2022.01.19

データの検索やファイル共有を効率よく!mitoco文書管理

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社内の文書管理について、このようなお悩みはありませんか。
「出社しないとファイルサーバー上の書類にアクセスできず、テレワークが進まない」
「申請書をバージョンアップしても、旧バージョンの申請書を提出してくる社員がいる」
「ファイルの管理が属人的で、情報流出や紛失が心配」

上記のお悩みを解決できるのが、セキュアな環境で効率よくデータを管理できる文書管理システムです。
この記事では、文書管理システムのメリットや、テラスカイが提供するグループウェア「mitoco」の 文書管理についてご紹介します。

文書管理システムのメリット


データの管理がおざなりで、必要なデータを探すのに苦労したことはありませんか?
検索性の優れた文書管理システムを使うことで、効率よく必要なデータを探し出すことができ、業務効率化につながります。

「あのデータ、どこいった?」「申請書ってどこに格納されているっけ…」という煩わしさがなくなり、社内の情報共有がスムーズになるのもポイントです。

また、セキュリティが強固で、適切なアクセス制御ができる文書管理システムを選ぶことによって、情報漏えいのリスクを軽減し、コンプライアンス強化につなげることもできます。

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mitoco 文書管理の特長


簡単ではありますが、一般的な文書管理システムのメリットをお伝えしました。
ここからは、テラスカイが提供するグループウェア「mitoco」の文書管理システム(mitoco 文書管理)についてご紹介します。

いつでも、どこでも書類にアクセスできる


mitocoはクラウド型のグループウェアなので、時間・場所を問わず最新のデータにアクセスできます。
このため、資料を閲覧・ダウンロードするためだけに出社する必要がなくなります。
ワークフローや掲示板、チャットなど、コミュニケーションを円滑にすすめるためのアプリが網羅されているので、テレワークの推進にも役立つことでしょう。

検索性◎ほしいデータをすぐ探せる


効率よくデータにアクセスできるのが、文書管理システムの良いところです。
逆に言うと、データを探しづらい文書管理システムには”うまみ”がありません…

みなさんにデータをすぐに見つけてもらえるよう、mitoco 文書管理にはさまざまな工夫がされています。

・さまざまな条件で検索ができる(リッチテキスト内の文章も検索可能です)
・自分がよく使うフォルダだけを表示させる「My View機能」で、スムーズに必要なフォルダを見つけられる
・プレビュー機能で、似たようなタイトルのファイルも混同しにくい(Office系のファイルやPDFなど、一部形式に限ります)

バージョン管理機能で、古いデータを使わせない


申請書のひな形を更新しても、社員が古いひな形で提出してくることはありませんか?
頻繁の更新するデータを管理するのに便利なのが、バージョン管理機能です。
旧バージョンと新バージョンが混在せず、常に最新版のデータが表示されるため、誤って古いデータを利用してしまうことがなくなります。

何か問題が起きた際には旧バージョンのデータをダウンロードすることもできるので、誤って上書きしてしまった時も安心。
ちなみにmitocoにはワークフロー機能が搭載されているので、Excelや紙で運用していた申請を電子化することも可能です。

お客様へのファイル共有も安全に効率よく


PPAP(添付ファイルにパスワードをかけ、別のメールでパスワードを共有する方法)を禁止する企業も増えているなか、お客様へ効率よく、セキュアにデータを送る方法が必要とされています。
そこでmitocoの出番。
パスワード付きURLを発行して、そのURLをお客様に共有すれば、安全にファイルを共有することができます。
「データをデスクトップに保存して、パスワードをかけて、メールに添付して…」という手間ありません。
メールに添付できないデータ容量の大きいファイルを共有したい時にも便利です。

万全のセキュリティ・柔軟なアクセス制御で安心


mitocoはSalesforce基盤で構築されており、セキュリティの面でも安心してご利用いただけます。
フォルダ単位で柔軟にアクセス制御ができるため、機密性の高いデータも、全社員がアクセスするデータも、mitoco 文書管理のみでスムーズに管理できます。

お客様に聞いた、mitoco 文書管理のメリット


ここからは、「mitoco 文書管理を使って良かった」というお客様の声をご紹介します。

社内の問い合わせ対応の負荷が減った


メディア全領域における統合ソリューションを提供する 電通ランウェイ 様は、多くの社員がアクセスするデータをmitoco 文書管理で運用しています。
会社規定などのファイルへアクセスしやすくなったことで、社内からの問い合わせに回答する際の業務負荷が減ったそうです!

これまでは個別に対応していた問い合わせが、「mitocoに情報がありますので、mitocoを確認してください」と案内することで完結できるようになったんだとか。

お客様へのファイル共有がスムーズになった


人間ドックや健康診断、外来診療などの医療サービスを提供している こころとからだの元氣プラザ 様は、お客様へのファイル共有にmitoco 文書管理を活用しています。

「UIが見やすくアクセス管理もできるので、大変重宝している」と、嬉しいお言葉をいただきました。
気軽に社内コミュニケーションができるトーク(チャット機能)なども活用し、業務効率化を進めているそうです。

勝手に書き換えられては困る文書の保存・配布に向いている


高品質なリノベーションを提供する グローバルベイス 様は、契約書のひな形や社内ルールなど、勝手に書き換えられては困る文書の保存・配布にmitoco 文書管理を活用しています。

ワークフロー機能も活用して、mitocoでペーパーレスを推進したいとのことでした。

一歩踏み込んだ活用方法


もしも顧客のデータを文書管理システムで管理する場合、新しい取引先が誕生するたびにフォルダを作るのは、地味に手間がかかりますよね。
Salesforceのプロセスビルダー・フローと組み合わせることで、取引先のデータを新規で作成した際に、自動でmitoco 文書管理にフォルダが作成される仕組みを作ることができます!

ちょっと頑張って更に自動化を進めたい…という方は、ぜひこちらのブログを見てチャレンジしてみてください。

年100時間削減!mitocoで書類整理の自動化テク

まとめ


今回は、文書管理システムのメリットや、mitoco 文書管理の特長をご紹介しました。
mitocoには、カレンダーやワークフロー、トークなどの機能も搭載されています。
これひとつで社内コミュニケーションを網羅できるので、会社規模が拡大しても長くお使いいただけます。
無料でお試しができますので、ぜひその使い心地をお試しください!

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  • mitocoで解決!Salesforceでつまずく5つのハードルの乗り越え方
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