リモートワークのコミュニケーションをより円滑に！mitocoワークフロー新機能

こんにちは、mitocoのCSM（Customer Success Management）担当の小原です。

mitocoV14.0がリリースされ３ヶ月ほどたちました。
mitocoのリリーススケジュールについてかんたんにおさらいすると、年3回のメジャーバージョンアップに合わせ、機能追加やUIの改善をしています。バージョンアップでは、mitocoをご利用いただいているお客様のご要望をベースに常に進化をしています。直近では計16の対応を行いました。

新機能の詳細はこちらからご確認ください。
https://www.terrasky.co.jp/files/mitoco_ReleaseNote_V14.pdf


今回は昨今のリモートワークでは欠かすことができない「ワークフロー」の新機能を３つご紹介します。

1.承認画面でのチャット機能
2.回覧者の表示改善
3.共有指定時のユーザ検索の UI 改善

それではまいりましょう。

上司が部下の申請の内容について「ちょっと確認したい」ということありますよね。
そんな時、申請内容の確認のためにわざわざ別のソフトを立ち上げるのも面倒です。
mitocoV14.0では承認画面に「チャット」タブを追加表示できるようにし、承認画面内でメッセージのやりとりができるようになりました。

「チャット」タブをクリックすると、メッセージ欄が表示され、いつでもメッセージを投稿することができます。「承認・否認」をする前のかんたんな確認にもご利用いただけるので、よりスムーズに申請承認の処理を進められるようになりました。

もちろん、特定の社員に対してのメンションも可能です。メンションを行うには以下の操作をします。

1. メッセージ入力欄の下にあるアイコンをクリックしてメンションリストを開く
2. メンションリストの該当ユーザの名前をクリック

メンションつきでチャットを投稿するとメンションされたユーザに通知が届きます。例えば、申請者が上司に急ぎの対応や承認を促す場合にも利用できますね。

ワークフローのメンションリストに表示できるのは、その時点で承認依頼が回っている承認者と回覧者、および共有で追加されたユーザです。（共有でユーザ追加する方法は後述します）
現在承認・回覧依頼が回っているユーザは、承認履歴画面で確認できます。フロー図では、現在の承認ステップが黄色の枠で表示されます。黄色の枠の先にある承認ステップの承認者と回覧者には承認依頼が回っていないので、メンションを行えません。
承認・回覧依頼が来る前にメンションを行いたい場合は、回覧か共有でユーザを追加します。

ちなみに、mitocoのワークフローには、以前から申請や承認・否認などの処理を行う際にコメントを投稿する機能があります。こちらのコメントは承認履歴に追記され、紙に印刷することもできます。承認履歴に内容が残ることもあり、コメントの編集・削除、またコメントへの追記・返信は行えません。
用途として、チャット機能とは以下のように使い分けていただくことができます。

・申請承認時のコメント機能：次の承認者への申し送り事項を伝える
・チャット機能：申請内容を共有しているメンバー間で確認事項のやり取りを行う

承認画面に「チャット」タブが表示されていない場合、システム管理者による設定が必要になります。Salesforceの設定画面より、クイック検索に「フィード追跡」と入力し「フィード追跡」をクリックし、申請で利用するオブジェクト(「申請データ」オブジェクトの場合「Data」)をクリックして「フィード追跡の有効化」にチェックをし「保存」をクリックします。

特定の申請フォームでチャット機能を利用させたくない場合、申請フォームを作成するオブジェクトを分けることで実現できます。
mitocoには、ワークフロー申請フォーム用に5つのオブジェクト（申請データ～申請データ5）があります。例えば、チャット機能を利用させたくない申請フォームを「申請データ2」オブジェクトに作成し、「Data2」の「フィード追跡の有効化」のチェックを外せば、「チャット」タブを非表示にして利用を制限できます。

社内の承認フローでは、「承認者ではない、経理担当者にも承認状況を確認してもらいたい」ということはよくありますよね。

mitocoV14.0では回覧者の表示を改善し、かんたんに回覧者とコメント・確認状況を一覧で確認できるようになりました。承認履歴画面の上部にある「回覧者を表示」をチェックすると回覧者を一覧に表示できます。

回覧者として追加されたユーザは申請内容の共有だけでなく「確認」ボタンをクリックして処理の完了状況を共有したり、コメントの投稿もできたりします。

このmitocoの回覧機能ですが、以下のように運用いただいているお客様も多いようです。

・見積申請でマネージャ承認後、営業事務ユーザに回覧で共有して正式見積書を作成する
・押印申請で最終決裁承認後、管理部ユーザに回覧で共有し代行して押印できるようにする

回覧者は、システム管理者が指定した申請後と各承認ステップで承認された後のタイミングで追加できるようになっています。申請後に回覧設定をしておけば、申請者と承認者はいつでも手動で回覧者を追加できます。

これまで回覧者の確認状況とコメントを確認するには、承認履歴上の各承認ステップの「回覧者を表示」をクリックして確認する必要がありました。特に複数の承認ステップで回覧を設定している場合、それぞれの承認ステップで確認が必要でした。
mitocoV14.0では、ワンクリックで回覧者も一覧で表示し、かんたんに素早く確認できるようになりました。

「他の社員が申請する際の参考用として、申請書類を見せたい」ということありませんか。

mitocoのワークフローでは申請情報画面の「共有」でユーザを追加することにより、承認や回覧に含まれていない任意のユーザにも申請内容と承認状況を共有することができます。
この「共有」機能ですが、私がCSM活動を行っていますと「ユーザを追加できることを知らなかった」というケースもありますので、まずは手順をご紹介します。

1. 申請情報画面右上にある三点マーク(…)をクリックてください
2. [共有]をクリックするとアクセス権一覧画面が表示されます
3. [共有先を追加する]をクリックすると、ユーザを検索するセクションが表示されるのでユーザを追加します

以前のmitocoではユーザを追加する際、これまで別画面に遷移して該当ユーザを選択する必要がありました。mitocoV14.0では「クイック検索」によって前方一致で名前を入力することで、素早くユーザを追加できるようになりました。

mitocoのワークフローにおいては、「承認画面でのチャット機能」の追加によりリモートワークで離れた環境でもコミュニケーションが取りやすくなり、よりスムーズに申請・承認を進めていただくことができるようになりました。
これからmitocoのワークフローのご利用を検討されているお客様は、オンラインによる個別相談も承っておりますので、ぜひご活用ください。