローシステムを活用できます。こちらもレポート機能があれば、部署や個人単位での残業時間を一目で確認することが可能です。

<アカウント管理>
メールやチャット、勤怠管理システムなど、さまざまなツールを利用している企業も多いでしょう。新たに従業員が入社したり退職したりすると、これらのツールのアカウントを新規に作成したり削除したりする必要があります。
ワークフローシステムによって、「人事部がアカウントの作成を申請→情報システム部で承認後に作成」という流れで手続きするようにすれば、対応の抜け漏れがなくなりアカウント管理がしやすくなります。

<クレーム管理>
クレームが発生した場合、迅速な対応を行うことはもちろん、クレームの内容や対応履歴などを社内の関係者に共有し、再発防止につなげることも重要です。
ワークフローシステムを利用すれば、社内の関連部署に漏れなくクレーム内容を共有できます。また、顧客管理システムと連携できれば、顧客ごとにクレームの履歴を把握できます。

<契約管理>
「新しい契約書を締結したい」という場合も、ワークフローシステムで申請・承認するとよいでしょう。さらに、電子契約システムもあわせて利用すれば、社内の申請から契約までペーパーレス化できます。

電子契約とワークフローの基礎知識

ワークフローシステムの選定ポイント

このように便利なワークフローシステムですが、導入する際にはどのような点に気をつければよいのでしょうか。いくつかポイントをご紹介します。

<自社の申請・承認フローに対応しているか>
申請・承認フローは企業によって異なります。例えば、以下のような承認フローについて、柔軟に対応できるか確認しましょう。
・条件分岐:金額が100万円を超えたら社長承認、100万円未満は本部長承認
・回覧:支払いに関する申請はすべて経理部も閲覧
・複数承認:複数の承認者がいる場合は、一人でも否認したら差し戻し

<使いやすいか>
ワークフローシステムは、あらゆる部門の従業員が利用します。「モバイルでも利用できるか」「操作は難しくないか」など、使いやすいかどうか確認しましょう。

<すぐに利用できるか>
ワークフローシステムは、大きく分けると以下の2種類があります。
「テレワークのために、すぐにワークフローシステムを利用したい」という場合は、クラウド型を選ぶとよいでしょう。
オンプレミス型 クラウド型
導入期間 長期にわたる場合がある 短期での導入が可能
接続方法 社内ネットワーク インターネット
保守 自社で行う 提供会社が行う
<外部システムと連携できるか>
外部システムと連携できるかどうかも重要なポイントです。
例えば、ワークフローシステムと顧客管理システムを連携できれば、申請時に顧客情報を自動入力することができるため、入力ミスの削減や入力の効率化につながります。

<セキュリティ面で問題ないか>
申請書に社外秘の情報を記載したり、契約書を添付したりして申請をすることがあります。そのため、情報漏えいや改ざんが生じないように、セキュリティ対策がしっかりされているワークフローシステムを選びましょう。
使いやすさはもちろん、セキュリティも重要な選定ポイント

使いやすさはもちろん、セキュリティも重要な選定ポイント

ワークフローシステムの導入手順

実際にワークフローシステムを導入する際は、以下のような手順で進めるとよいでしょう。

・ステップ1:目的の明確化
・ステップ2:担当者の選定
・ステップ3:申請・承認フローの洗い出しと整理
・ステップ4:移行する申請・承認フローの決定
・ステップ5:ワークフローシステムの選定
・ステップ6:ワークフローシステムの設定
・ステップ7:テスト導入
・ステップ8:全社導入

各ステップの詳細については、以下の記事をご参照ください。

初めての方におすすめのワークフローシステム

テラスカイでは、クラウド型のグループウェア「mitoco」を提供しています。
mitocoにはワークフロー機能がありますが、おすすめポイントは以下の通りです。
・柔軟な申請・承認フローの設定が可能
・顧客管理システム(Salesforce)や電子契約システム(クラウドサイン)と連携可能
・大手の企業で利用されているSalesforce上で稼働しており、世界最高水準のセキュリティレベル
・スマートフォンアプリを標準搭載

また、掲示板・カレンダー・チャットといったテレワークで活用できる機能も備わっています。
無料トライアルもございますので、ぜひ一度mitocoのワークフローをお試しください。
また、mitocoのワークフローの事例を一部ご紹介します。
<三菱UFJファクター株式会社様(金融)>
特殊な申請・承認ルートもmitocoのワークフローで電子化。1週間かかっていた申請が翌日に完了するようになりました。
https://s.terrasky.jp/3fRDirQ

<デジタルデータソリューション株式会社様(IT・情報通信)>
丸一日以上かかっていた決裁時間が、mitocoのワークフローによって平均約15時間にまで短縮しました。スマートフォンで承認ができる点も好評です。
https://s.terrasky.jp/37x93BJ

<株式会社誠和様(製造)>
もともと別のワークフローシステムを利用していた同社。mitocoのワークフローに切り替えた後も、社内で問題なくワークフローが使われています。
https://s.terrasky.jp/3lTVsgm

まとめ

ワークフローシステムは、承認時間の短縮や申請業務の効率化など、さまざまなメリットがあります。また、災害対策や働き方改革、テレワークなどを推進するうえでも、申請・承認フローをペーパーレス化できるワークフローシステムは有効です。

ワークフローシステムのメリットを、mitocoで実感していただけますと幸いです。

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