2019.11.15

もう悩まない!Notes移行先にSalesforceとmitocoが最適なワケ

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IBMが「Notes/Domino」の売却を完了して以降、
「そろそろNotesを移行したい。」という話を聞く機会が多くなりました。
Notesの移行先として、クラウドのグループウェアを検討している方も多いのではないでしょうか。

クラウド型のグループウェアを利用するメリットとしては、運用負荷の低減、シンプルなライセンス管理、コスト削減が挙げられますが、Notesの良さといえばグループウェア機能だけでなく、アプリケーションが自由に作れること
Notesからクラウド型のグループウェアに移行すると、「アプリケーションが自由に作れないのでは?​」と不安に感じるかもれません。

自由にアプリケーションを作れるクラウド型のグループウェアはあるのでしょうか?

今回はNotesの移行先として、Salesforceとグループウェアmitocoの組み合わせが最適な理由について述べます。

1. 豊富な実績と高い信頼性を持っている
2. 他のシステムとの連携手段が豊富
3. 自由にアプリケーションが作成できる
4. プログラミング技術の習得が容易
5. プロトタイピングで反復・改善しながらリリースできる

1. 豊富な実績と高い信頼性を持っている

Notesは約30年に渡り利用されてきたプラットフォームです。
移行先のグループウェアにも、信頼が高いプラットフォームを選びたいですよね。

クラウドサービスのSalesforceは、20年以上にわたりプラットフォームとして成長を続け、世界で15万社に利用されています。プラットフォームの信頼性を高めるため、

- データセンターを国内に建設
- システムパフォーマンスについて情報公開
- セキュリティについて情報公開
- プライバシーマークの取得

などの取り組みを継続的に行っています。

これらにより、現在では国内の大企業から中小企業、金融機関や政府機関など様々な業種で使われています。Salesforceが豊富な実績と高い信頼性は、自社の基盤として検討する理由としては十分ではないでしょうか。
Salesforce が管理するデータセンターは次の主要都市にあります。
神戸、日本 (JPN)
東京、日本 (JPN)
Trust.salesforce.com は、システムパフォーマンスやセキュリティについての情報をリアルタイムで提供する Salesforce コミュニティの情報サイトです。
プライバシーマーク について

2. 他のシステムとの連携手段が豊富

Notesと他のシステム間をデータ連携しているという企業様は多いと思います。

Notes/Dominoとの連携といっても、
- Notes/Dominoから、外部のデータソースにアクセスする
- 外部アプリケーションで、Notes/Dominoをデータソースとして利用する
- Notes/Dominoから、外部のアプリケーションのAPIをコールする
など様々な連携パターンが考えられます。

現行のデータ連携と同様にSalesforceが連携できるかについては、連携仕様によりますので一般的な解説がしづらいのですが、Salesforce側はとても豊富な連携手段を提供しています。

Salesforceと他のシステムとの連携機能例
機能名 用途
Salesforce Connect SAP、Oracleなどのデータをリアルタイムに表示、検索、変更したい
変更データキャプチャ Salesforceのレコードが作成、更新、削除、復元されたことを外部データに送信したい
プラットフォームイベント Salesforceで特定のデータが更新された時に外部データを呼び出したい。もしくは外部データが更新された時にSalesforceのデータを更新したい
WEB API(RESTやSOAPなど) 自社で開発したアプリでSalesforceのデータを利用したい
SAML / OAuth シングルサインオンを行いたい
Salesforceの連携パターンについては、以下のブログ記事で詳しくご紹介しています。連携方法が豊富にあることは、変化のスピードが早いビジネス環境では重視されるでしょう。
具体的に外部システムと連携させるための検討ポイントや、Salesforceが備える機能について紹介します。

3. 自由にアプリケーションが作成できる

Notesには、自由にNotesアプリケーションを作成できる機能がありますよね。

Salesforceではどのようにアプリケーションを開発するのか確認してみましょう。Notesアプリケーション作成に対応するSalesforceの機能は次の通りです。
No Notesの機能 Salesforceの機能 説明
1 データベース作成 カスタムオブジェクトの作成 データの格納場所となるテーブルを作成する
2 フィールド設計 入力または表示項目の作成 フォームに配置する入力項目や表示項目(数式項目など)を作成する
3 フォーム設計 画面の作成 作成した項目を配置する
4 アクセス権付与 画面をユーザに割り当て  ユーザに画面へのアクセスを割り当てる
注意したい点としては、これらのアプリケーションを作成できるのはシステム管理者や代理管理者のみになってしまうことです。

代理管理者とは、Salesforceの管理機能の一部をユーザーに委任する機能で、項目の作成権限などを割り当てることが可能です。

代理管理者に委任できる機能の一例
機能名 システム管理者 代理管理者
カスタムオブジェクト作成
カスタム項目作成
画面作成
画面のユーザへの割り当て
サンドボックス*から本番環境への適用
* 「サンドボックス」とは、本番組織のコピー環境。本番環境に影響を与えることなく、安全にアプリケーションの開発が可能です。
表の通り、「カスタムオブジェクト作成」と「サンドボックスから本番環境への適用」以外は代理管理者で利用できます。

