2019.07.23

mitocoワークフローの機能「対象レコードのロック機能」を使ってみよう!

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はじめに

みなさん、こんにちは。2018年11月にmitocoチームにジョインした平谷です。
早いものでジョインしてから8ヶ月が経ち、これまでに色々な機能の開発に携わってきました。

今回は、私が担当した機能で、mitoco バージョン8.0でアップデートされたワークフローの「対象レコードのロック機能」についてご紹介します。なお、バージョン8.0でリリースされた機能に関する詳細な情報は、製品のリリースノートをご覧ください。

対象レコードのロック機能とは?

本機能は、

  • 不正な経費申請を防ぐため、申請後は申請データの編集を許可しない
  • 申請データ内に承認者コメントを記入するため、最終承認時まで申請データの編集を許可したい(最終承認後は申請データの編集を許可しない)
など、状況に応じて申請データの編集に制限をかけたい場合に活用できます。

 

バージョン7.0までは、対象レコードをロックするタイミングが「申請時」のみでしたが、本アップデートより「申請時」と「最終承認時」の2パターンのタイミングを選べるようになりました。

 

対象レコードのロック機能で選択可能な項目名とその項目の概要は以下のとおりです。

  • 対象レコードを申請時にロックします   (初期値)
  • 申請してから最終承認後も対象レコードをロックしたい場合に使用します。
  • 対象レコードを最終承認時にロックします (追加機能)
  • 最終承認時にのみ対象レコードをロックしたい場合に使用します。
  • 対象レコードを申請時にロックし、最終承認時にアンロックします
  • 申請時に対象レコードをロック、最終承認時には対象レコードのロックを解除したい場合に使用します。
  • 対象レコードをロックしません
  • 対象レコードをロックしない場合に使用します。

 

なお、本機能を使用するにあたりいくつか留意事項があります。

  • 申請データに関しては、対象レコードがロック中はmitocoからは編集、削除ができなくなります。しかし、Salesforce標準画面からは「すべて変更」権限があれば編集、削除ができます。
  • ロックされていても項目自動更新による申請データの更新は可能となります。
  • ロックされていても添付ファイルの追加、更新、削除は可能となります。

設定手順

対象レコードのロック機能の設定手順をご説明します。
なお、承認プロセスの作成方法に関する情報は、製品のマニュアルをご覧ください。

今回は、バージョン8.0で追加された「対象レコードを最終承認時にロックします」の設定とその挙動について確認します。

承認プロセスのバージョン編集画面の「対象レコードのロック」にて、対象レコードのロック機能を設定し、[保存]ボタンを押下します。(対象レコードのロック設定項目で「対象レコードを最終承認時にロックします」を選択)

承認プロセスのバージョン一覧画面にて、先ほど作成したバージョンを有効化します。
その後、mitocoのワークフロー画面にて申請データを作成し、申請データの参照画面にて[申請]ボタンを押下して申請画面に遷移します。その後、申請画面の承認プロセス選択項目にて、先ほど作成した承認プロセスを選択し、[申請]ボタンを押下します。

まず、申請時に対象レコードにロックされていないことを確認します。申請データの一覧画面にて、状況が「未承認」になっていることを確認し(図中①)、申請データの件名をクリックします。

申請データの参照画面にて、画面下部にある[編集]ボタンを押下します。

申請データの編集後、[保存]ボタンを押下して編集した申請データを保存します。申請データの編集後、申請データの参照画面が表示されれば編集は完了です。

次に、最終承認後に対象レコードがロックされていることを確認します。先ほど申請した申請データを最終承認まで進めます。申請データの一覧画面にて、状況が「承認済」になっていることを確認し(図中①)、申請データの件名をクリックします。

申請データの参照画面にて、画面下部にある[編集]ボタンを押下します。

申請データを編集後、画面下部にある[保存して次へ]ボタンを押下すると、「対象のレコードはロック中のため更新できません。」というメッセージが表示されます。

 

以上が対象レコードのロック機能の設定方法になります。
なお、有効化済の承認プロセスでは、対象レコードのロック設定は変更することができません。対象レコードのロック機能を設定したい場合は、有効化済の承認プロセスのバージョンをコピーしてください。承認プロセスのバージョンのコピー方法は、製品のマニュアルをご覧ください。

おわりに

いかがでしたでしょうか。
mitocoでは、「より使いやすく、より魅力のある」製品にするために日々機能拡張を行っています。今後も魅力的な機能が増えていきますので楽しみにしていてください。

もし、mitocoに興味を持たれた方は、無償のトライアル版をご提供可能ですので、[製品トライアルのお申し込み]よりトライアル版をお申し込みください。

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