2021.03.11

Salesforceで紙を削減しよう。ペーパーレス化の方法を帳票別にご紹介

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • follow us in feedly
「Salesforceを導入して、手書きだった情報がクラウド上に集約された。
 でも、帳票類を作成する時はExcelに情報を再度入力して紙で印刷している」
という方も多いのではないでしょうか。

同じ情報を別々のシステムに二重入力することなく、ボタンひとつで普段の帳票をPDFにできたら便利ですよね。
Salesforceとサードパーティ製品(AppExchange)を組み合わせることで、紙で運用している帳票を電子化することができます。
今回は、ペーパーレス化したい帳票別におすすめの方法をご紹介します。

目次

Salesforceの機能を使ったペーパーレス化
見積書・請求書をペーパーレス化する方法
申請書・稟議書をペーパーレス化する方法
契約書をペーパーレス化する方法
作業報告書・現場用のマニュアルをペーパーレス化する方法
まとめ

Salesforceの機能を使ったペーパーレス化

まずは、Salesforce単体でできる帳票のペーパーレス化について触れておきます。
プログラミングなしで設定できるものとして、見積書のPDF出力があります。
あらかじめ「見積テンプレート」で見積書に掲載したい項目を選択しておけばOKです。
あとは見積用のレコードを作成して、その内容をボタンひとつでPDFにするだけ。

簡単に設定ができ、かつ費用もかからない方法ですが、Excelのように「自社の情報(住所や連絡先など)を右上に載せる」といったレイアウト変更はできません。
レイアウトにこだわりがなく、必要な情報が揃っていればOKという場合に使いたい機能ですね。
設定方法は、こちらのTrailheadをご参照ください。
また、Salesforceのプログラミング言語であるVisualforceを使ってオリジナルの画面を作成すれば、「Visualforce PDF」という機能でその画面をPDF出力できます。
見積テンプレートよりも柔軟な設定が可能ですが、Visualforceの知識とコードを書く時間が必要です。
Salesforce専門部隊のリソースが潤沢で、会社固有の要件がある場合に望ましい選択肢といえるでしょう。

このように、Salesforce単体でも帳票をペーパーレス化することは可能です。
ただし、標準機能ではできることに限りがありますし、コードを書いて画面をゼロから作成するのは時間とコストがかかります。
そこで積極的に利用したいのが、AppExchangeストアにあるサードパーティ製品です。

見積書・請求書をペーパーレス化する方法

毎月大量に発行される見積書や請求書。
Excelでひとつ一つ作って印刷するのも、マクロのメンテナンスをするのも億劫ですよね。

そんな時は、「帳票作成を支援してくれるAppExchange製品」を使ってみてはいかがでしょうか。
Salesforce上から、見積書や請求書をワンクリックで出力することができるようになるサービスです。
マウス操作だけで思い通りのテンプレートを作成できるので、プログラミングの知識がなくても設定が可能。
業者に依頼する場合と違って、追加費用をかけずに自分のスケジュールで作業ができるので、いろいろな帳票をスピーディーに作成できます。
テラスカイでも、SkyVisualEditorというサービスを提供しています。
業務にあったSalesforce 画面を作ることができるサービスなのですが、作った画面をそのまま帳票に変換できるんです。
使いみちは帳票の電子化だけではなく、普段使っているSalesforce画面をアレンジしてより入力・参照しやすくすることも得意です。
ご利用中のお客様からは「Salesforceへの入力がしやすくなることにより、定着化が進んだ」といったお声をいただいています。

SkyVisualEditorで作成した画面の一例。使い慣れた既存の帳票を背景にすることができます

申請書・稟議書をペーパーレス化する方法

業務を進めるためには、社内での申請・承認や稟議が欠かせません。
申請書をExcelで作って、印刷して、ハンコを押して、上司に渡して…という手続きが、Salesforceだけで完結できたらとてもスピーディーですよね。
申請書や稟議書をペーパーレス化するには、申請内容や承認履歴を全てデータ化できる「ワークフローシステム」がおすすめです。

テラスカイのグループウェア「mitoco」には、Salesforceと連携できるワークフロー機能があります。
承認フローを作るにあたって細かい設定ができるので、実運用している社内フローを変えずに電子化することができるんです。
こちらも、プログラミングの知識なしで設定ができます。

カレンダーや掲示板など社内コミュニケーションに必要なツールがまとめて利用できるので、ツールごとに別々のシステムを使う必要がなくなります。
mitocoはSalesforce上で動いているので、結果的に情報がSalesforceに集約されます。
Salesforceの定着化にもつながるでしょう。

契約書をペーパーレス化する方法

契約書の印刷・製本・捺印・送付…なかなかの時間とコストがかかりますよね。
ハンコを押すために出社しなくてはいけないことが、テレワークを阻む要因にもなっているようです。
印紙代や紙の印刷費用もばかになりません。

そこで活用したいのが電子契約サービス
アップロードした契約書を相手方にメールで送信し、相手方がクラウドサービス上で同意することにより、契約締結ができるんです。
ペーパーレス化の推進はもちろん、締結までのリードタイム削減にも役立つサービスですね。

Salesforceと連携できるサービスのひとつに、クラウドサイン Salesforce版があります。
お客様情報を別システムに転記する必要がなく、よりスピーディーに業務を進められること、契約書管理や手続きの進捗確認をSalesforce上でできることがメリットです。
mitocoと組み合わせると、契約書の内容に関する社内承認をmitocoワークフローで実施し、お客様との契約業務をクラウドサインで…と、契約書にまつわる手続きをすべてペーパーレス化することが可能です!

クラウドサインとmitocoを使って一気通貫で契約書を管理する方法については、こちらのブログをご参照ください。
Salesforceを軸に、契約プロセスを漏れなく無駄なく電子化する方法とは

クラウドサインで短期間で脱はんこを実現し、業務効率化に成功したカオナビ様の事例はこちらです。
Salesforce-クラウドサイン連携でユーザーの利便性と営業生産性を両立

作業報告書・現場用のマニュアルをペーパーレス化する方法

機械の修理や工事など、現場でお客様と接するフィールドサービス業務は、紙が多く仕事のスピードが停滞しがちです。

そんな時は、フィールドサービス業務のDXを推進できる「Salesforce Filed Service」を使ってみてはいかがでしょうか。
案件の数だけ発生する作業報告書や各業務のマニュアルは、ペーパーレス化することにより作業員の業務負荷が減り、対応スピードが大幅に向上します。
またこれまでの応対履歴はもちろん、お問い合わせの受付から作業完了報告までの情報をSalesforceで一元管理できるので、サポート品質や顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

フィールドサービス業務のDXについてより詳しく知りたい方は、こちらのブログをご参照ください。
フィールドサービスの現場はSalesforceのクラウドでどこまで変われるのか
(ブログ内の「Field Service Lightning」という文言は「Salesforce Filed Service」の旧名称です)

まとめ

今回は、Salesforceを活用したペーパーレス化についてまとめてみました。
Salesforceだけでもある程度のペーパーレス化は可能ですが、「帳票をペーパーレス化したい」という場合は、サードパーティ製品(AppExchange)の利用をおすすめします。

自社の要件に対してどの製品が最適か分からない時は、ぜひテラスカイにお問い合わせください。


31 件
     
  • banner
  • banner

関連する記事