テラスカイの営業事務メンバーに聞く！mitocoを活用してチームでタスク管理を行うポイントとは

タスクの抜け漏れや、担当者不在時の業務停滞にヒヤリとした経験はありませんか？ 特にバックオフィス業務では、日々発生する大量のタスクを正確かつ迅速に処理する必要があります。
今回は、チャットツールを使用していた属人的なタスク管理をやめて、テラスカイが提供するグループウェア「mitoco」の「To Do」機能によってチームでタスク管理をできるようになった取り組みについてご紹介します。テラスカイの営業部門で事務として働いているメンバー4名に、お話を伺いました。

―さっそくですが、以前は業務フローやタスク管理についてどのような課題があったのか教えていただけますか？

Nさん：
事務のメンバーは、東日本・西日本のそれぞれのオフィスに所属しています。約2年前に、東日本と西日本の事務作業のやり方を統一するため、業務フローの整備を進めることになりました。担当者が不在の時でも、他の担当者がスムーズにバックアップに入れる体制の構築をめざしました。

Oさん：
東日本と西日本で事務のやり方やスタイルが異なっていたため、例えば西日本の事務メンバーが東日本の事務をサポートする際に、やり方の違いに戸惑うことがよくありました。また、Nさんが産休・育休を取得することになったのを機に、チームとしての連携を強めていく必要がありました。

Sさん：
以前は、受注処理に関する依頼などがチャットツールで個別に届いていました。そのため、属人的なタスク対応となったり、タスク管理が煩雑になりがちでした。そこで、東日本ではmitocoのTo Do機能を利用してタスクを管理するようになりました。その後、西日本も同様にTo Doを活用することで、チームとしてタスク管理を行うことになったのです。

―産休・育休をきっかけに、より強固なチームを目指されたのですね。チームとしてタスク管理をするにあたり、To Doをどのように活用されているのでしょうか？


Aさん：
To Doの最大の特徴は、タスクが一覧で可視化されることです。依頼内容や件数が一目でわかるので、現在の業務量をすぐに把握できます。1日に15件ほど依頼が来ることもありますので、可視化できるのは大変助かります。

Sさん：
タスクは営業担当が登録することもあれば、私たちが登録することもあります。以前は、営業担当からチャットツールでタスクの依頼を受けていましたが、メッセージに気づかなかったり、既読メッセージを忘れたりしてしまうことがありました。To Doはタスクが一覧で表示され、完了するまで消えないため、タスクを見逃したり失念したりすることはありません。

Oさん：　
あとは「共有タスク機能」が非常に便利です。複数の担当者が、1つのタスクを管理できるようになっています。メイン担当とサブ担当の2名でタスクに対応することが多いのですが、どちらかが処理すればタスクが自動的に完了となります。例えば、メイン担当が休みであっても、サブ担当が共有タスクの状況を迅速に把握し、タスク処理を行うことができます。タスクの漏れや二重対応を防ぐことができるので，チームでタスクを分担し管理するのにおすすめです。

Sさん：
1つのタスクを複数人に割り当てられる機能も便利です。例えば、毎月の請求業務で10名の営業担当に請求書を確認してほしい時は、10個のタスクを作るのではなく、事務のメンバーが1つのタスクを作り、営業担当10名に割り当てることができます。各自がタスクを終えるたびに、誰が完了したのかが一目で分かるため、進捗管理がしやすいです。

Nさん：
To Doの運用についても工夫しています。営業担当がTo Doを使って私たちにタスク依頼する場合、タスクのタイトルにプロジェクトの名称やコードなどを記載するという共通ルールを設けました。タイトルを見ればタスクの内容が一目で分かるようになっているため、非常に便利です。

―mitocoのTo Doをうまく活用して、タスク漏れを防いだり、チームでうまくタスク管理をできるようにしているのですね。To Doの活用によって、他にどのような効果がありましたか？

Nさん：
ミスが格段に減りました。以前はチャットツールで営業担当者とやり取りしていたためメッセージが混在し、対応漏れや郵送ミス等が発生していました。To Doの場合、依頼内容や対応状況が一目で分かるため、依頼内容を混同することもなく全体的にミスや見落としがなくなりました。

Aさん：
To Doは、営業担当者にも大きなメリットがあると感じています。営業担当者は、自分が依頼したタスクの進捗状況をTo Do上でいつでも確認できます。依頼したタスクが未着手なのか、それとも進行中なのかが一目で分かるので、営業担当者は安心して業務を進められます。

Nさん：
また、To Doの直接的な効果ではありませんが、業務のやり方が統一されたことでチームワークが向上し、コミュニケーションが格段に増えたと感じています。以前は東日本・西日本それぞれのやり方で事務の業務を進めていましたが、以前に比べて協力して業務ができるようになりました。

―素晴らしい効果ですね。今後の業務改善に向けて、取り組み予定などがあれば教えてください。

Nさん：
できる限り、mitocoやSalesforce内で業務が完結するよう、常に改善していきたいと考えています。ライセンスの仕入れについては、以前はお客様から受注があった場合、メールで社内承認をもらってから発注していましたが、mitocoのワークフローで社内承認をもらうようにしたことで、非常に効率が上がりました。
また、ワークフロー化について考えてくださるプロジェクトチームもあり、事務以外にも業務改善に関する協力者がたくさんいるのでとても感謝しています。

Oさん：
商談～受注までの処理についても、改善を進めているところです。現在は、商談発生後にTo Doを使って商談を管理し、最終的な受注情報をメールで関係者に送信していますが、今後は受注処理依頼から受注報告までワークフローで管理できるよう検討を進めています。

―みなさん、本日は貴重なお話をありがとうございました。mitocoのTo Doによってチームによるタスク管理が進み、チーム間の連携が強化されている様子がよく分かりました。今後のさらなる業務改善にも期待しています。

＜mitocoについて＞
「mitoco」はSalesforceをプラットフォームとするコミュニケーションツールです。カレンダーやワークフローなどのグループウェアに加え、「mitoco 会計」「mitoco Work 経費」や「mitoco Work 勤怠」などのバックオフィスを支えるアプリも提供しています。これらのアプリのデータを、Salesforce上のCRMデータと連携し、顧客情報の一元管理を実現します。

https://www.mitoco.net/