2018.05.11

テンプレートによる予定と掲示作成の省力化

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こんにちは、ビジネスアプリケーション開発部の高杉です。
4月から新たな年度が始まり、今までとは異なる業務や、新たな環境で活動を開始された方も多いかと思います。
5月になると新たな仕事も覚え、業務がはかどり出す時期だと思いますが、同時に様々な作業もこなさなければいけないことに気づくときでもあります。
例えば、外出や会議の予定の登録、打ち合わせをした際の議事の公開など、仕事を進めるために行わなければいけないことがありますね。
今回は、このような様々な場面で遭遇する作業を少し楽にしてくれるmitocoの機能を2つご紹介します。

カレンダーのテンプレートを利用した予定の作成

まず、カレンダーのテンプレートのご紹介です。
はじめに、カレンダーのテンプレートを作成します。
カレンダーのテンプレートは、Salesforceの設定にあるカスタムメタデータ型のレコード管理から作成します。
カスタムメタデータ型は、Salesforceの設定にあるクイック検索で、「カスタムメタデータ」をキーワードにして検索しますと表示されます。
カスタムメタデータ型から、表示ラベルが「カレンダーテンプレート」となっている行の「レコードの管理」をクリックし、更に新規ボタンをクリックして下記画像の画面を表示します。

カレンダーのテンプレート作成

表示ラベルとカレンダーテンプレート名は必須項目ですが、その他は任意の項目となります。
以下に、各項目の説明を記載します。
項目名 説明
表示ラベル 予定作成時、テンプレートを選択する際に表示されるラベルです。
カレンダーテンプレート名 一意のテンプレート名です。管理用に使用します。任意の名前を半角英数字とアンダースコアのみで入力してください。
件名 予定の件名に使用される項目です。
終日 予定の終日に使用される項目です。チェックを入れますと、テンプレート選択時に終日予定としてチェックが入ります。
開始時刻 予定の開始時刻に使用される項目です。HH:mm形式で入力してください。空欄や、終日をONで登録しますと、テンプレート選択時には空欄となります。
終了時刻 予定の終了時刻に使用される項目です。HH:mm形式で入力してください。空欄や、終日をONで登録しますと、テンプレート選択時には空欄となります。
有効 チェックを入れますと、テンプレートとして選択できます。チェックを外しますと、テンプレートとして選択ができません。
保護コンポーネント 組織内でパッケージを作成する際に関連する項目ですので、常にチェックを外しておいてください。
今回は、有給休暇の予定を作成するためのテンプレートを用意しますので、以下のように設定します。

・表示ラベル → 有休休暇
・カレンダーテンプレート名 → paid_holiday
・件名 → 有休休暇
・終日 → チェックする
・開始時刻 → 空欄
・終了時刻 → 空欄
・有効 → チェックする
・保護コンポーネント → チェックを外す

保存後、mitocoのカレンダーで予定作成画面を表示しますと、作成したテンプレートが件名で選択できるようになります。
利用できるテンプレートがありますと、件名の右側に三点リーダーのボタンが表示されますので、こちらをクリックしてテンプレートを選択しますと、テンプレートの内容が反映されます。

テンプレートを利用した予定の作成

掲示板のテンプレートを利用した掲示の作成

続きまして、掲示板のテンプレートのご紹介です。
掲示板のテンプレートは2種類ありますが、今回はv4.0.0に追加された新方式のテンプレートでご説明します。
テンプレートの新方式と旧方式の切り替えは、mitoco User Guideに記載しておりますので、こちらをご確認ください。

こちらも、最初にテンプレートの作成から始めます。
掲示板のテンプレートは、mitocoのアプリケーション設定にある、掲示板のテンプレート設定から作成します。
新規作成ボタンを押し、下記画像のテンプレート作成画面を表示します。

掲示板のテンプレート作成

必須項目はテンプレート名のみで、その他は任意の項目となります。
以下に、各項目の説明を記載します。
項目名         説明 
テンプレート名 掲示作成時にリストで表示されるテンプレート名です。
テンプレート説明 どのようなテンプレートなのか説明を記述することができます。記載された内容はテンプレート一覧に表示されます。
件名 掲示板の件名として表示されます。
本文 掲示板の本文として表示されます。
必読 掲示板の必読設定が反映されます。
公開開始日時 このテンプレートが利用可能となる日時です。掲示板の公開開始日時ではありませんので、ご注意ください。公開開始日時が設定されていない場合、作成直後から掲示作成時にテンプレートが利用可能となります。
公開終了日時 このテンプレートが利用不可能となる日時です。掲示板の公開終了日時ではありませんので、ご注意ください。公開終了日時が設定されていない場合、無期限で掲示板作成時にテンプレートが利用可能となります。
有効 このテンプレートの有効・無効を切り替えます。有効になっている場合、掲示作成時にテンプレートとして利用可能となります。無効になっている場合、テンプレートが利用できません。
ロール指定 このテンプレートが利用できるロールを指定します。
ユーザ指定 このテンプレートが利用できるユーザを指定します。
公開グループ指定 このテンプレートが利用できる公開グループを指定します。
今回は、会議の議事録を想定したテンプレートを作成しますので、各項目を以下の様に記載します。

・テンプレート名 → 議事録テンプレート
・テンプレート説明 → 会議の議事録作成で汎用的に利用できるテンプレート
・件名 → ○○会議議事録 YYYY/MM/DD
・本文 → 以下の本文イメージを参照
・必読 → ON
・公開開始日時 → 空欄
・公開終了日時 → 空欄
・有効 → 有効
・ロール指定 → 未指定
・ユーザ指定 → 未指定
・公開グループ指定 → 全ての内部ユーザ

テンプレート本文

公開グループに指定した「全ての内部ユーザ」ですが、これを指定しますと、全ユーザがこのテンプレートを利用できます。
保存後、mitocoの掲示板で掲示作成を表示しますと、作成したテンプレートが選択できるようになります。
テンプレートを選択しますと、掲示の作成画面にテンプレートの内容が反映されます。
下記の動画では、テンプレートの件名や本文をそのまま公開していますが、実際には「○○」や「YYYY/MM/DD」などとなっている部分を編集していただき、公開されることを想定しています。

テンプレートを利用した掲示の作成

最後に

今回は、カレンダーと掲示板のテンプレート機能を紹介しました。 このような定型入力は、テンプレートを利用することで手間が軽減できると思います。 Blogで紹介した機能は、最新版のmitocoでご利用いただけますので、是非、mitocoをお試しください。

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