2020.08.24

mitoco 活用! ワークフローの承認内容に応じてメール文章を変更するテク

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ワークフローの承認後に自動送信されるメールは、機械的な文章になりがちですよね。その理由としては、多くのワークフローでメールを再利用できるようにするためでしょうか。

mitoco ワークフローでは承認の種類に応じてメール文面を変更できます。たとえば経費精算と特別休暇の承認プロセスがあり、承認後に社員に何らかのアクションをしてほしいというケースがあるとします。そんなときmitocoでは、経費精算ならメールで「領収書の原本を提出願います。また何々の場合は〜〜」と記載したり、特別休暇申請は承認後に、「カレンダーに休暇スケジュールを入力願います。特別休暇の場合は〜〜」のように記載したりできます。

今回は、ワークフローで承認された内容に応じメール文章を変更するテクニックをご紹介します。

「経費精算」承認後のメールイメージ

「特別休暇」承認後のメールイメージ

メール文面の変更・送信の設定手順

ワークフローのメール文の変更・送信については、以下のような手順で設定します。

1.送り分けに必要な情報を取得できるようにする
2.メールの送信文面をつくる
3.メールの受信者を設定する
4.メールが送信される条件を設定する
5.実際のメールを確認する

なお、今回の設定にはシステム管理者の権限が必要になります。

経費精算の承認メールを変更する場合

それでは、実際に経費精算の承認メールを変更する手順です。
他の申請(休暇申請etc)の場合は、「経費精算」と書いてある部分を読み替えてください。

1. 送り分けに必要な情報を取得できるようにする

「数式項目」を使用してmitocoワークフローの承認に関する情報を取得できるようにします。数式項目とは、EXCEL関数のように他のデータを参照して何らかの計算をして値の表示ができる項目のことです。
数式項目は、以下のように設定してください。

Salesforceの設定メニューからオブジェクトマネージャを開き、続いて「Process Instance」を開きます。「項目とリレーション」を開き、新規に数式項目を作成します。

項目の表示ラベルと表示名は次のようにしました。

項目の表示ラベル:プロセスバージョン名
項目名: VersionName
数式の戻り値のデータ型:テキスト

数式の作成画面

項目名等を入力したら、数式の内容を入力します。次の値をコピーして貼り付けてください。

TSMNTWF__Version__r.Name

数式の内容を記述

保存を押して、数式の作成は完了です。

2. メールの送信文面をつくる

「メールテンプレート」を使って、承認後に送信されるメールの文章を設定します。メールテンプレートとは、Salesforceの値をメールに差し込んで表示できる機能のことです。

Salesforceの設定メニューから、「Classicメールテンプレート」と検索し、新規メールテンプレートを作成します。

経費精算の結果通知を行うメールテンプレートには次のように設定します。

メールテンプレート名:経費精算承認後のメール
テンプレートの一意の名前:EmailExpenseSettlement
有効:チェックあり
文字コード:日本語(JIS)
件名:経費精算 {!TSMNTWF__WF_ProcessInstance__c.Name} について承認しました
メール内容:
----------------
申請ID {!TSMNTWF__WF_ProcessInstance__c.Name} について、次の通り確定しました。

{!TSMNTWF__WF_ProcessInstance__c.TSMNTWF__Status__c}

紙の領収書の場合は、月末までに送付をお願いします。
以下、紙の領収書が必要な申請になります。

* ○○○
* ○○○

よろしくお願いいたします。

----------------

メールテンプレート設定画面

3. メールの受信者を設定する

「メールアラート」機能を使って、経費精算の申請をした人がメールを受信するよう設定します。メールアラートとは、メールテンプレートと後述するLightning プロセスビルダーを紐づけるためのものです。

メールアラートは次のように設定します。

説明:mitoco ワークフローで経費精算の結果送信用
一意の名前:mitocoEmailExpenseSettlementAlert
オブジェクト:Process Instance
メールテンプレート:経費精算承認後のメール
メール受信者:Process Target 所有者

メールアラートの設定画面

4. メールが送信される条件を設定する

「Lightning プロセスビルダー」を使って、メールが送信される条件を設定します。Lightning プロセスビルダーは、条件を指定してアクションを設定できる標準アプリケーションです。プロセスビルダーは次のように設定します。

プロセス名:mitocoWF_Email
API参照名:mitocoWF_Email
プロセスを開始するタイミング:レコードが変更されたとき

プロセスビルダーの設定

a. 対象のオブジェクトは「Process Instance」を選択します。プロセスを開始条件は「レコードを作成または編集したとき」を選んでください。

プロセスビルダーでオブジェクトを設定

b. 次に、経費精算アクションの実行条件を追加し、保存を押します。

項目名:TSMNTWF__WF_ProcessInstance__c.Status
演算子:次の文字列と一致
種別:選択リスト
値:Approoved

項目名:TSMNTWF__WF_ProcessInstance__c.プロセスバージョン名
演算子:次の文字列と一致
種別:文字列
値:経費精算*

アクショングループの条件定義

* ここで設定を行う値は、mitocoワークフローのプロセスバージョン名と一致させる必要があります。メールアラートを使用するバージョン名が「経費精算」であるため、値に経費精算を指定しています。

経費精算のプロセスバージョン名

c. 「ルール適用時のアクション」を選択して経費精算のメールアラートを設定し、保存を押します。

アクション種別:メールアラート
アクション名:経費精算メール送信
メールアラート:mitocoEmailExpenseSettlementAlert

アクションを選択

以上で設定完了です!お疲れ様でした。
最後にプロセスビルダーの設定を「有効化」するのを忘れないようにしてくださいね。

5. 実際のメールを確認する

試しに申請承認を行ってみましょう。承認済みになると次のようなメールが受信されるはずです。
経費精算の承認プロセスでメールのタイトルと文章が変わることが分かりますね。

経費精算の承認メール

最後に

今回は、mitocoワークフローのメールアラート設定について書いてみました。承認後に送信されるメールは、汎用的に利用できるよう簡素な文章になりがちです。
しかし紹介した方法を利用すると承認プロセスごとに、次に何をすれば良いか社員に伝えることができ便利でしょう。ぜひ活用してみてください。


※このブログでの設定はmitoco V11及び、Salesforce Summer '20  で確認しました。
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