mitoco ワークフローv5.0新機能のご紹介

はじめに

こんにちは、ビジネスアプリケーション開発部の小栗です。

mitocoは5月から6月にかけて3つのバージョンをリリースしました。（リリース内容の詳細は更新履歴をご確認ください）

• 5月18日にVer 5.0.0
• 5月25日にVer 5.1.0
• 6月15日にVer 5.2.0

今回は、5月中旬にリリースしましたVer 5.0.0からワークフローの回覧機能についてご紹介します。

回覧機能の利用シーン

社内の承認フローを検討していると、下記のようなことを実現したいと思うことはないでしょうか。

• この承認フローには関係ないけど、チームリーダーには申請を出したことを共有しておきたい
• この企画申請であれば、有識者のあの人にも目を通して欲しい

回覧機能はこのような承認者ではないけど見て欲しいというシーンで威力を発揮する機能となります。

この「回覧」は「承認」とは異なり、回覧を確認しなくても次の承認ステップに遷移することができ、承認フローに影響を与えません。

また、承認プロセスの設定次第では、任意のステップで任意のユーザを回覧者として指定できるため、柔軟な運用が可能となります。

回覧機能の使い方

• この承認フローには関係ないけど、チームリーダーには申請を出したことを共有しておきたい

を例に回覧機能の使い方について説明していきます。

申請の種類は「購入申請」で、承認フローは下図のようなフローを想定しています。

それでは、回覧機能の設定方法から、申請者/チームリーダー/マネージャがどのように利用するかまでを順番に説明していきます。

まずは回覧機能の設定方法についてです。

回覧機能の設定方法

承認プロセス管理者は承認プロセスのバージョン作成時に、どのタイミングで回覧を許可するか設定をする必要があります。

設定できるタイミングは「申請時」と「ステップ承認時」となります。

承認プロセスの準備ができましたので、実際に申請者として申請をしていきます。

申請者

申請者はちゃんと申請を出したことをチームリーダーに伝えるため、申請時に回覧者としてチームリーダーを指定します。

共有だけであればトークで連絡することもできますが、回覧機能を使うことによりワークフロー内で完結でき、後述するようにチームリーダーが申請内容を確認したかどうかの状況も確認できるようになります。

チームリーダー

回覧を依頼されたチームリーダーは、mitocoの通知から回覧依頼があったことに気が付くことができます。

回覧された申請内容の確認時にコメントを入力することもできるため、簡単な内容であれば補足することができます。

画像では申請内容に誤りはないがマネージャが判断しやすいように、コメント欄に補足情報を入力しています。

マネージャ

マネージャは処理待ち一覧から承認依頼された申請を確認します。

この時、承認履歴から回覧状況を確認することができ、チームリーダーが補足したコメントも確認することができます。

補足コメントを読むことで不要なコミュニケーションを発生させず承認までをスムーズにすることができます。

また、承認する必要のないステップであれば回覧とすることで承認済みとなるまでの時間短縮につなげることも可能となります。

おわりに

今回は回覧機能をご紹介しました。

mitocoのワークフローでは、お客様の様々なご要望にお応えするため、回覧機能だけでなく他の機能もどんどんアップデートしていく予定です。

ご興味を持たれた方は、是非、mitoco製品トライアルからご連絡ください。