業務効率化を効果的に進めるには？おすすめの方法やツールを紹介

働き方改革が進む昨今「もっと業務を効率化したい」「会社から業務を効率化するように言われているが、どうすればよいか困っている」という方もいらっしゃるでしょう。業務効率化を進めるには、どうすればよいのでしょうか。
今回は、「業務効率化」について、メリットやおすすめの方法・ツールなどを紹介します。

業務効率化とは、業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」　を削減し、業務の効果を高めることです。業務効率化と似た言葉に、「生産性向上」があります。生産性とは、「どのくらいのリソース（労働力や予算など）を投下して、どのくらい成果が得られたか」を表したものです。生産性を向上させるには「研修や教育によって従業員のスキルを高める」「付加価値の高い製品を開発する」といった方法がありますが、業務効率化も生産性を向上するための手段の1つと言えるでしょう。

業務効率化が求められる背景には、「労働力不足」や「グローバル競争」といったものがあります。少子高齢化による労働力不足が進めば、従業員一人ひとりが効率を高め、短時間で多くの業務ができるようになることが必要です。また、日本は外国に比べて生産性が低いという調査結果があります。海外の企業に負けないように競争力を高めるためにも、生産性の向上や業務効率化が欠かせません。

業務効率化によって、同じ業務をより短い時間でこなすことができます。業務量や残業が削減され、次のようなメリットが生まれます。

＜ワークライフバランスの実現＞
残業時間が減ればプライベートな時間を十分に確保できるため、家族と過ごしたり自己研鑽に励んだりするなど、従業員のワークライフバランスの実現につながるでしょう。

＜離職率の低下や採用力の強化＞
残業が多ければ、退職者が増える恐れがあります。業務効率化により業務量や残業を減らすことができれば、離職率の低下につながるでしょう。
また、残業がない（少ない）職場は、求職者にとって魅力的に見えますので、採用数の増加も見込めるでしょう。

＜コスト削減＞
残業を減らすことができれば、残業代はもちろんオフィスの光熱費の削減にもつながります。また、書類のやりとりを郵送やFAXではなくメールやチャットで行うようにすれば、郵送費や通信費の削減も可能です。

＜コア業務への集中＞
1日忙しく働いていたのに、「重要な仕事がぜんぜん進んでいない」という経験はありませんか。業務効率化によってムダな業務を削減できれば、コア業務に集中することができます。例えば、ムダな事務作業を削減することで、営業部門であれば顧客訪問を増やす、人事部門であれば採用活動に注力するといったことが可能になるでしょう。

このようにさまざまなメリットがある業務効率化ですが、業務効率化を進める方法には以下のようなものがあります。

＜自動化する＞
ツールを導入することによって、業務の自動化が可能です。例えば、営業支援システム（SFA）を導入すれば、顧客毎の受注金額や見込み金額を自動で算出したり、顧客名や金額が印字された見積書を出力したりすることができるため、手作業を減らし業務の効率化につながります。

＜分業する＞
営業部門の場合、「顧客へのアポ取り」「顧客訪問」「契約書の締結」などのように、さまざまな業務があります。もし、アポ取りが得意な従業員がアポ取りに集中して取り組めば、アポ取りのスキルやスピードの向上が見込まれます。このように、分業によって従業員が得意とする業務に取り組めるようすれば、業務効率化につながるでしょう。

＜情報共有をする＞
情報共有も業務効率化に効果的です。「毎週のレポート作成」「毎月の請求業務」のように、定型的な業務はマニュアルを作成し、だれでもできるように標準化するとよいでしょう。また、タスク管理を行い、チーム内のタスクを見える化すれば、「手間のかかっているAさんのタスクをBさんに手伝ってもらう」といったように、リソースを適切に配分して業務を効率的に進められます。さらに、従業員が急に休んだ際のリスクヘッジにもなります。

