カレンダーを利用して行動分析をしてみよう

「働き方改革」は去年の流行語でしたが、みなさん改革は進んでおりますでしょうか。
個人的には「IoT」や「AI」といったキーワードでの改革は検討しつつも、まずはできるところから改善していこう、という雰囲気にいったん戻ってきたのが今年のトレンドだったかという気がしています。

さて、できるところから改善するにしても、まず現状分析が必要ですよね。
カレンダーにはさまざまな予定が登録されているため、その予定を集計することでどのような傾向があるかの分析が可能です。
今回はカレンダーに登録された予定の情報から、チーム員が一か月にどんな活動をしていたのかを把握する方法をご紹介したいと思います。

まず分析するためには必要なデータを集約して、蓄積できるようにする必要があります。

カレンダーで予定を登録するときには「予定件名」や「時間」といった情報は必ず入れますが、予定に「どんな内容の予定か」といった情報は付加されていないことがあります。
まずはカレンダーに登録する予定情報に、その予定の種類がどんなものかを登録できるようにしましょう。

Salesforceのカレンダーでは「予定の公開方法」という予定の内容を選択できる項目が標準で備わっていて、mitocoでもその機能が活用できます。
ただ、残念ながら標準のままでは選択肢が「予定あり」「外出中」「空き時間」の３つしかありません。
これではその予定がどのような内容かほとんど把握できませんね。

mitocoにはこの予定の公開方法をカスタマイズする機能があります。

こちらを使ってまとめたい単位で予定の種類を選択肢に加えることで、集計時に傾向分析が可能となります。

さらにカレンダー内にはレイアウトを変更して任意の選択リストを配置することも可能ですので、例えばお客様先訪問の予定を作成し、訪問後の進捗もその予定に追記することで作業状況を集計するなど行動分析に役立てることができます。

予定の内容詳細を登録できるようにしたら、チーム員には必ず予定登録時に選択するよう促し、予定の詳細情報を蓄積していきましょう。
Salesforceのレポート機能を使うと、蓄積された予定を以下のように集計することが可能になります。

集計結果から社内会議が多いようなので「もっとお客様に会いに行く時間を作ろう」といった次のアクションがとれますね！

レポートの作成は上記の内容であればSalesforceが標準で提供しているレポートタイプから容易に作成可能です。
（１）新規レポートから「活動」→「ToDoと行動」を選択
（２）予定の公開方法のカスタマイズで作成した選択リスト項目を列に配置
（３）配置した選択リスト項目で「この項目を行でグループ化」を実行
（４）必要に応じて表示対象や表示期間を検索条件で指定
（５）分析しやすいグラフを追加

今回は予定の種類でグループ化して集計していますが、もちろん予定に登録されている他の予定でグルーピングして集計することも可能です。
例えば「取引先」や「商談」でグルーピングすることで、そのお客様にどのくらいの時間をかけているか、といった分析もできます。

特にマネジメントでは現状の可視化ができることが大変重要ですよね。
分析レポートは常にチェックできるようHome画面へ配置するなど、Salesforceをポータルとして活用することで効率よく状況の把握と次へのアクションに繋げていくことができます。

カレンダーに様々な情報を付与することで、レポートで簡単に現状を可視化でき、非常に便利に分析ができるようになることをご理解いただけたかと思います。
ただし、これらは「適正に運用」されており、多くのデータが蓄積されている必要があります。

ツールとして入力項目を揃えても、入力数が少なければ分析精度が非常に悪いものになり、意味がありません。

精度の高い分析ができるよう、利用ユーザに対して、
- 利用ルール
- 利用することでのメリット
を共有することで、普段からデータの蓄積をしていくことへの意識付けができるかと思います。

ぜひともSalesforce＋mitocoの利用時には活用してみてください。

まだmitocoを利用したことがない場合には無償のトライアル環境をご提供可能です。
以下からお申込みください。