2021.07.26

【CSVの処理が面倒】経理のお悩みはワークフローシステムで解消できる

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「CSVの処理が面倒くさい」
「経費申請と稟議申請を紐付ける作業が手間になっている」
「申請書にミスがあるけれども、申請者に声をかけづらい」
経理の仕事をするにあたって、このようなお悩みはありませんか。

これらのお悩みは、経費精算にも対応したワークフローシステムで解決できます。
この記事では、経費精算に特化したシステムとワークフローシステムの比較や、ワークフローシステムで解決できるお悩みについて解説します。

ワークフローそのものや、ワークフローシステムの概要については、こちらのブログをご参照ください。

経費精算にも対応したワークフローシステムを選ぶメリット

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経費精算にも対応したワークフローシステムには、経費精算に特化したシステムと比べて、以下のようなメリットがあります。

■他の申請(稟議申請など)との紐付けが楽になる
たとえば、稟議申請と経費精算を異なるシステムで管理していると、双方の紐付け作業が発生します。
経費精算にも対応したワークフローシステムであれば、経費精算の入力フォームに「稟議書の番号」といった項目を設けることによって、データの照合が容易になります。

■社内の申請書を網羅的にペーパーレス化できるため、テレワークの促進につながる
経費精算書だけをペーパーレス化できたとしても、その他の申請書がペーパーレス化されない限り、テレワークの促進は難しいでしょう。
ワークフローシステムであれば、経費に関する申請書はだけではなく、稟議書や休暇申請書といった社内のあらゆる申請書をペーパーレス化することができます。

■システムの複数運用を避けることができ、運用コストや労力を節約できる
はじめに経費精算に特化したシステムを導入してしまうと、ワークフローをシステム化する際に別のツールを導入しなくてはなりません。
複数システムの併用には、次のようなデメリットがあります。

・複数のシステムを使い分けなくてはならず、効率が悪い
・導入コスト、運用コストが増加する
・管理部の手作業も増える
 (部署異動や組織変更のたびに両サービスで人事情報を変更しなくてはならないなど)
・従業員がシステムに慣れるまでに時間がかかる

あらゆる社内申請をひとつのシステムで管理できれば、上記のようなデメリットを未然に防ぐことができますね。

その他に、「申請内容によって承認者を変えるなど、柔軟な承認ルートを設定できる」といったメリットもあります。

ワークフローシステムで解決できるお悩み


ワークフローシステムによって、経理のよくあるお悩みを解決できます。
ここでは、テラスカイが提供するグループウェア「mitoco」のワークフローシステムを例にとってお話しします。
■CSVの出力・処理に時間がかかる
経費精算システムから出力できるCSVは、カラムが多くてほしい情報を抜き出すのに時間がかかるケースがあります。
mitocoのワークフローシステムは、レポート機能で申請データの「必要な項目だけ」を一覧化できます。
また、定期的にレポートの内容をメールで自動送信することも可能です。
前月のデータを管理部全員に共有したいときに便利ですね。

レポート画面の一例。必要な項目だけを表示させることができます


■申請者に声をかけづらい
「不備があるけど、申請者が忙しそうで声をかけづらい」ということはありませんか。
mitocoなら、ワークフローの画面上でチャットを投げればOK。
相手にとって都合の良いタイミングで、申請書のデータを見ながら回答してもらうことができます。

画面の左側が申請データ、右側がチャット欄です


■マネジャー承認が遅く、期限に間に合わない
「経費精算システムなんてめったにログインしない」
「通知メールが届いているらしいけれども、業務メールに埋もれて見逃してしまう」
というマネージャーがいる部署では、承認が滞りがちですよね。

経費精算でのみ使用するシステムとは異なり、mitocoにはカレンダーや掲示板、グループチャットなど社内コミュニケーションに必須な機能がそろっています。
スケジュールや業務上のやりとりをチェックするために自然とmitocoにアクセスするので、ワークフローの通知も目に留まりやすくなります。
専用のモバイルアプリで承認ができるので、「マネージャーが外出続きで承認が進まない」といったトラブルも減ることでしょう。

まとめ

前述の通り、経費精算にも対応したワークフローシステムには、経費精算特化型のシステムと比べて次のようなメリットがあります。

・他の申請データ(稟議申請など)との紐付けが楽になる
・社内の申請書を網羅的にペーパーレス化できるため、テレワークの促進につながる
・システムの複数運用を避けることができ、運用コストや労力を節約できる

お金と労力をかけてシステムを導入するのであれば、より業務効率化への貢献度が高い「経費精算にも対応したワークフローシステム」がおすすめです。
ただし、「交通系ICカードの読み取り」「経路検索」など、経費精算に特化したシステムならではのメリットもあります。
メリット、デメリットを踏まえて検討してみてください!
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