2021.04.21

知っておきたい!ワークフローシステムのスムーズな導入手順

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テレワークが普及し、「ワークフローシステム」という言葉を耳にすることが多くなりました。ペーパーレス化にもつながる便利なワークフローシステムですが、導入するにはどのような手順で進めればよいのでしょうか。
今回は、ワークフローシステムをスムーズに導入する手順について解説します。
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目次

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、稟議のような申請・承認フローを電子化したシステムのことです。承認期間の短縮やコンプライアンスの強化につながりますし、稟議の他にも経費や残業時間の管理などにも活用できます。
ワークフローシステムの詳細については、下記の記事をご覧ください。

電子契約とワークフローの基礎知識

このように便利なワークフローシステムですが、以下のようなステップで導入することをおすすめします。

ステップ1:目的の明確化

一般的に、ワークフローシステムの導入目的には以下のようなものがあります。
・申請・承認作業の効率化
・ペーパーレス化によるコスト削減
・スムーズな監査対応

自社が何を目的としてワークフローシステムを導入するのか、明確にしましょう。目的を明確にしなければ、適切なワークフローシステムを選定できなかったり、思ったような効果を得られなかったりするおそれがあります。

ステップ2:担当者の選定

ワークフローシステムの導入を推進する担当者を決めます。情報システム部門、管理部門はもちろん、ワークフローシステムを利用する部門のメンバーも含めてプロジェクトチームを組むことをおすすめします。また、申請者・承認者ともにメンバーに含めるとよいでしょう。

ステップ3:申請・承認フローの洗い出しと整理

プロジェクトメンバーが決まったら、社内で利用されている申請・承認フローをメンバーを中心に洗い出します。洗い出す際には、各部門の承認者に申請・承認フローに関する問題点や改善案がないか、あわせてヒアリングしましょう。
洗い出した後は、「あまり使われていない申請は廃止する」「にかよっている申請はまとめる」といったように整理をします。また、承認者にヒアリングした内容に基づき、申請・承認フローを見直すとよいでしょう。

ステップ4:移行する申請・承認フローの決定

整理や見直しが終わったら、ワークフローシステムに移行する申請・承認フローを決めます。ステップ1の目的と照らし合わせて、「業務を効率化するため、よく使うものから移行する」「スムーズに監査に対応するため、請求書や領収書に関するものから移行する」といったように、移行する承認・申請フローを決めるとよいでしょう。

ステップ5:ワークフローシステムの選定

ステップ4で決めた「ワークフローシステムに移行する申請・承認フロー」に基づき、自社に合ったワークフローシステムを選定します。ステップ1の目的と照らし合わせて、以下のような観点から選ぶとよいでしょう。

<使いやすさ>
「操作がしやすい」「モバイルでも利用できる」といった従業員もスムーズに利用できるものであれば、業務効率化につながります。

<柔軟なルート設定>
申請・承認ルートを柔軟に設定できれば、多くの社内申請をペーパーレス化し、コスト削減につなげられます。

<セキュリティ>
セキュリティ対策がしっかりされていれば、監査対応に必要な見積書や契約書などを添付しても安心です。

ステップ6:ワークフローシステムの設定

ワークフローシステムを選定したら、以下のような設定を行います。

<申請画面の作成>
申請書のフォーマットを参考にして、申請画面を作成します。選択式の項目は、プルダウンやチェックボックスを活用して、入力を効率化しましょう。

<承認ルートの作成>
承認ルートを作成します。必要に応じて、「経理に関する申請は経理部に回覧する」「複数の承認者がいる場合、全員承認しなければ却下する」といった設定をしましょう。

<ユーザーの権限設定>
ユーザーに権限を設定します。「申請」「承認」だけでなく、「閲覧」「代理承認」など、ユーザー毎に必要な権限を付与しましょう。

ステップ7:テスト導入

設定が終わったら、一部の部門でワークフローシステムのテスト導入をします。ステップ4で決めた、移行予定の申請・承認フローをテストしましょう。
このテスト導入の段階で、「申請画面が使いづらい」「申請された時に承認者に通知が届かない」といった問題点を洗い出し、解消することが大切です。また、問い合わせやトラブルが発生した際に、どのような対応を行うのか運用方法を決めておきましょう。

ステップ8:全社導入

テスト導入が終わったら、いよいよ全社への導入です。利用マニュアルを作成し、従業員への説明を行います。申請者・決裁者それぞれに説明を行い、ワークフローシステムの運用を開始しましょう。

電子契約とワークフローの基礎知識

自社にフィットした承認フローを設定できるmitocoのワークフロー

テラスカイは、ワークフロー機能がついたグループウェア「mitoco」を提供しています。
mitocoのワークフローには、以下のような特徴があります。
・承認ルートを設定する際にプログラミング知識は不要
・回覧や分岐など、柔軟な承認ルートの設定が可能
・大手の企業で利用されているSalesforce上で稼働しており、世界最高水準のセキュリティレベル
・顧客管理システム(Salesforce)や電子契約システム(クラウドサイン)と連携が可能

無料トライアルもございますので、ぜひ一度mitocoのワークフローをお試しください。
また、mitocoのワークフローの事例を一部ご紹介します。

<株式会社りそな銀行様(金融)>
もともと紙で申請・承認を行っていましたが、完了までに2日はかかっていました。mitocoのワークフローによって、短期間での決裁が可能となり、顧客のニーズにスピーディーに応えることができるようになっています。
https://s.terrasky.jp/3CCv54d

<デジタルデータソリューション株式会社様(IT・情報通信)>
丸一日以上かかっていた決裁時間が、mitocoのワークフローによって平均約15時間にまで短縮しました。スマートフォンで承認ができる点も好評です。
https://s.terrasky.jp/3m0aRvk

<株式会社誠和様(製造)>
もともと別のワークフローシステムを利用していた同社。mitocoのワークフローに切り替えた後も、社内で問題なくワークフローが使われています。
https://s.terrasky.jp/2Xm2Err

まとめ

ワークフローシステムを導入する際には、紹介したようなステップで進めるとよいでしょう。ワークフローシステムを検討中の方に、少しでもこの記事がお役に立てれば幸いです。

プログラミング不要で柔軟な設定ができるmitocoのワークフローもぜひお試しください。

電子契約とワークフローの基礎知識

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