2021.08.20

CI統括本部の最後の砦?事務さんの仕事内容や、効率化できたワケを聞いてみた

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営業事務、一般事務、医療事務、貿易事務…
事務のお仕事にはさまざまな種類がありますが、「エンジニア部隊の事務」という仕事は耳慣れないのではないでしょうか。

テラスカイのエンジニアでも、「事務さんって何をしているんだろう?」と疑問に思う人は多いはず。
そこで今回は、テラスカイで1番人数が多いクラウドインテグレーション統括本部(以下、CI統括本部)の事務を担っているお2人にインタビューをしてみました!
仕事内容、やりがい、テラスカイのエンジニアに対する印象など、たっぷり語ってもらっています。

ザ・マルチタスク!1日がかりだった仕事が半日で終わるワケは


ーまずは、お2人の仕事内容を教えてください。

渡邉さん:
資料作成とデータの取りまとめ、エンジニアさんからの問い合わせ対応がメインです。

松橋さん:
毎日なにかしらの資料を作っています。
プロジェクト毎の作業工数を集計したり、有償稼働率(お客様から費用をいただいて進める活動が、勤務時間のうちどのぐらいの割合を占めているか)の推移をレポートしたり。
週次で行われる進捗会議の前には、30件以上のプロジェクトの報告書をまとめる作業も行っています。
各チームのマネージャーから資料を受け取って、会議が始まるまでの間に仕上げなくてはいけないので、時間との勝負です(笑)

渡邉さん:
エンジニアさんの問い合わせ対応では、「プロジェクトの契約状況を知りたい」「会社の設備について教えてほしい」といった質問にお答えしています。
他部署との橋渡しをすることも多いです。この前は、トレーニング担当から「こういう研修をやりたいので、マネージャー陣に共有してほしい」という依頼がありました。

松橋さん:
問い合わせはいつ来るか分からないので、メール、チャット、Excelを常に開いて、定期的にチェックしています。

渡邉さん:
資料を作ったりデータをまとめたりしながら、質問が来たら随時対応して…というのを繰り返しているうちに1日が終わっていますね。

ーマルチタスクですね…!毎日違う資料を作るとなると、けっこう大変じゃないですか?

渡邉さん:
入社したての頃は、ぜんぜん仕事が終わらなかったんです。

松橋さん:
2人がかりでやっても終わらなくて、大変でした(苦笑)

渡邉さん:
待っている人がいるからプレッシャーも感じてしまって。
でも最近は14時ぐらいには資料作成が終わって、他の作業に移れるようになりました。

ーそれはよかったですね!何か変化があったんですかね?

渡邉さん:
部長さんやプロジェクト推進チーム(業務を円滑に進めるため、ルールの整備や各種サポートをするチーム)のみなさんが仕組みを変えてくれたんです。

松橋さん:
たとえば、要員計画(どのプロジェクトに何人アサインするかなど、人員配置に関する計画)を各チームからExcelで集めて、データローダでSalesforceに流し込むという作業。

渡邉さん:
Excelが十何個もあって集計が大変だったのですが、本部長の横山さんがスプレッドシートの仕組みを作ってくれて、環境がガラっと変わりました。集計が自動でできるように加工もしてくれたので、大助かりです。

松橋さん:
さらにプロジェクト推進チームの方がバッチを開発してくれたおかげで、Salesforceへの取り込みも楽になりました。
3~4時間かかっていた作業が、今では2時間もかからずに終わっています。
本来はエンジニアのみなさんをサポートする立場なのに、私たちがサポートしてもらっています。

リモートでの仕事スタイルやエンジニアさんの印象について


ー嬉しいことや、やりがいについて教えてください。

渡邉さん:
エンジニアのみなさんが「分からないことがあっても、事務さんに聞いておけば大丈夫」と思ってくれているのが嬉しいですね。
私たちがCI統括本部の最後の砦、というか。
上司である統括本部長の今岡さんも「とりあえず事務に聞いてみよう」って言ってくれますし、信頼されているなと感じます。

松橋さん:
日によって問い合わせの量はまちまちです。
問い合わせが多いからといって、資料提出の期限は変わらない。
締めきりに追われている感覚になったり、焦るときもあるんです。
それでも、依頼に応えて、「ありがとう!」と言われると嬉しいですね。

ー事務職ってリモートだとやりづらい印象があるのですが、お2人は在宅勤務がメインですよね。業務に影響はありましたか?

