2017.10.02

Googleインテグレーションで業務効率化

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  2017年9月10日よりWinter'18 Sandboxプレビューが開始されました。 今回もまたいろいろな機能が強化されている様なので、新たな機能に触れるのが今から楽しみです。
その中で最近SalesforceとGmailの連携機能に触れる機会がありましたので、 今回は「Googleインテグレーションで業務効率化」をテーマとしてご紹介します。

[Lightning for Gmail]の機能自体はSummer'17にて既に使用可能な機能でしたが、 次のWinter'18ではいくつか機能が強化される様なので、そのあたりをあらためて確認してみました。


    当ブログで紹介している機能や画面は執筆時点での情報となりますので、 将来的に本機能が提供されることや、動作を保証するものではありませんので ご了承ください。


Lightning for Gmail でできること

・Gmail画面から新しいSalesforceレコードの作成ができる
・メールテンプレートを使用してSalesforce内のレコードの情報を取込んでメール作成ができる
・送受信したGmailメッセージをSalesforce内の特定レコードと紐付けられる
・Gmail画面からSalesforce内のレコードを参照/編集できる

SalesforceとGmailを頻繁に使用するユーザにはとてもありがたい機能ですね。

設定方法

上記機能を使用するにはあらかじめ次の設定をおこなう必要があります。

①[設定] > [Lightning for Gmail] から設定を有効にします。<br> <br> ②メールを関連するSalesforceレコードに紐付けられるようにするには、[Lightning for Gmail を使用した拡張メール]を有効にします。

③<a href="https://chrome.google.com/webstore/search/Lightning%20for%20Gmail" target="_blank">Chrome Web Store </a>で、[ストアを検索] ボックスに『Lightning for Gmail』と入力して検索します。 <br> ④[CHROMEに追加] をクリックし、表示されるダイアログの[拡張機能を追加] をクリックします。<br> ⑤表示されるダイアログの[拡張機能を追加] をクリックします。

⑥[Lightning for Gmail] を Chrome に追加して Gmailの画面に移動し、受信トレイの右側に表示される新しい枠内の[ Salesforceへのログイン]ボタンよりSalesforceのログイン情報を入力します。

Salesforce内の情報が表示されます。
上記の設定が完了し、Salesforceにログインをおこなえば、
Gmail画面でSalesforceの情報にアクセスが可能になります。
Chrome拡張機能を使用する必要があるため、会社のセキュリティポリシー上
ハードルとなってしまうケースもありますが、拡張機能を使用することができれば
とても簡単に設定をおこなうことが可能です。

メールテンプレートの機能強化

せっかくGmailとSalesforceを連携させることができたので、
Salesforce内の情報をメール作成時に役立たせたいですね。
メールテンプレートを使用すればSalesforceレコードの情報をメールに
取り込むことが可能です。

いままでLightningで作成されたメールテンプレートのみ使用可能でしたが、
Winter'18ではSalesforce Classicで作成されたメールテンプレートも
Gmailで使用することが出来る様です。
あらかじめ差し込み項目を追加したメールテンプレートを用意しておくと
メール作成時にGmail画面で取り込みたいSalesforceレコードを指定することにより
作成中のメールの件名や本文内に選択したレコードの情報を取り込むことができます。

あらかじめメールテンプレートを作成しておきます。<br> ※上記はLightning Experienceで作成したメールテンプレート

新規メッセージ作成画面を表示した後、メールテンプレートをクリックします。

メール本文に取り込みたいレコードを検索し、あらかじめ作成した メールテンプレートを選択することで、レコード情報が差し込まれてメール本文に取り込まれます。
わざわざSalesforceにログインし、レコードを検索してから必要な情報を
コピペする必要が無いので、非常に効率よく作業を進めることができますね。

GmailからSalesforce ToDo の管理

通常、Salesforceに登録したToDoはSalesforceにログインして
確認することが多いと思いますが、Lightning for Gmailを利用すれば
Gmail画面からToDoを容易に確認・編集することができます。

①ToDoをクリックします。<br> ②任意のレコードをクリックします。<br> ③ToDoの参照・編集が可能です。
メールチェックは日々みなさんが必ずおこなっている業務のひとつだと思いますが、
そのGmail画面で今日のToDoや他のメンバーに依頼したToDoの状況など、
メールチェックの合い間にその画面内で確認できるのは非常に効率的ですね。
日頃ToDoを活用している方々にはとても便利な機能かと思います。

Salesforceレコードにメールを紐付ける

顧客とのコミュニケーションをメールでおこなった場合、営業同士の情報共有や引継ぎの為
そのメールを関連するSalesforceのレコードに紐付けておきたいことがあるかと思いますが、
その様な場合、Lightning for Gmailの機能が非常に役立ちます。

<作成しているメールを Salesforce レコードに関連付ける>

メール作成時、Lightning for Gmail の検索機能により、 自動で作成中メールの宛先に入力されたメールアドレスと一致する レコードがリスト表示されます。 そこからメールを紐付けたい Salesforce レコードを選択することで メールを簡単に紐付けすることができます。

メール送信後、選択したSalesforceレコードにメールの情報が紐付けられます。

Gmail画面からレコードの参照・編集

Gmail画面から容易に確認・編集することができます。
簡易的な項目の編集であれば、わざわざSalesforce画面に切り替える必要もなく
Gmail画面からレコードを直接編集することができるのでとても便利な機能です。
Gmail画面表示する対象オブジェクトや表示レイアウトなどは
メールアプリケーションペインを使用してカスタマイズすることが可能なようです。

検索ボックスを使用してユーザ、取引先、取引先責任者、商談、ケース、その他カスタムオブジェクトなどの情報を検索して表示することが可能です。
以上、今回はGoogleインテグレーションをテーマにご紹介いたしました。
みなさん快適なSalesforceライフを!
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