2021.02.26

Salesforceの申請フォームをアップデートする5つのヒント

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近年はSalesforceやSlackのようにビジネス用の製品でもユーザビリティ(使い勝手)が高いものが増えてきました。ユーザビリティの高いサービスが増える一方で、社内の申請で利用している「申請フォーム」は、あまりユーザビリティが良くないということはありませんか。

「あくまでビジネスで使うものだからわかりにくいのはしょうがない。」

というご意見もあるかもしれませんが、ユーザビリティを考慮して申請フォームを作ると社員の生産性が向上します。例えば、社員が毎月提出する申請書が10個あるとしましょう。10個の申請フォームの入力に社員数500人平均20分かかっているとしたらどうでしょうか。

全体 500人x20分x10個 = 100,000分(≒1660時間)
一人当たり 20分x10個 = 200分

毎月一人当たり約3時間程度かかっていることになります。その申請フォームのユーザビリティを改善して、入力時間が1/2になると、どれくらいの生産性が上がるのでしょうか。

全体 500人x10分x10個 = 50,000分(≒830時間)
一人当たり 10分x10個 = 100分

と毎月全社員で約830時間(1666時間-830時間)、一人当たり月に100分の生産性が向上します。

そこで今回は、SkyVisualEditorを活用してSalesforceで優れた「申請フォーム」を実現する5つのヒントを紹介します。

1. 紙の帳票を再現して、見慣れた画面にする
2. リアルタイムに計算結果を表示する
3. ステップ別にして入力内容をわかりやすくする
4. 顧客名を取引先責任者から反映できるようにする
5. ヘルプテキストや入力フォーマットを設定する

1. 紙の帳票を再現して、見慣れた画面にする

日本のビジネスの商慣習において、帳票は欠かせない存在です。
WEBの入力画面が紙の帳票と違うとわかりにくいと思いませんか。

紙の帳票であれば、大きく記入して欲しいところは記入欄を大きくしたり、逆にそれほど重要ではないところは小さめにしたりしますよね。
申請フォームを作る際にも、それに倣いましょう。合計金額を大きく表示したり、申請理由の入力欄を大きく表示したりして、情報が伝わりやすくなるよう工夫します。
その際、あまり強調を使いすぎないことがポイントです。大きく強調されたテキストがあると人の目はそれを先に見ようとしますので、強調ばかりの入力フォームは強調していないのと同じです。

申請フォームを帳票のようにすると、理解しやすくなる。

2. リアルタイムに計算結果を表示する

「備品購入申請」など、複数の購入品目がある申請フォームってありますよね。
金額が関係する申請フォームを利用する際は、ほとんどの社員が手元で計算機アプリを立ち上げて金額を計算しているのではないでしょうか?

リアルタイムに「合計金額」、「消費税」が申請フォームに反映できたら、計算機アプリが不要になりますよね。
できるだけその場で計算結果が見えるようにすると良いでしょう。

計算結果の配置について、気をつけたい点があります。計算結果を表示する項目は、金額を入力する項目から離しすぎないようにするということです。明細金額を入力しながら、合計金額が変更されていると人は入力の誤りに気づきやすいので、あまり離した位置に計算結果を置かないように注意してください。

金額をリアルタイムに表示すると安心する

3. ステップ別にして入力内容をわかりやすくする

人間が一度に認識できる文字数は13文字と言われています。画面に表示される文字数や入力項目が多くなると、認識するまで時間がかかります。最近のソフトウェアの操作画面はシンプルなものが多いのもそのためです。しかしワークフローの申請フォームの場合、画面によっては「入力してもらう項目がどうしても多くなってしまう」ということはあると思います。そんな時は、入力ページを分割して複数ステップで入力できないか検討しましょう。

複数のページに入力を分ける場合には、関連する情報はある程度まとめておくのがポイントです。
例えば出張申請の場合、
・出張先(目的地)と出張期間
・訪問先と訪問目的
・備考欄等、その他の情報

のように対象となる情報でグループ化しておくと、わかりやすくなります。

申請フォームをステップ入力にすると入力に迷わなくなる

4. 顧客名を取引先責任者から反映できるようにする

「顧客の会社名」や「顧客名」を入力する申請フォームってありますよね。

会社名を入力する欄が直接入力する形式ですと、株式会社の「株」を前につけるのか後につけるのか迷ったり、英語の表記がある会社名の場合は、英語で書くかカタカナで書くか悩んだりしませんか。会社名を確認するためにSalesforceの取引先を確認してコピペするのは面倒です。

会社名のようにSalesforceにマスター情報が登録されているデータは、Salesforceの取引先や、取引先責任者を参照して入力する形式にすれば表記の揺れはなくなります。また管理面でも効率的でしょう。

また、申請フォームで会社名を検索する際は会社名だけでなく住所や業種なども検索条件として利用できるとより効果的でしょう。

さらに会社名を選択した際に、会社名に関連づけられた「顧客企業の住所」や「電話番号」などを自動的に申請フォームに反映できるようになり、申請業務の時間短縮につながります。

顧客情報を自動的に反映することで時間短縮につながる

5. ヘルプテキストや入力フォーマットを設定する

「電話番号にハイフンが必要なのかどうか」「住所は都道府県から書く必要があるのかどうか」といったように、フォームに入力する際に迷ってしまったり分からなくなってしまったりすることもありませんか。

ワークフローは社内のさまざまな部門の社員が利用するため、できるだけわかりやすい入力項目にすることが重要です。

意味が伝わりにくい入力項目を使用しないことが一番ですが、利用する場合には以下のことを検討しましょう。
ヘルプテキストを追加する
難しい単語や入力制限がある場合にはヘルプテキストを付与しましょう。ヘルプには記入例やどんな時にその項目を選ぶかを書いておくと理解が深まります。

ヘルプテキストに記載例を書いておくと理解しやすい

申請書サンプルのリンクを追加する
入力フォーマットやヘルプテキストを配置しても、わかりにくいと感じる場合、サンプルを確認できるようにしておくと良いでしょう。
サンプルを見ながら入力することで何を入力すれば良いのか理解が深まります。

記載例を記したページをリンクするとよりわかりやすくなる

終わりに

いかがだったでしょうか?今回はSkyVisualEditorを使ってSalesforceの申請フォームを使いやすくするヒントをご紹介しました。この記事が使いやすい申請フォームを作る際の手助けになれば幸いです。
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