2019.10.10

クラウド型グループウェア導入前に知りたい!Salesforceとの連携メリット

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Salesforceは営業部門で利用開始することが一般的ですが、全社的で情報共有するグループウェアは情シスや管理部が導入を検討する、という企業は多いようです。
営業部はSalesforceを利用したいのに、全社グループウェアには情報が反映されないため、

「次回の会議、Salesforceとグループウェアの両方に予定登録しておいて!」
「Salesforceの商談の金額に変更があったから、グループウェアで変更申請して!」

このようなことが職場で起きているかもしれません。

今回は、Salesforceとグループウェアで別々のシステムを採用すると直面してしまう課題と、Salesforceとグループウェアを連携するメリットをお伝えします。

1. Salesforceとグループウェアが連携できないとおきる問題
2. Salesforceと連携できるグループウェアを選ぶメリット
3. Salesforceとグループウェア連携の考慮事項はありますか

1. Salesforceとグループウェアが連携できないとおきる問題

Salesforceは、主に顧客や商談の管理を目的として利用されますが、グループウェアは主に社内の情報管理や共有に利用されます。

とはいえ、Salesforceには見込み客の育成や商談を進めるために、カレンダーや承認プロセスが必要なので、グループウェア的な機能も含まれています。

【一般的なグループウェアと重複するSalesforceの機能】
- カレンダー
- ToDo
- 承認ワークフロー(承認プロセス)
- ドキュメント管理(Salesforce File)
など


このように、Salesforceにグループウェア的な機能があるため、グループウェアがSalesforceと連携できないと、データの「二重登録」や「片方だけ登録」が発生するようになり、データが分散してしまいがちです。

【別々のシステムにすることで生じる問題】
- Salesforce、グループウェアの片方しか予定を入力しない社員がいて、予定の空きがわからない
- Salesforceとグループウェアにドキュメントが分散されていて、正しいファイルが分からない
- チームのタスクがSalesforceとグループウェアどちらに登録されているかわからず、期限までに完了されない
- 組織の変更の際、Salesforceとグループウェアのユーザー情報を更新する必要があり、手間がかかる

これではSalesforceもグループウェアも活用できず、労働時間の削減や情報共有による業務の円滑化に繋がりませんよね。やがて、せっかく導入したSalesforceも使われなくなってしまいます。 

Salesforceとグループウェアが連携できないと業務に支障が出る

2. Salesforceと連携できるグループウェアを選ぶメリット

Salesforceと連携できるグループウェアを選ぶメリットは主に3つあります。

1. 顧客業務も社内業務もSalesforceで完結する
2. グループウェアをSalesforceのカスタマイズ機能で拡張できる
3. Salesforceが全社の共通プラットフォームに進化する

1. 顧客業務も社内業務もSalesforceで完結する

グループウェアがSalesforceと連携できると、 顧客業務も社内業務もSalesforce上で完結します。


- 顧客訪問の日程調整をグループウェアで行い、Salesforceカレンダーに反映する
- グループウェアの承認ワークフローで承認された結果をSalesforceのレポートで確認する
- ドキュメントをグループウェアに保存してSalesforceから参照して、再利用する
- Salesforce上のドキュメントをToDoやカレンダー、掲示板で活用する

また、Salesforce内でグループウェアのデータが確認できるようになるので、マネージャーがチームの活動状況をSalesforceのレポートやダッシュボードで確認して活用できます。

メンバーのグループウェアの利用状況をダッシュボードに表示できる

さらに、グループウェアを利用することで、自然とSalesforceを利用する回数が増えますので、結果的にデータが蓄積され、Salesforceの定着化にも貢献します。

グループウェアを連携できると顧客接点以外の社内業務もSalesforceで完結する

2. グループウェアをSalesforceのカスタマイズ機能で拡張できる

パッケージ製品を利用していると
「機能が不足していてやりたいことができない。」
ということはありませんか?

パッケージ製品はどうしても個別開発と比べ、自社の用途とはマッチしない部分がありますよね。グループウェアも使いこなしてくると

- カレンダーに項目を追加したいのに追加できない
- 承認ワークフローで複雑な承認フローが作れない
- 掲示板の投稿を社内でメールで知らせたいが配信できない

ということが起こりえます。そんな時にSalesforceとグループウェアが連携していれば、Salesforceの柔軟なカスタマイズ機能で問題を解決できる可能性があります。


- Salesforceの「項目追加機能」で、グループウェアのカレンダー項目を増やす
- Salesforceの「数式」や「参照」で、グループウェアのワークフローが利用できる条件を増やす
- Salesforceの「プロセスビルダー」で、掲示板の投稿時の機能を増やす

このように、Salesforceと連携できるグループウェアを選べば、Salesforceの豊富なカスタマイズ機能の恩恵を受けられます。

3. Salesforceが全社の共通プラットフォームに進化する

多くの企業がSalesforceの定着に悩まれていますが、
- カレンダー
- ToDo
- 承認ワークフロー(承認プロセス)
- ドキュメント管理(Salesforce File)
など、会社内の様々な情報を1つのプラットフォームに集約することで、ログイン頻度が上がり、Salesforceの活用が進んでいくでしょう。

懸念になるのが「Salesforceの導入費用」ですが、こういった場合に、SalesforceのOEMアプリを使う企業様が増えています。

OEMアプリとはなんでしょう。それはSalesforceで使用できるAppExchangeアプリの種類です。
商談などのSFA機能は利用できませんが、その分安価に利用する事ができます。

OEMアプリにはグループウェアもあり、それを活用することでSalesforceを未導入の部門でも
同じSalesforceプラットフォームで、グループウェアを利用可能
です。

* OEMアプリの利用には制限があります。詳しくは、こちらをご覧ください。

3. Salesforceとグループウェア連携の考慮事項はありますか

部署ごとにSalesforceを契約しており、1社で複数のSalesforce組織を運用している場合、検討が必要かもしれません。

1社で複数のSalesforce組織がある場合でのグループウェア利用について

1社に複数のSalesforce組織があるケース

1つのSalesforce組織につき1つのグループウェアなので、組織間でグループウェアのデータを共有できません。つまり、全社員の予定の確認や全社共通のワークフローを作成できないということです。

複数のSalesforceを契約していても部署レベルで情報共有できればよいのでしたら、Salesforceと連携できるグループウェアは効果的です。
先に述べたように、スケジュールの多重入力解消、ドキュメントの統一化によって、部署内での労働時間の削減や、情報共有による業務の円滑化につなげることができます。

「全社で情報共有が必要。」ということでしたら、Lightning Syncの利用を検討すると良いでしょう。全社でG-SuiteやOffice365などを導入している場合、Lightning Syncを利用して各Salesforce組織と同期してスケジュール管理が可能です。

最後に

いかがだったでしょうか?

今回は「クラウド型グループウェア導入前に知りたい!Salesforceとの連携メリット」を紹介しました。

Salesforceユーザーなら、グループウェアもSalesforceと連携できるものを選ぶと双方の活用範囲が広がります

Salesforceと連携するグループウェアmitocoについてはこちら
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