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法務レビューあるある話
ーーー(社内チャットにて)ーーー
Aさん
「Bさん、お疲れさまです。突然すみません！」
「以前に株式会社〇〇様と締結されたこちらのNDAの契約書についてなのですが、
お客様から『この条文はどうしてこのような変更になったのか』とご質問をいただいてまして…。」
「Salesforce の商談を見る限り、当時おそらくBさんが担当だったと思われるのですが…」
「こちらの経緯って覚えていますでしょうか？」
Bさん
「はい、たしかにその案件、自分が担当してました。」(うっすら記憶にあるような・・・・・)
「…ただ、随分前の話なので…ちょっとすぐには出せないですね…。」
「当時の法務部とのやり取りを探してみますので、少し時間もらえますか？」
Aさん
「すみません、よろしくお願いします。」(Bさん忙しそうなのに申し訳ないな・・・)
ーーー(後ほど、調査中のBさん)ーーーーーー
Bさん
「当時の法務部とのやり取りは、確かメールだったはず。」
「奇跡的にメールは見つけた・・・けど、かなりラリーが続いている・・・遡るの大変だー！」
「うちの会社担当変更多いし、管理方法見直したほうがいいな・・・」
Aさん
「Bさん、お疲れさまです。突然すみません！」
「以前に株式会社〇〇様と締結されたこちらのNDAの契約書についてなのですが、
お客様から『この条文はどうしてこのような変更になったのか』とご質問をいただいてまして…。」
「Salesforce の商談を見る限り、当時おそらくBさんが担当だったと思われるのですが…」
「こちらの経緯って覚えていますでしょうか？」
Bさん
「はい、たしかにその案件、自分が担当してました。」(うっすら記憶にあるような・・・・・)
「…ただ、随分前の話なので…ちょっとすぐには出せないですね…。」
「当時の法務部とのやり取りを探してみますので、少し時間もらえますか？」
Aさん
「すみません、よろしくお願いします。」(Bさん忙しそうなのに申し訳ないな・・・)
ーーー(後ほど、調査中のBさん)ーーーーーー
Bさん
「当時の法務部とのやり取りは、確かメールだったはず。」
「奇跡的にメールは見つけた・・・けど、かなりラリーが続いている・・・遡るの大変だー！」
「うちの会社担当変更多いし、管理方法見直したほうがいいな・・・」
意外と整理されていない「法務レビューの履歴」
さて、少しお話を読んでいただきましたが、みなさまは法務レビューの履歴はどのように管理していますか？
もちろん個人の話、ではなく、企業としての話です。
締結した契約書類自体はきちんと管理している企業様も多いと思いますが、レビューの履歴は意外と管理を見落としがちではないでしょうか。
急に確認が必要になった際も、運良く当時の担当がまだ在籍していて履歴もなんとか見つけられたら確認できるかもしれませんが、当時の担当が退職していた場合、情報を入手することが難しくなってしまいます。
顧客を待たせてしまったり、契約についてきちんと引き継ぎができていないと認識されてしまいかねない上、
企業としても「法務部の判断の証跡」という重要な記録を失ってしまっていると言えます。
(そもそも貴重な業務時間を「過去の履歴を探し回る」というほとんど生産性のない時間に費やすのももったいないですよね。)
「まずいかも・・・」と思った方、改善の余地はあります。
法務レビュー管理の第一歩、その参考になれば幸いです！
もちろん個人の話、ではなく、企業としての話です。
締結した契約書類自体はきちんと管理している企業様も多いと思いますが、レビューの履歴は意外と管理を見落としがちではないでしょうか。
急に確認が必要になった際も、運良く当時の担当がまだ在籍していて履歴もなんとか見つけられたら確認できるかもしれませんが、当時の担当が退職していた場合、情報を入手することが難しくなってしまいます。
顧客を待たせてしまったり、契約についてきちんと引き継ぎができていないと認識されてしまいかねない上、
企業としても「法務部の判断の証跡」という重要な記録を失ってしまっていると言えます。
(そもそも貴重な業務時間を「過去の履歴を探し回る」というほとんど生産性のない時間に費やすのももったいないですよね。)
「まずいかも・・・」と思った方、改善の余地はあります。
法務レビュー管理の第一歩、その参考になれば幸いです！
OLGA for Salesforce が全てを解決
今回紹介するのは「OLGA for Salesforce」 というサービスです。
こちらは、GVA TECH株式会社が提供するリーガルテックサービス「OLGA」がSalesforce と連携したサービスで、2024年11月にリリースされました。