＜ペーパーレス化する＞
ペーパーレス化も業務効率化に有効です。書類が電子化されていれば、検索することですぐに目当ての書類を見つけられます。また、書類の印刷・保管といった手間やコストを削減できます。テレワークをしていても、書類のために出社する必要がありません。

＜アウトソーシングをする＞
アウトソーシングできるものには、「経理業務」「営業業務（アポ取りや顧客訪問）」「webサイトの制作や保守」など、さまざま業務があります。費用は発生しますが、自社に合ったアウトソーシングで事務的な業務をまとめて外部に依頼できれば、業務効率化につながるでしょう。

＜やらないことを決める＞
「メールやチャットで共有すれば済むのにわざわざ情報共有会議を開いている」「毎月報告書を作成しているが活用されていない」といった経験はありませんか。
業務のムダをなくし、やるべきことに集中できるようにすることも、業務効率化には重要です。上司や関係者と協議し、「◯◯については廃止する」「▢▢についてはアウトソーシングする」といった対応方法を決めていくとよいでしょう。

では、業務効率化はどのような順で進めるとよいのでしょうか。ここでは、おすすめの手順をご紹介します。

＜1.業務の現状を把握する＞
まずは、「どんな業務に手間や時間がかかっているか」を洗い出します。「作業の手順」や「発生する頻度」なども、あわせて確認しましょう。

＜2.どの業務を効率化するか決める＞
洗い出した業務のうち、どの業務を効率化するかを決めましょう。「発生頻度が多い業務」「マニュアル化や分業ができそうな業務」などから着手することがおすすめです。

＜3.新たな手法を試す＞
どの業務を効率化するか決まったら、新たな手法を試してみます。「マニュアルを作成する」「ツールをテスト導入する」など、業務にあわせて試してみることをおすすめします。「社内で行うには手間がかかりすぎる」という業務については、アウトソーシングも検討してみましょう。

＜4.効果検証をする＞
新たな手法を試したら、どのくらい業務の手間や時間が削減されたか、検証します。また、新たな手法によって「精度が落ちてないか」「余計な業務が発生していないか」といったことも確認しておきましょう。

ツールを活用すれば、業務効率化をスムーズに進められます。
すでに紹介したSFA以外にもさまざまなツールがありますので、一部をご紹介します。

＜ビジネスチャット＞
業務で使えるチャットツールです。テキストはもちろん、絵文字やスタンプを送ることができるため、スピーディーにコミュニケーションができます。

＜オンラインストレージ＞
クラウド上でファイルを管理できるツールです。ペーパーレス化した書類をオンラインストレージに格納すれば、どこからでも閲覧できるため業務がスムーズに進められます。

＜掲示板＞
社内で情報共有ができるツールです。ツールによっては既読・未読を判別できるものがあり、情報を効率的に伝達できます。

＜タスク管理ツール＞
タスクを見える化し、管理できるツールです。個人のタスクだけでなく、チームのタスクを管理できるものがあります。

＜ワークフロー＞
承認・申請業務を電子化できるツールです。テレワークをしていても、「ハンコのための出社」を減らすことができます。

＜電子契約＞
契約業務を電子化できるツールです。SFAと連携できるものもあります。

業務効率化を始める方におすすめなのが、テラスカイが提供するクラウド型のグループウェア「mitoco」です。mitocoには、以下のような特長があります。
・チャット、掲示板、ワークフロー、ToDo（タスク管理）、文書管理（オンラインストレージ）など業務効率化に役立つ機能を搭載
・電子契約システム（クラウドサイン）とも連携できるため、社内外のペーパーレス化を促進
・モバイルにも対応しているため、外出先や移動先でも業務が可能
・大手の企業で利用されているSalesforce上で稼働しており、世界最高水準のセキュリティレベル

また、mitocoは以下のように活用されています。

業務効率化を進めるには、ツールの活用が有効です。無料トライアルも可能ですので、業務効率化に向けてぜひmitocoをお試しいただけますと幸いです。