2021.01.19

mitoco トライアルで必ず試したい5つのポイントとは?

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mitoco Trial

mitoco Trial

mitocoのホームページがリニューアルされ、デモデータ入りのmitocoのかんたんトライアルが追加されました。このデモデータ入りの「かんたんトライアル」には、最初から顧客データやスケジュールが登録されているので気軽にmitocoを試せます。

今回はmitocoの「かんたんトライアル」を利用して必ず試していただきたいポイントを5つ紹介します。

それではまいりましょう。

* これから説明する内容は2021年1月時点の「かんたんトライアル」を前提にお話します。かんたんトライアルで作成されたSalesforceにログインすると画面右上に「デモデータ作成」ボタンが表示されますのでクリックしてデモデータを作成しておいてくださいね。

1. 顧客情報と営業活動をまとめて管理する

「A社へいつ次の提案をするのか」
「B社にはいつ見積もりを出したのか」

このように、顧客情報とあわせて、営業の活動内容もいっしょに管理したいという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

mitocoは、顧客情報や営業活動、商談などを管理できるSalesforceのプラットフォームを利用しています。そのため、スケジュールやタスクと顧客情報を一元管理できます。

「ホーム画面」の右下の「mitoco My Calendar」を見てください。いくつかの予定をクリックして確認すると関連先(顧客と関連している情報)に顧客名が記載されている予定が見つかるかと思います。

mitoco My Calendarをクリックして予定を表示する

関連先が設定されている予定を見つけ、青くリンク表示されている会社名をクリックしてください。クリックすると顧客(取引先)画面が表示され、詳細な情報を確認できます。

mitoco My Calendarから取引先を表示したところ

取引先の画面右下「活動」を見ると、取引先に関係する予定が表示されていることが分かります。

取引先情報とともに活動やカレンダーが表示される

このようにスケジュールを顧客の情報と関連づけることで、顧客に対して行った活動内容が見えるため、次にとるべきアクションを検討できます。

2. チームの活動状況を確認する

チームのマネージャーであれば、顧客向けにメンバーがどれくらい活動をしているのか気になりませんか?
画面のタブに表示されている「マネジメントダッシュボード」をクリックして、メンバーの活動を見てみましょう。

マネジメントダッシュボードをクリック

マネジメントダッシュボードでは

- 月ごとの取引先に関連するメンバーの活動
- 注力中の取引先
- 今月の交通費精算がある担当者
- 担当者別の営業活動の種類
- 今後の顧客向け活動数
- 地域別の取引先の種類

といった情報の確認ができます。

マネジメントダッシュボード

試しにダッシュボードの右上にある「今月、交通費精算がある担当者」のレポートで担当者のグラフをクリックして、情報を細かく見てみましょう。表示されたレポートを見ると交通費の精算が終わっていない取引先への訪問が分かります。

表示されているグラフやレポートは、自由に切り口を変えてダッシュボード化することが可能です。担当者の活動状況が一目で分かるため、業務のボトルネックの解消や適正な業務の割り振りに役立つでしょう。

担当者別に交通費精算を確認する

担当者ごとに交通費精算の内訳を表示した

3. ホーム画面をカスタマイズして使いやすくする

毎日利用するサービスであれば、自社で利用しやすいようにカスタマイズして業務効率を上げたいですよね。次は、ホーム画面をカスタマイズしてみましょう。

画面左上の「ホーム」タブをクリックしてホーム画面を表示してください。ホーム画面が表示されたら、右上の歯車ボタンを押して「編集ページ」をクリックします。

ホーム画面を編集する

編集ページが表示されたら画面右上の「今後の顧客向け活動数」を別のレポートに変更してみましょう。「今後の顧客向け活動数」をクリックして編集メニューを表示します。「レポート」と書かれている項目に「今後の顧客向け活動数」が表示されていますのでクリックして別のメニューに変更します。

表示されているレポートを変更する

ここでは「ToDo:私の残タスク」を表示するようにしてみました。

ToDo:私の残タスクレポートに変更したところ

さらに画面左側のコンポーネント*欄からリンク集が作成できる「リッチテキスト」をドラッグアンドドロップして、mitocoのユーザーガイドへのリンクを表示してみましょう。

* コンポーネントとは、Salesforceの画面をカスタマイズできる部品のことです。

リッチテキストの配置

リッチテキストを配置し、mitocoユーザーガイドとテキストを入力します。次にテキスト入力後、Linkをクリックし、mitocoユーザーガイドページのURL「https://doc.terrasky.com/display/MTCUG/mitoco+User+Guide+Home」
を貼り付けます。

リッチテキストに文字を入力後、LINKを作成する

一通り設定が終わりましたので、画面右上の、保存をクリックして保存します。
その後、ホーム画面に戻ると右上に「mitocoユーザーガイド」の文字が表示され、クリックするとユーザーガイドのページへ遷移します。

カスタマイズしたホーム画面

このようにmitocoのホーム画面は、さまざまなコンポーネントと組み合わせることで、自社の要件に合わせたカスタマイズができます。

4. 他の社員の空き予定を自動で調べて予定を作成する

会議のスケジュールを決める際、社員の空き時間を調べながら予定を入れることありますよね。そんなとき

「多くの人の予定が空いているのに、一人の予定が合わずになかなか会議が設定できない。」
「社員の予定を押さえることができたが会議室がなかなか見つからない。」

といったことはないでしょうか。mitocoにはそういった問題を一瞬で解決する機能があります。さっそく以下の手順を試してみましょう。

1.    メニューの「カレンダー」をクリック
2.    表示された画面で「週」ボタンをクリック
3.    左上の「ビューを選択する」をクリックして、「営業部」を選択
4.   「予定を調整」をクリック

他の社員の空き予定を自動で調べる

表示された画面で次の操作を行います。

5.    「表示中の全ユーザ/施設を追加」をクリック
6.    「施設」の横の検索ボタンをクリックして会議室を追加
7.    「空いている時間を探す」をクリック
8.    「予定を作成」をクリック

空き予定から自動で予定を作成する

最後に表示された画面で、会議の内容を入力すれば社員と施設の予定を押さえることができます。社員の空いている時間を一人ひとり調べずに予定を作成できるため、大変便利です。
このようにmitocoには、社内の業務を円滑にする機能がそろっています。

5. モバイルアプリでもスムーズに動くことを確認する

現代のビジネス環境において、場所に関係なく業務データにアクセスできることは重要でしょう。グループウェアを選ぶ際、見逃しがちなのがモバイルの使い勝手です。mitocoは掲示板、ワークフロー、カレンダー、ToDo(タスク管理)、トーク(チャット)といった5つのモバイル専用アプリケーションがあります。

iPhoneであれば、さきほどの4で紹介した「他の社員の空き予定を自動で調べて予定を作成する機能」を利用できます。移動中であっても、スムーズなスケジュール調整が可能です。

mitocoカレンダーにて空き時間を検索しているところ

* mitocoのトライアルでモバイルアプリのご利用するためには別途、有効化が必要です。ご利用開始にはサインアップ時に送られてくる「mitocoかんたんトライアル 申し込み完了のお知らせ」のメールに返信をお願いします。

最後に

今回は、mitocoのトライアルで必ず試していただきたい5つのポイントをご紹介しました。もちろんmitocoにはタスク共有ができるToDoや、日本の商習慣に対応できる高機能なワークフローなど他にも、たくさんの機能があります。

他の機能を試す場合には、mitocoブログも見てくださいね。
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