2021.08.19

全社の情報共有に便利な「社内掲示板」 メリットや導入時のポイントは?

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テレワークが普及し、社内の情報共有にお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。情報共有に使われるツールはメールやチャットが一般的ですが、他にも「社内掲示板」があります。
この記事では、社内掲示板の概要やメリット、導入時のポイントなどについて解説します。
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目次

社内掲示板とは

社内掲示板とは、人事異動や通達といった情報を社内にお知らせするためのツールです。アナログとデジタルの2種類があります。
・アナログ:社内の所定の壁やコルクボードなどにお知らせを貼り付けたもの
・デジタル:パソコンやスマートフォンで社内のお知らせを見られるソフトウェア
昨今はテレワークが普及してきたこともあり、デジタルの掲示板(どこでも使えるクラウド型の掲示板)が注目されています。
※以下、本記事ではデジタルの掲示板(どこでも使えるクラウド型の掲示板)のことを「社内掲示板」と記載します。

社内掲示板のメリット

社内掲示板には、以下のようなメリットがあります。

<情報の見落としを防げる>
全社へ連絡する手段としてよく使われるのは、メールやチャットです。ただし、メールは受信数が多いと読み飛ばされたり、チャットも投稿が多いと情報が流れてしまったりするというおそれがあります。「全社に関する連絡は掲示板でお知らせする」というルールを定めておけば、重要な情報が見落とされることはありません。
また、従業員の入社・退社が発生した場合、メールの宛先やチャットのグループメンバーを変更する必要がありますが、掲示板であれば入社・退社が発生してもこのような手間がかかりません。

<ツールによっては未読・既読が分かる>
メールやチャットの場合、読んでもらえたかどうか分からないことも多いでしょう。社内掲示板であれば、従業員の未読・既読が判別できるものもあるため、情報共有の漏れを防ぐことができます。

<問い合わせ対応の手間を減らせる>
例えば、健康診断についてお知らせをすると、「検診日を変更するにはどうすればよいのか」「オプションの診断を受けるにはどのような手続きが必要なのか」といった質問が来るかもしれません。よくある質問を掲示板に記載しておけば、従業員からの質問を減らすことができるうえ、質問を受けた場合も掲示板を案内するだけでよくなるため、問い合わせ対応の手間を削減できます。

社内掲示板の活用方法

全社向けの情報発信に便利な社内掲示板ですが、どのような内容を発信するとよいのでしょうか。ここでは、掲示板で知らせるのにおすすめな内容を紹介します。

<定期的なお知らせ>
人事異動や健康診断、年末調整のように定期的に発生するお知らせは、掲示板に掲載する情報の定番です。定期的な情報は、フォーマットを作成・流用して掲示板に投稿するようにすると手間がかかりません。

<新型コロナウイルスのような時事的な内容>
新型コロナウイルスに関連する在宅勤務の規定やワクチンの職域接種といった、時事的な情報も掲示板でお知らせしましょう。お知らせした内容について従業員から質問が出た場合、掲示板に追記することがおすすめです。

<従業員の紹介>
新卒や中途で入社した従業員の紹介もおすすめです。写真もつけて紹介すると、親しみを持ってもらえるでしょう。

<社内の取り組み>
社内で勉強会やイベントが開催されている場合、掲示板での告知が有効です。参加者が増えたり、新たな勉強会やイベント開催につながったりすることもあるでしょう。

<外部のセミナー・勉強会>
外部で開催されている、業務に関連しそうなセミナーや勉強会も積極的に告知するとよいでしょう。社員のスキルアップにつながります。

<おすすめの書籍>
ビジネスや業務に関する書籍があれば、掲示板で紹介しましょう。こちらも従業員のスキルアップやモチベーションアップにつながります。

<ニュース>
業界に関するニュースや、法改正に関するニュースもおすすめです。特に法改正のような重要なニュースは、必ず従業員に見てもらうようにしましょう。

<メディア掲載情報>
新聞や雑誌メディアで自社のことが取り上げられたら、早めに掲示板で紹介しましょう。お客様から「この前、新聞で御社が紹介されていましたね」と言われる場合もあるので、従業員がメディア掲載情報を知っておくことは大切です。

<自社製品に関する情報>
新製品を発売したり、既存製品をバージョンアップしたりした際も社内にお知らせしましょう。また、掲示板で従業員から製品に対する意見を募るようにすれば、製品の改善にもつながります。

<成功事例>
大型案件や大口取引の受注といった成功事例も、掲示板で共有し盛大にお祝いしましょう。受注にこぎつけた経緯を掲示板に記載すれば、他の営業メンバーにとって参考になります。