代理管理者にすることで画面の作成などが自由に行えますが、権限を委任しすぎるとSalesforceでも、Notesでよくある、作ったけど、使われない、メンテされないという状況に陥ります。

特に、長年現場で使用しているNotesアプリケーションには
ユーザーが自ら開発した機能が沢山追加されていて、複雑になっている事が多いです。
中には、今の運用フローでは利用していない機能が残っていることも。

移行プロジェクトでは、現場で利用している機能を1つずつ検証することが大切です。
・Notes機能の全移行が必要なのか
・データが閲覧できればよくて、機能の移行は必要無いのか
・移行コストに見合った効果が期待できるか

などを見極めながら、移行プロジェクトを進めてみてくださいね。

4. プログラミング技術の習得が容易

Notesでは複雑なビジネスロジックが必要な場合、LotusScriptを利用しますね。
Salesforceのプログラミング言語を確認してみましょう。
ブログラミング技術 説明 用途
Apex Javaによく似たプログラミング言語 サーバーサイド
JavaScript Web開発で最も人気のある言語* フロントエンド
Visualforce HTMLに似たタグベースのマークアップ言語 フロントエンド
注:Salesforceで利用できるプログラミング言語は非常に豊富なので、一般的なSalesforceのプログラミング開発手段のみ紹介しています。
* サポートされるJavaScriptのバージョンについてはこちらをご覧ください。
ApexはJavaと似ており、Javaの経験者であれば理解しやすいと言われています。また、JavaとJavaScriptはプログラミング言語ランキングでも人気の言語です。

Salesforceが無償で提供している学習プラットフォーム「Trailhead」には学習コンテンツが豊富に掲載されていますので、自社で運用していけるか、是非チェックしてみてください。

5. プロトタイピングで反復・改善しながらリリースできる

長く利用されているNotesは、社内に多くのステークホルダーがいることでしょう。
ステークホルダーの間でスムーズに合意を得るには、プロトタイプを作り、実際のアプリケーションを確認しながら改善を繰り返すと合意を得やすくなります。

反復・改善をしながら開発する手法は、アジャイル開発と言いますが、アジャイル開発では、プロトタイプを短い期間で作成し、検証できることが重要です。Salesforceは標準機能が豊富にあるため、このアジャイル開発に向いています。

たとえば、ステークホルダーとプロトタイプの画面を確認している最中であっても、軽微な修正であれば、その場で項目の追加や保存処理の変更などが可能です。また、ロジックもノンプログラミングで作成可能なものも多く短期間でリリースできます。

弊社でも、NotesからSalesforceへ移行プロジェクトにおいては、プロトタイプ開発を利用して進めていきます。
ステークホルダーが多く複雑なシステムであるほど、システムに対する齟齬は大きくなりやすい。そこで採用したのが3つめのポイントであるアジャイル型開発だ。事前に要件定義を行わず、まずプロトタイプ(最小限の機能を持ったプロダクト)を作成して、反復・改善してサービスを完成に近づけていった。「アジャイル型開発は初の試みであり、このアプローチを実践するうえで、Salesforce移行とアジャイル開発に知見とノウハウを持ったテラスカイさんは大きな力になりました」と竹林氏は話す。

Notesとmitocoのグループウェア機能比較

ここまで、Notesアプリケーションの機能の多くはSalesforceで賄うことができますと、ご覧いただきました。
しかしSalesforce単体では、Notesのグループウェアと比較するとやや不足していると感じるかもしれません。

グループウェア機能については、Salesforce上で動作するグループウェア「mitoco」がオススメです。
mitocoはSalesforceの柔軟なカスタマイズ性を持っているため、お客様ごとに様々な使い方ができます。

Notesのグループウェア機能とmitocoを比較した場合、以下のとおりです。
Notesアプリケーション mitocoアプリケーション mitocoの特徴
Sametime トーク 社内メールをゼロにする、ビジネスチャット
カレンダー カレンダー 何人の会議でも、1分で自動スケジュール調整
会議室予約 カレンダーの機能として提供 -
掲示板 掲示板 会社や部門への確実な通達を、双方向のコミュニケーションで実現
キャビネット 文書管理 社内だけでなくお客様にも、安心・安全なファイル共有
タスク ToDo 自分のタスクだけでなく、メンバーやグループのタスクも管理
連絡先 アドレス帳  ユーザーの情報を一括管理できるアドレス帳
ポータル mitocoのコンポーネントをホーム画面に配置 mitocoのアプリケーションだけでなく、独自のアプリも配置できるポータル
ワークフロー ワークフロー 日本特有の複雑なプロセス設定にも、柔軟に対応したワークフロー
モバイルデバイス対応 mitocoの各モバイルアプリ iPhone、Android用に専用アプリケーションを用意
Salesforceをもっと使いやすくし、コミュニケーションを活性化する「mitoco」

最後に

いかがだったでしょうか?

今回は「Notes移行先にSalesforceとmitocoが最適な理由」を紹介しました。Notesの移行先検討の一助になれば幸いです。
* 本文中に記載された会社名、サービス名等は該当する各社の登録商標です。
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