Salesforce標準画面で申請承認が可能に! より便利になったmitoco新機能

こんにちは、mitocoのCSM担当の小原です。

mitocoV15がリリースされ、1ヶ月ほどたちました。
今回のバージョンアップにおいてもお客様のご要望をベースに、機能追加やUIの改善を実施しています。

新機能の詳細はこちらからご確認ください。
https://www.terrasky.co.jp/files/mitoco_ReleaseNote_v15.pdf

「mitoco通知の表示改善」「メンション時の操作性改善」など、バージョンアップを行うことで反映される機能は、多くのお客様からご好評いただいております。

今回は、管理者様にぜひ設定してご利用していただきたい、2つの新機能についてご紹介します。

1.Salesforce の画面からも「申請承認」ができるように
2.予定の作成・編集時のエラーメッセージをカスタマイズできるように

それではまいりましょう。

mitocoワークフローの機能についておさらいすると、mitocoワークフローの申請承認機能は、取引先や商談などの「標準オブジェクト」や組織で独自に作成された「カスタムオブジェクト」のレコードを対象にご利用いただくこともできます。

例えば、取引先と商談のワークフローを組み込む場合、以下のようにご活用いただけます。

・取引先：契約開始前に反社チェックや評点などリスクがないか管理部門に依頼
・商談：納期やコストの確認を関連部門に依頼、見積金額に応じた上長への確認依頼

これまでも取引先など、該当オブジェクトのレコード詳細ページにワークフロー用のボタンを追加し、申請承認用の画面に遷移して処理が行えました。ただ、添付ファイルや関連情報を参照するには再度レコード詳細ページに戻る必要があり、ページを行ったり来たりする必要があります。

V15からは、Lightning Experience（LEX）の各レコード詳細ページにmitocoワークフローの申請承認画面のコンポーネントを配置し、直接レコードの詳細ページで申請や承認ができるようになりました。
一つの画面で処理できるようになり、よりスムーズに申請承認処理を行えます。

設定には「Lightningアプリケーションビルダー」にて該当オブジェクトのレコード詳細ページで「mitoco Workflow」のコンポーネントを任意の位置に配置するだけなので、承認プロセスが作成されていればスグにご利用いただけます。

詳細はユーザガイドの標準画面に mitoco Workflow コンポーネントを配置するをご参照ください。

ちなみに弊社の画面開発ツールである「SkyVisualEditor」で作成した画面と同じレコード詳細ページに、申請承認画面のコンポーネントを配置することもできます。

※SkyVisualEditorの詳細はこちらをご参照ください。

また、承認や回覧依頼の通知からmitocoの申請承認画面ではなく、該当のレコード詳細ページに遷移できるようになりました。添付ファイルや関連情報について画面を遷移することなく確認できるようになり、より操作性が良くなりました。

こちらの設定も、Salesforceの設定画面にある「カスタム設定」の「ワークフロー設定」で「LEX標準レコードページ使用」にチェックをするだけでご利用いただけます。
詳細はユーザガイドの申請・承認画面への遷移方法を設定するをご参照ください。

mitocoのカレンダーではSalesforceの「行動」オブジェクトのページレイアウトを使用して、予定の作成・編集画面で使用する項目を自社向けにカスタマイズすることができます。
登録したカレンダーの予定はレポートで集計することもできるので、単に予定の登録だけでなく、担当別の日報や取引先別の活動量の分析などに活用することもできます。

ただし、データが入力されていないと、活用できる幅が少なくなってしまいます。
正しく入力されるように入力規則を使用して、予定を保存する際にエラーメッセージを表示して入力を促すことができます。

例えば、外出の予定には活動内容を入力させたい場合、「行動」オブジェクトの入力規則でエラー条件数式に以下の数式を入力しておくことで、「予定の公開方法」で「外出中」を選択すると「説明」が未入力であるとエラーメッセージが表示されます。

AND(ISPICKVAL( ShowAs ,"外出中"),ISBLANK( Description )
※ShowAsは「予定の公開方法」、 Descriptionは「説明」の項目のAPI参照名です。

これまでエラーメッセージには「予定の作成に失敗しました。」という共通のエラーメッセージが表示され、「詳細表示」をクリックすることによって、入力規則で指定したエラーメッセージが表示されるようになっていました。
V15では、入力規則で設定したエラーメッセージがそのまま表示されるようになり、より利用者にわかりやすくなりました。

いかがだったでしょうか。mioco V15では他にも機能の強化されたものがありますが、今回はCSM目線から機能を紹介させていただきました。
ワークフローの設定やカレンダーの更なる活用方法など、オンラインによる個別相談も承っておりますので、ぜひご活用ください。