2018.05.08

mitocoの文書管理で整理整頓

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こんにちは、製品開発部の高杉です。
気が付けば、2017年も残り1カ月程となりました。
年末には部屋を大掃除し、整理整頓された状態で新年を迎えたいと考えている方がいるのではないでしょうか。
中には、PCなどデジタルな世界でも整理整頓をしよう!という方もいるかと思います。
mitocoでは、そんな整理整頓に役立つ機能を3.2.0でリリースしていますので、文書管理から2つご紹介します。

リッチテキストの添付ファイルの検索

文書管理では、ファイルの保存だけでなくリッチテキストを作成し、そこにファイルを添付することができます。
例えばですが、補足説明をリッチテキストに記載し、確認して欲しいファイルを添付するような使い方ができます。
今までは、この添付ファイルを直接検索することができませんでしたが、3.2.0から添付ファイル名や、添付ファイルの中の文字も検索ができるようになりました。
使い方は簡単です。

① 検索項目に「全て(コンテンツを含む)」を指定します。
② キーワードに検索したい文字を入力します。例では”秘密”を入力しています。
③ スコープに「選択したフォルダ」または「選択したフォルダの下すべて」を指定します。例では、”選択したフォルダの下すべて”を指定します。
④ 選択対象となるライブラリ、もしくはフォルダを選択します。例では、"その他"のライブラリを指定します。

これらを設定した後、「検索」ボタンを押すと、結果が以下の画像の様に表示されます。

この結果には、2つのファイルが表示されており、1つは直接アップロードされたファイルがファイル名で検索されています。
もう一つは、リッチテキストに添付されたファイルが表示されています。添付されたファイルの場合、一番右の項目に添付元のリッチテキスト名も表示され、これをダブルクリックするとリッチテキストが表示できます。
ファイル名をダブルクリックすると、ファイルの内容が下記画像の通り、プレビューが表示できます。

検索結果には、どこにも"秘密"という言葉が見当たりませんでしたが、添付ファイルの中身に"秘密"という言葉があるため、検索されました。
今まではファイル整理をしたいけれども、添付したファイルが探せないから整理できない!!となりますが、今後、そのようなことはありません。

ドラッグ&ドロップによるフォルダ移動

文書管理では、ファイルをフォルダに入れることで整理ができますが、もちろんフォルダの中にフォルダを作成することができます。
今回、このフォルダをドラッグ&ドロップの操作で別のライブラリやフォルダへ移動ができるようになりました。

説明不要のお馴染みの操作ですね。
mitocoの文書管理上で作成されたフォルダを整理整頓したい場合に便利な機能です。

最後に

今回は、文書管理の機能を紹介しました。 この機能は、最新版のmitocoでご利用いただけますので、是非、mitocoをお試しください。

現在は、次期バージョンのリリースに向け、誠意開発を進めております。 次期バージョンでは、全体的な改善や文書管理以外のアプリケーションにも新機能を追加しておりますので、今後もご期待ください。

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