テンプレートによる予定と掲示作成の省力化

皆さんこんにちは。
4月から新たな年度が始まり、今までとは異なる業務や、新たな環境で活動を開始された方も多いかと思います。
5月になると新たな仕事も覚え、業務がはかどり出す時期だと思いますが、同時に様々な作業もこなさなければいけないことに気づくときでもあります。
例えば、外出や会議の予定の登録、打ち合わせをした際の議事の公開など、仕事を進めるために行わなければいけないことがありますね。
今回は、このような様々な場面で遭遇する作業を少し楽にしてくれるmitocoの機能を２つご紹介します。

まず、カレンダーのテンプレートのご紹介です。
はじめに、カレンダーのテンプレートを作成します。
カレンダーのテンプレートは、Salesforceの設定にあるカスタムメタデータ型のレコード管理から作成します。
カスタムメタデータ型は、Salesforceの設定にあるクイック検索で、「カスタムメタデータ」をキーワードにして検索しますと表示されます。
カスタムメタデータ型から、表示ラベルが「カレンダーテンプレート」となっている行の「レコードの管理」をクリックし、更に新規ボタンをクリックして下記画像の画面を表示します。

表示ラベルとカレンダーテンプレート名は必須項目ですが、その他は任意の項目となります。
以下に、各項目の説明を記載します。

今回は、有給休暇の予定を作成するためのテンプレートを用意しますので、以下のように設定します。

・表示ラベル　→　有休休暇
・カレンダーテンプレート名　→　paid_holiday
・件名　→　有休休暇
・終日　→　チェックする
・開始時刻　→　空欄
・終了時刻　→　空欄
・有効　→　チェックする
・保護コンポーネント　→　チェックを外す

保存後、mitocoのカレンダーで予定作成画面を表示しますと、作成したテンプレートが件名で選択できるようになります。
利用できるテンプレートがありますと、件名の右側に三点リーダーのボタンが表示されますので、こちらをクリックしてテンプレートを選択しますと、テンプレートの内容が反映されます。

こちらも、最初にテンプレートの作成から始めます。
掲示板のテンプレートは、mitocoのアプリケーション設定にある、掲示板のテンプレート設定から作成します。
新規作成ボタンを押し、下記画像のテンプレート作成画面を表示します。

必須項目はテンプレート名のみで、その他は任意の項目となります。
以下に、各項目の説明を記載します。

今回は、会議の議事録を想定したテンプレートを作成しますので、各項目を以下の様に記載します。

・テンプレート名　→　議事録テンプレート
・テンプレート説明　→　会議の議事録作成で汎用的に利用できるテンプレート
・件名　→　○○会議議事録　YYYY/MM/DD
・本文　→　以下の本文イメージを参照
・必読　→　ON
・公開開始日時　→　空欄
・公開終了日時　→　空欄
・有効　→　有効
・ロール指定　→　未指定
・ユーザ指定　→　未指定
・公開グループ指定　→　全ての内部ユーザ

公開グループに指定した「全ての内部ユーザ」ですが、これを指定しますと、全ユーザがこのテンプレートを利用できます。
保存後、mitocoの掲示板で掲示作成を表示しますと、作成したテンプレートが選択できるようになります。
テンプレートを選択しますと、掲示の作成画面にテンプレートの内容が反映されます。
下記の動画では、テンプレートの件名や本文をそのまま公開していますが、実際には「○○」や「YYYY/MM/DD」などとなっている部分を編集していただき、公開されることを想定しています。