OLGA for Salesforce を使えば、事業部担当者が法務部側に法務レビューの依頼をする際に、取引先や商談などSalesforce上にあるレコードを入口としてOLGAを起動できるようになり、過去のレビュー履歴もそのレコードにどんどん溜まっていくようになります。
こちらは、GVA TECH株式会社が提供するリーガルテックサービス「OLGA」がSalesforce と連携したサービスで、2024年11月にリリースされました。
OLGA for Salesforce を使えば、事業部担当者が法務部側に法務レビューの依頼をする際に、取引先や商談などSalesforce上にあるレコードを入口としてOLGAを起動できるようになり、過去のレビュー履歴もそのレコードにどんどん溜まっていくようになります。
Salesforceのレコードに紐づいて過去の契約レビューのデータが残ります
おすすめポイント
繰り返しになりますが、Salesforce の取引先や商談レコードにレビュー履歴が残っていく点が非常に強力です。OLGA for Salesforce のライセンスを持っていれば誰が見てもそこに過去のレビュー情報があるという状態にすることができます。
また、基盤のシステムであるOLGA自体が非常に優秀というのもポイントです。
特に法務担当者にとって嬉しいのが、過去のレビュー履歴に基づいて自社の基準を理解し、レビュー対象の契約書内でリスクがありそうな箇所を教えてくれたり、過去にあった類似案件をピックアップしてくれたりと、AIを絡めて法務レビューの質を上げ、スピードを加速させる機能が取り揃えられています。
また、基盤のシステムであるOLGA自体が非常に優秀というのもポイントです。
特に法務担当者にとって嬉しいのが、過去のレビュー履歴に基づいて自社の基準を理解し、レビュー対象の契約書内でリスクがありそうな箇所を教えてくれたり、過去にあった類似案件をピックアップしてくれたりと、AIを絡めて法務レビューの質を上げ、スピードを加速させる機能が取り揃えられています。
レビュー依頼イメージ
OLGA内でのレビューイメージ
mitoco 申請とクラウドサイン for Salesforce で完全体に！
察しの良い方はお気づきかもしれませんが、OLGA for Salesforce は、弊社テラスカイが提供する mitoco や クラウドサイン for Salesforce と組み合わせることでより効果を発揮します。
mitocoは申請・承認業務(ワークフロー)に対応していますので、レビュー後に顧客との合意が済んだ契約書類を社内の承認申請に回すことができ、承認が済んだら顧客へクラウドサイン for Salesforce を通して顧客へ電子送付・契約締結まで行うことができます。
そのため、法務レビュー業務に関するほとんど全ての情報を Salesforce の上で統一・共有させる仕組みを実現できます。
入口が一つにまとまっているだけで、ユーザーはとにかく取引先や商談を見に行けば情報があるという状態になります！
mitocoは申請・承認業務(ワークフロー)に対応していますので、レビュー後に顧客との合意が済んだ契約書類を社内の承認申請に回すことができ、承認が済んだら顧客へクラウドサイン for Salesforce を通して顧客へ電子送付・契約締結まで行うことができます。
そのため、法務レビュー業務に関するほとんど全ての情報を Salesforce の上で統一・共有させる仕組みを実現できます。
入口が一つにまとまっているだけで、ユーザーはとにかく取引先や商談を見に行けば情報があるという状態になります！
興味はある、でもどうすれば？
以下のフォームからお問い合わせいただければと思います。
GVA TECH社の担当者をご紹介させていただきます。
テラスカイ お問い合わせフォーム
法務レビューの管理については今回ご紹介させていただいた方法が、全ての企業様にとってベストではないと思いますが、本記事が“レビュー履歴の管理”の重要性についての気づきになっていましたら嬉しく思います。
ここまで読んでいただきありがとうございました！
GVA TECH社の担当者をご紹介させていただきます。
テラスカイ お問い合わせフォーム
法務レビューの管理については今回ご紹介させていただいた方法が、全ての企業様にとってベストではないと思いますが、本記事が“レビュー履歴の管理”の重要性についての気づきになっていましたら嬉しく思います。
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