渡邉さん:
口頭ですぐに相談ができない分、松橋さんとのチャットは増えました。
一方で作業が中断されることが減ったので、前より集中しやすい環境ができました。
なので、前よりも資料作成が捗っています(笑)

ーさきほど上司(今岡さん)の話が出ましたが、コミュニケーションはどうしていますか?

松橋さん:
在宅勤務制度がスタートしてから、今岡さんが週次MTGを設定してくれたんです。

渡邉さん:
出社していた頃よりも、今岡さんとのコミュニケーションは増えた気がします。

松橋さん:
仕事の話はもちろん、雑談もします。最近はけっこう雑談が多いような…(笑)

ー雑談も大事ですよね。ちなみに、お2人から見てCI統括本部のエンジニアさんってどんなイメージですか?

松橋さん:
関わるのはマネージャー以上の方が多いですが、みなさん穏やかで優しい印象です。
質問にも丁寧に回答してくれるので、ちょっとしたことも聞きやすいですね。

渡邉さん:
前職と比べて、家族との時間を大事にしている方が多い気がします。
日常会話の中でお子さんや奥さんの話がすらっと出てくるんですよ。
「帰りに〇〇を買ってかなきゃ」とか「しまった、お米を炊いてくるの忘れた…!」みたいな話を聞くと、仕事も家庭も両立されているんだなと思います。

向いているのは「責任感があって、周りを頼りながら進めていける人」


ーこの仕事は、どんな人に向いていると思いますか?

渡邉さん:
粘り強い人、だと思います。
集計結果について、「なんでこういう結果になったのか?」と質問されることも多いので、そういう部分を粘り強く確認・計算できる必要があります。

松橋さん:
私たちはエンジニアさんの実績を集計して、結果をお渡しする立場です。
そこで、「どうして?」と聞かれたときにちゃんと順を追って調べて、しかるべき人に質問をして、原因にたどり着かないといけない。
そういう意味では、最後まで面倒を見れる人、ちゃんと向き合おうと思える人がいいと思います。

ー「私はただ集計しただけなんで、この数字になった経緯は知りません」と突き返してしまったら、相手が困りますもんね。最後まで責任を持って追いかけられることが大事、と…!

松橋さん:
自分1人では解決できないことが多いので、「困ったときにすぐ相談できること」も大事ですね。
私自身、テラスカイに入って変わったなと思うんです。
もともとは困ると1人で追いかけてしまうタイプでしたが、今では、「この数字は管理部に聞こう」「契約のことは営業事務に聞こう」「この件は渡邉さんに聞こう」など、1人で立ち往生せずに質問できるようになりました。

渡邉さん:
人と会話が好きな人、というのも挙げたいです。

松橋さん:
たしかに!それも大事ですね。

ーふむふむ。渡邉さんご自身がそういうタイプなんですか?

渡邉さん:
いえ、実は仕事上の会話以外はあんまり…(笑)
前職では営業をしていたこともあって、契約やお金が発生すること以外はあんまり得意じゃなかったんです。
でも、テラスカイに来てから「こうやって話をするとうまく伝わるんだな」というお手本が見つかって。
松橋さんのことなんですけれども。

松橋さん:
えっ!(笑)

渡邉さん:
いや、本当に助かってるんですよ。
一緒に仕事をしていく中で、「このタイミングで話しかけるといいのか!」「こういう風に言えばいいんだな」というのが少しずつ分かってきた気がします。

ーなるほど。粘り強く最後まで責任を持って追いかけられる人、困ったときにちゃんと相談できる人、そして、人との会話が好きな人、ですね。

■編集後記
淡々と同じ作業を続けるイメージが先行しがちな事務職ですが、
・部署全体の動きを自分ごととして捉える主体性
・周りと協力しながら進めるコミュニケーション能力
など、多くのことが求められる仕事なんだなと感じました。

テラスカイのみなさんは、ぜひこの記事をきっかけに事務さんに話しかけてみてください!

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