2018.05.17

組織管理を使ってみよう!

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はじめに

秋ですね!読書の秋、スポーツの秋、今年もこの季節

NIPPON IT チャリティ 駅伝に弊社陸上部も参加します。

私、大澤も走ります!

でもやっぱりスポーツのあとの食欲の秋ですかね(・∀・)

これまで掲示板、ToDo、コミュニティー、カレンダーのアプリケーションを紹介しました。

今回は新たに「組織管理」を紹介します。

組織管理ってなにをするの?

組織管理とは組織のロール情報とそのロールに属するユーザを管理する機能です。

組織管理はなにがいいの?

組織変更や人事異動が発生した場合に簡単に変更が行え、組織を視覚的表示するアプリケーションです。
たとえば掲示板のカテゴリでロールの「製品開発部」にのみ表示する掲示があった場合に 人事異動で製品開発部に配属されたユーザを割り当てることでその掲示を参照することが可能になります。
人事異動となったユーザが1人、2人であればいいのですが、大人数になった場合、異動になる当日にロール変更を人数回数分、行わなくてはいけません。
そこで組織管理では人事異動後の組織をあらかじめバージョンとして作成しておき、人事異動日にその組織を反映することができます。

※組織管理は管理者のみが変更できるアプリケーションになっています。 標準ユーザは作成済みのデータを参照することが可能です。

使ってみよう!

組織管理を開くと以下のような真っ白なキャンパス画面となります。

組織を作成するのは2通りの方法があります。

  1. 新規に組織を作成する。

  2. 設定済みロールを取得してから変更または追加する。

    設定済みロールとはSalesforceですでに設定済みのロールです。

今回は設定済みロールを取得してから組織を変更していきます。

手順

    1. はじめに「新規作成」から「設定済みロールを取得」で設定済みロールを取得します。



      既存のロールが表示されましたね!

    2. つぎに、バージョン名を入力します。

      どういったバージョンなのかがあればメモに入力してください。 有効化日時は後ほど説明します。


    3. いよいよ組織変更作業です。

      • ロールを新規作成します。

          • 営業部ロールの下に「パートナー営業」というロールを作成しましょう。
          • 営業部の右上の「+」をクリックすると下に新規ロールが追加されます。


          • 表示ラベルとロール名、ロールに属したいユーザを選択して保存をクリックします。

      • ロールを削除します。

          • 製品Bというロールがなくなるため削除しましょう。
          • 製品Bの右上の「-」をクリックする削除されます。

    4. ロール変更作業が終了したら保存をします。 保存をクリックしても実際に組織には反映されずに、バージョンとして保存します。


    5. 組織反映をする

      選択しているバージョンの組織を「組織反映」ボタンから組織に反映します。 反映には2種類の方法があります。

      • スケジュール反映 有効化日時に設定してある日時に反映処理を行います。

      • 即時反映 即時で反映処理を行います。

        今回はスケジュール反映をしてみましょう。

    6. スケジュール反映をする

        • 先程設定しなかった、有効化日時を入力し保存します。


      • 組織反映からスケジュール反映をクリックし、確認画面もはいを選択します。
      • スケジューリングされましたね!もちろんスケジュール中止も可能です!
    7. 反映されているか確認する。 アプリケーションを再度更新すると反映バージョンの状況が 「有効(スケジュール)」になっています。

おわりに

このように組織を簡単に変更することが可能です。

組織変更や人事異動のまえにあらかじめ作成しておき、指定した時間にスケジュール反映することで業務もスムースに行えますね。

また過去の組織も参照することが可能なため組織図のログとしても活用できます。

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