2021.10.26

スケジュール管理を効率よくこなすコツとは?ツールの選び方も解説!

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仕事をするうえでスケジュール管理は必要不可欠です。
うまく管理ができていないと、会議のダブルブッキングや抜け漏れといったトラブルが起きてしまうことも…
できるだけ効率よく、そして漏れなく、スケジュール管理を進めたいですよね。
そこで今回は、スケジュール管理を効率よくこなすコツと、ツールの選び方をご紹介します。

目次

スケジュール管理とは

「スケジュール管理」という言葉は、主に2つの意味で使われています。
・予定の管理
 決められた日時に実行される予定(会議など)を正しく把握・管理すること
・タスクの管理
 決められた期日までに仕事を完了させるため、作業を細かく区切って管理すること

スムーズに仕事をこなすためには、予定とタスク、どちらもしっかり管理することが重要です。
本ブログでは、「予定の管理」にフォーカスを当てて、日々の予定を効率よく管理するコツをご紹介します。

☆タスクの管理について詳しく知りたい方は、こちらのブログをご覧ください。

スケジュール管理のコツ4選

この章では、スケジュールを効率よく管理するためのコツを4つお伝えします。

①スケジュールが決まった時に、付随する作業はまとめて実行する
予定の登録、会議室の確保、関係者への連絡など…
これらの作業は、会議が決まった時にまとめて片付けてしまうことをおすすめします。
後回しにしていると作業が漏れる可能性がありますし、思い出しながら作業をするのも効率的ではありません。
議題の収集や資料の提出依頼など、会議が近づいてからでないと実施できない作業は、todo管理ツールなどに登録して、対応漏れを防ぎましょう。

②予定を詰め込みすぎない
会議続きで疲れてしまって、その後もなかなか作業が進まない…という経験はありませんか。
予定を詰め込みすぎると、どうしても効率が落ちてしまいます。
「人が集中できる時間は最長でも5時間」という研究結果もあるそうですよ。
自由に作業できる時間がないと、トラブルや割り込みの依頼にも柔軟に対応できません。
状況によっては難しいと思いますが、できるだけ予定は詰め込みすぎないようにしましょう。

③集中して作業したい時間をブロックする
予定を詰め込んでしまうと、「自分の作業時間が取れず、期日までにタスクが終えられない」というデメリットも発生します。
例えば「どうしてもこの日の午前中に作業したい」というタスクがある場合は、午前中のスケジュールをブロックしておくと良いでしょう。

④通知をうまく使いこなす
スケジュール管理ツールでは、あらかじめ決まった時刻に会議のリマインドをしてくれます。
「開始時刻の何分前に通知するか」を選べるツールが多いので、会議によって通知する時間を使い分けると良いでしょう。
私がスケジュールを登録する際は、以下のように設定しています。
・会議室に移動する場合や、お客様との打ち合わせなど準備が必要な会議
 →10分前に通知
・URLをクリックするだけで参加が完了する、社内のオンライン会議
 →5分前に通知

スケジュール管理ツールを使うメリット

効率よくスケジュールを管理するためには、手帳やノートではなく、スマートフォンやパソコンで操作できるスケジュール管理ツールがおすすめです。
スケジュール管理ツールのメリットは、次の通りです。

①「いつでも、どこでも」スケジュールを管理できて、効率化につながる
例えば電車内でお客様から日程調整のメールが来た時、鞄から手帳とペンを取り出してスケジュールを書き込むのは大変かもしれません。
モバイルにも対応しているスケジュール管理ツールならば、メールを見ているスマートフォン上ですぐにスケジュールの調整ができます。
さらにクラウドサービスであれば、その内容がパソコンにも自動的に同期されます。

②スケジュールをチームで共有すれば、予定調整の手間を削減できる
手帳やノート、あるいはローカルのExcelで個別にスケジュールを管理していると、会議を設定するたびに、招集メンバーの予定を確認する必要があります。
スケジュール管理ツールを活用してリアルタイムでメンバーの予定が把握できるようになると、会議の設定がスムーズに進みますよ。

③通知機能で抜け漏れを防止
仕事に集中してしまい、会議の時間を忘れてしまっていた…なんてことはありませんか?
スケジュール管理ツールを使うと、予め設定した時間にアラームを出してくれます。
他の仕事に集中していても、画面上に通知が出るので安心です。

スケジュール管理ツールの選び方

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社員が頻繁に使うスケジュール管理ツールは、操作性の良し悪しで導入効果が大きく変わります。
いちど導入すると簡単に切り替えることはできませんので、以下のポイントを参考にして、自社に合うツールを選びましょう。

①使い勝手が良いこと
スケジュール管理ツールを社員に定着させるためには、ストレスなく使えることが必須条件です。
見やすいレイアウトか、直感的に操作できるかといった点はもちろん、頻繁に使う動作については「クリック数や画面の遷移が多くないか」という点もチェックすると良いでしょう。
また、スマートフォン上での操作性も重要です。
日々お客様との商談がある営業部門では特に、外出先でスケジュール管理をすることも多いはず。
外出先で予定の作成・確認がスムーズにできないと、かえって効率が悪くなるかもしれません。

②他のツールとの二重管理にならないこと
「SFA(営業支援システム)と全社で使っているスケジュール管理ツール、両方に同じ予定を入れなくてはいけない」と悩む企業は少なくありません。
二重入力が手間で入力をやめてしまう社員が増え、スケジュール管理ツールとしての機能を果たさなくなる…というケースも。
既存のシステムと連携できるスケジュール管理ツールを選びましょう。
予定に顧客情報や商談情報をひもづけると、「しばらく訪問していない顧客は誰か」「成約率はどのくらいか」といった行動分析もできます。
現時点でSFA・CRM(顧客関係管理システム)を利用していない場合は、その機能を併せ持つスケジュール管理ツールがおすすめです。

おすすめのスケジュール管理ツール

クラウド型グループウェア「mitoco」には、直感的で分かりやすいと評判のスケジュール管理ツール(カレンダー)が搭載されています。

mitocoのカレンダーをお使いのお客様からは、このようなお声を多数いただいています。
・UIが分かりやすく、使い勝手が良い
・モバイルアプリが使いやすく、外出先でもスムーズに予定の登録、編集ができる
・「空き時間調整機能」のおかげで、複数人での会議調整がはかどるようになった

金融業や保険業など、大手の企業で利用されているSalesforce上で構築されたクラウドサービスで、セキュリティ面も安心です。

顧客管理機能も兼ね備えているため、予定に顧客情報をひもづけて登録できます。
Salesforceとも連携できるので、商談情報とのひもづけも問題ありません。

☆Excelの行動管理から脱却し、mitocoで営業活動を効率化した寿マナック様の事例
営業の行動管理の効率化に向けてmitocoを導入、寿マナックが「デジタル営業」へ踏み出した一歩

まとめ


スケジュール管理のコツや、スケジュール管理ツールを使うメリットをご紹介しました。
使い勝手の良いツールを活用して、日々のスケジュール管理を効率化しましょう!

ご紹介したmitoco カレンダーについて、詳しくはこちら
https://www.mitoco.net/application/calendar

mitocoの使い勝手は、ぜひトライアルでお試しください。
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