Salesforceを軸に、契約プロセスを漏れなく無駄なく電子化する方法とは

「テレワークを始めたものの、紙とハンコのために出社している」
という方も多いのではないでしょうか。
東京商工会議所が行った調査 では、テレワークを継続実施するうえで約60%が「書類への押印対応」に課題を感じていると回答しています。

テレワークの推進や業務効率化のためにも、契約書の作成・押印のための出社はなくしたいですよね。
今回は、契約書にまつわる業務を漏れなく電子化し、かつ情報をすべてSalesforceに集約する方法をお伝えします。

※Salesforceを使って契約書以外の書類をペーパーレス化する方法については、こちらのブログをご参照ください。
Salesforceで紙を削減しよう。ペーパーレス化の方法を帳票別にご紹介

契約書の電子化と聞いて、まっさきに思い浮かぶのは電子契約サービスではないでしょうか。
締結までのリードタイム削減、紙の費用の削減など、さまざまなメリットがあります。

ただし、電子契約サービスの導入だけでは、紙とハンコはなくなりません。
契約書をお客様に出す前に、社内の申請・承認作業があるからです。
そんな社内の申請・承認作業は、ワークフローシステムを使って電子化しましょう。

電子契約サービスとワークフローシステムの組み合わせによって、契約プロセスのすべてを電子化することができます。

契約書の電子化に役立つ電子契約サービスとワークフローシステムですが、選び方を間違えてしまうと、逆に手間を増やすことになりかねません。

ここはぜひ、Salesforceと連携できるシステムを選んでください。
連携していないシステムを選んでしまうと、お客様の会社名や名前、メールアドレスをSalesforceから転記する必要があります。
契約書の送信先を間違えるリスクも発生します。
Salesforceと連携できるシステムを使えば、二重入力の必要もなく、入力ミスの心配もありません。

ここからは、Salesforceと連携できる電子契約サービス、ワークフローシステムをご紹介します。

クラウドサイン Salesforce版は、名前の通りSalesforceと連携できる電子契約サービスです。
Salesforce上からワンストップで契約書の送信ができます。
「このお客様と基本契約書は締結していたっけ？」
「あの契約書、どこで止まっているんだっけ」
という情報もすべてSalesforce上にあるので、Salesforceと外部の電子契約サービスをいったりきたりするよりもスムーズに状況を把握できます。

なお、クラウドサイン Salesforce版は2021年3月26日にバージョンアップしました。
テンプレート機能の追加で、頻繁に使う契約書の送信がより効率的になったり、複数の会社に同時送信できる機能で三社間契約がスムーズに結べるようになったり…
と、契約書の送信がさらに効率よく行えるようになりました。

＊クラウドサイン Salesforce版の製品ページはこちら
クラウドサイン Salesforce版

グループウェア「mitoco」には、Salesforceと連携できるワークフロー機能があります。
承認フローを作るにあたって細かい設定ができるので、実運用している社内フローを変えずに電子化することができるんです。
プログラミングの知識がなくても、マウスだけで申請フォーマットの作成や承認フローを設定できる点もポイントです。

また、mitocoではワークフローシステムのほかに、カレンダーや掲示板など社内コミュニケーションに必要なツールがまとめて利用できるので、ツールごとに別々のシステムを使う必要がなくなります。
さらに、mitocoはSalesforce上で動いているので、結果的に情報がSalesforceに集約されます。
Salesforceの定着化にもつながるでしょう。

mitocoワークフローについて詳しく知りたい！という方は、ぜひこちらのブログをご参照ください。
使ってみてわかった。かゆいところに手が届く「mitocoワークフロー」５つの特徴

契約業務を電子化するために必要な、電子契約サービスとワークフローシステム。
その効果を最大限に発するためには、前述のとおり、Salesforceと連携できるシステムを選ぶことがポイントです。

おすすめは、クラウドサイン Salesforce版とmitocoの組み合わせ。

・契約にいたるまでの社内申請の履歴（値引き申請や見積もり申請）
・契約書を送信した履歴（いつ、だれ宛に送信したか）
・締結済みの契約書の種類
・締結中の契約書の進捗　

といった情報がすべてSalesforce上で確認できるので、業務がよりスムーズに進みます。
二重入力の手間や入力ミスの心配もありません。

見慣れたSalesforceの画面で操作ができるので、新しいシステムを一から覚える場合に比べて、従業員への負荷も少なくすみます。
ワークフローシステムは経費申請や休暇申請などの社内申請も電子化することができるので、柔軟な働き方の促進にも有効です。

操作のデモや導入のご相談も随時お受けしています。
クラウドサイン Salesforce版に興味をお持ちの方は、お気軽にお問い合わせください。

■おまけ■
2021年3月に、電子契約を取り巻く社会情勢や法律の変化について解説し、出社とハンコをなくして、契約プロセスをデジタル化する手法を紹介したウェビナーを開催いたしました。
気になる方は、こちらからレポートをご覧ください！

【セミナーレポート】Salesforceで「脱ハンコ」！社内稟議から契約締結まで、契約プロセスのすべてを電子化する手法とは？