<よくある問い合わせと回答>
お客様からよく聞かれる質問と回答内容も掲載するとよいでしょう。ナレッジを共有することで、業務効率化が見込めます。

<資料の更新情報>
パンフレットや営業資料など、よく使われる資料の内容が変わったら、お知らせしましょう。どの部分が変わったのかを掲示板に明記しておくと親切です。

<社内ツールに関する情報>
テレワークの影響もあり、チャットやクラウドストレージ、電子契約などいろいろなツールを導入している企業も多いのではないでしょうか。このような社内ツールの使い方やTipsも掲載しておくと、業務効率化につながります。

<システムに関する情報>
システムメンテナンスや、ソフトウェアの脆弱性などに関する情報は、速やかに掲示板でお知らせしましょう。特に脆弱性については、対象者が掲示板を見たかどうかきちんと確認し、確認していない場合は改めて通知することが大切です。

社内掲示板を導入する前の準備

社内掲示板の導入する前には、以下のようなことを決めておきましょう。

<掲載する情報>
前述した活用方法の項目にも記載した通り、掲示板に載せる情報はさまざまなものが考えられます。どのような情報を掲示板に載せるか、決めておきましょう。
また、全社向けの情報だけでなく、部署内・チーム内だけで共有する情報を掲示板に載せる場合は、公開範囲の設定ができるツールを選ぶ必要があります。

<投稿時のルール>
掲示板に投稿した際に、タイトルが分かりづらいと投稿を見てもらえません。「タイトルは30文字以内で簡潔に書く」といったルールを決めておきましょう。
また、「個人情報や機密情報に関することは記載しない」といったように、投稿時の禁止事項を設けておくことも大切です。

<公開時のルール>
従業員が自由に掲示板に投稿できるようにすると、「新入社員が誤った内容を勝手に掲示板で公開してしまう」ということが考えられます。「掲示板に投稿する内容は、公開する前に必ず管理職がチェックする」といったルールを決めておきましょう。

<更新する頻度>
掲示板に新しい情報が掲載されない場合、掲示板が利用されなくなるおそれがあります。「各部署で2週間に1回は掲示板に投稿する」といったルールを決めておくとよいでしょう。

社内掲示板の選定ポイント

ルールを決めて、いよいよ社内掲示板を選ぶという際には、以下のような点をチェックすることをおすすめします。

<機能>
社内掲示板の機能には、以下のようなものがあります。
・未読・既読の確認
・公開範囲の設定全社だけでなく部署内・チーム内での共有
・コメント投稿
自社に合った機能が備わっているか、確認しておきましょう。

<使いやすさ>
掲示板は、さまざまな部署の人が利用します。「モバイルにも対応しているか」「投稿はスムーズにできるか」といった使い勝手をチェックしておきましょう。

<セキュリティ>
掲示板に掲載する情報の中には、外部に漏れてはいけないものもあるでしょう。そのため、セキュリティ面で問題がないことも重要なポイントです。

社内への情報伝達をスムーズにできるmitocoの掲示板

社内への情報伝達におすすめなのが、テラスカイが提供するクラウド型グループウェア「mitoco」の掲示板です。

mitocoの掲示板の概要

mitocoの掲示板には、以下のような機能やメリットがあります。
・従業員が掲示板を読んだかどうかが分かる未読・既読機能
・チームメンバー間や部署内など、特定のグループで情報発信が可能
・投稿に対して双方向のコミュニケーションができるコメント機能
・モバイルにも対応しており、新しい投稿はプッシュ通知で知らせることが可能
・大手の企業で利用されているSalesforce上で稼働しており、世界最高水準のセキュリティレベル

また、テレワークで使えるカレンダー・ワークフロー・トーク(チャット)などの機能も搭載。無料トライアルもありますので、ぜひ一度mitocoの掲示板をお試しください。

mitoco掲示板の事例

mitocoの掲示板は、以下のように活用されています。

<株式会社池下設計様(建設・不動産)>
情報共有や従業員同士のコミュニケーション不足といった問題を解決するためにmitocoを導入。掲示板を通して社内から提案を募り、多くの改善につなげています。
<株式会社グッドサイクルシステム様(IT・情報通信)>
通達をメールで送っても読んでもらえたかどうか分からないことに課題を感じていた同社。mitocoの掲示板によって未読・既読が分かるようになり、スムーズな情報共有ができています。
<株式会社アイデム様(人材サービス)>
もともとはSalesforceのカレンダーを使いやすくするためにmitocoを導入。mitocoの活用方法を掲示板でお知らせするとともに、従業員からもmitocoに関する意見を投稿してもらい、双方向のコミュニケーションを実現しています。

まとめ

社内掲示板を活用することで、スムーズに社内の情報共有ができます。また、クラウド型の掲示板であれば、テレワークにも有効です。
社内の情報共有にお悩みの場合は、mitocoの掲示板をご検討いただけますと幸いです。
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