2019.01.15

Salesforce標準機能とmitocoを組み合わせて承認依頼のメール通知を出す方法

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はじめに

こんにちは、製品開発本部の小栗です。

これまでのワークフローの記事ではmitoco自体の機能を多く紹介してきました。

mitocoはSalesforceのプラットフォーム上で動作しているアプリケーションのため、 Salesforceの標準機能と組み合わせることでより便利に使うことができるようになります。

そこで今回は、mitocoのワークフローとSalesforceの標準機能を組み合わせてできることとして、 「承認を依頼されたときのメール通知」について紹介していこうと思います。

利用場面

v6.0からmitocoを表示しているときに承認を依頼されると左側のメニューや通知に承認待ちの申請があることが分かるような仕組みができました。

左側のアプリケーションメニュー

通知

承認することが多いユーザであれば、mitocoを表示していることが多いのですぐに気が付くことができます。

しかし、たまにしか承認することがないユーザの場合、mitocoを表示することが少なく承認依頼があることに気が付かず、承認が遅くなってしまうことがあると思います。

この場合、承認依頼があったことをメールで通知することで気が付きやすくすることができます。

また、メールを中心に作業を行う方も多くいると思います。

この場合も承認依頼をメールで通知することで情報を集約することができます。

できること

下記のようなタイミングで承認者や確認者にメールを送信することができます。

  • 承認を依頼されたとき
  • 回覧された情報の確認を依頼されたとき

送信されるメールのイメージ

設定方法

Salesforceで下記箇所の設定を行う必要があります。

  • Classic メールテンプレート
  • ワークフロールール
  • メールアラート

mitocoでの設定は不要となります。

ここで紹介する設定例は「承認を依頼されたとき」にメールを送信する設定になります。

1.送信したいメールの内容を作成

「Classic メールテンプレート」から送信したいメールの内容を作成します。

mitocoではサンプルとして「Approval request alert (sample)」というテンプレートを用意してあり、このサンプルをコピーして使用することもできます。

メールテンプレート(サンプル)のコピー

2.どんなタイミングでメールを送信するか設定

「ワークフロールール」から送信するタイミングを設定します。

今回は「承認を依頼されたとき」にメールを送信したいため、下記のように状況が「承認待ち」となったとき評価されるような設定を行います。

  • オブジェクト:Actor Instance
  • 評価条件:作成されたとき
  • ルール条件:Actor Instance: Status 次の文字列と一致する Pending

ワークフロールールの設定

3.送信するタイミングとメール受信者、内容の紐付

「ワークフロールール」の「ワークフローアクション」から「メールアラート」を設定します。

メールテンプレートには作成したメールテンプレートを指定し、メール受信者には「関連ユーザ:Actor」を選択します。

メールアラートの設定

4.設定の有効化

最後に作成したワークフロールールを有効化します。

ワークフロールールの有効化

以上の設定を行うことで「承認を依頼されたとき」にSalesforceからメールが送信されるようになります。

「回覧された情報の確認を依頼されたとき」や詳細につきましては下記ユーザマニュアルに記載してありますのでご参照ください。

 ワークフロー管理者マニュアル

おわりに

今回はmitocoとSalesforceの標準機能を組み合わせて使う一例として、承認依頼をメールで通知する方法をご紹介しました。

mitocoでは

など、Salesforceの標準機能と組み合わせることで便利に使えるようになります。

まだmitocoを利用したことがない場合でもトライアルを利用することができますので是非お申込みください。

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