2017.07.20

文書管理で探す作業を効率化!

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はじめに

こんにちは、製品開発部の小栗です。

海の日の17日は都心では今年初の猛暑日だったようで、夏の到来をイヤというほど体感しました。こうも暑いと些細なことでもイライラしがちになってしまいますね。

さて、業務においてもイライラとストレスに感じる作業がいくつかあると思います。 その中の1つが「探したい文書がすぐに見つからない」ではないでしょうか。

そこで今回は、mitocoの文書管理を使うことで「探す」という作業をどう効率化できるのか、 まだ紹介できていない文書管理の機能を交えて紹介していきたいと思います。

MyView機能

ファイルやリッチテキストで作成した文書が蓄積されてくると、ライブラリが多く作られるようになると思います。この時、よく使うライブラリは限られているのに、表示されるライブラリが多すぎて目的のライブラリを見つけるのに苦労するといった経験はないでしょうか。

ライブラリが多く目的のライブラリが探しにくい

自分しか使っていなければ気兼ねなくライブラリを整理することができますが、実際は他の人も使っていたり、運用方法が決まっていたりと整理するのも一苦労ということがあると思います。

mitocoの文書管理では、ユーザごとに表示するライブラリを設定するMyView機能を使うことでライブラリを整理して表示することができます。

MyView機能はメイン画面(ナビゲーション)の「Viewタブ」から使うことができます。 「Viewタブ」のMyView一覧に表示される「+ボタン」を押すと、MyView登録編集画面が表示され、この画面で表示したいライブラリを選択します。

MyView登録編集画面

MyViewは1人100個まで作成することができるので、ライブラリの一覧表示を用途に合わせてカスタマイズすることができます。 作成したMyViewは「Viewタブ」に表示され、MyViewを展開すると登録したライブラリが表示されます。

用途別にライブラリを整理することができた

閲覧数とお気に入り数の表示

MyView機能でライブラリは整理することができるようになりました。よく利用する文書もお気に入り機能を使うことで簡単にアクセスできるようになります。

次に感じる課題として下記のようなことを思ったことはないでしょうか。

  • 有用なナレッジがないか検索してみたが、どれが有用なのか分からなくナレッジを活用できない
  • せっかく文書を作成したのに参照されず無駄になっているのではと感じる

mitocoの文書管理では、どれほど利用されているかを表す指標として「閲覧数」と「お気に入り数」を表示することでこうした課題を解決します。 閲覧数は作成されてから現在まで何回表示されたか、お気に入り数はどれほどのユーザがそのファイルをお気に入りしているかを表します。

閲覧数とお気に入り数はメイン画面(一覧)とメイン画面(詳細)に表示され、メイン画面(一覧)では、ヘッダーに表示されている「▼ボタン」をクリックすることで、名前項目など他の項目と同様にソートすることができます。

閲覧数やお気に入り数でソートできる

更に、メイン画面(検索)のソート順に「閲覧数」や「お気に入りされている数」を指定することで、組織全体でよく利用される文書を検索することもできます。

ソート順の指定

閲覧数やお気に入り数は、有用な文書を見つける指標として活用するだけでなく、自分の作成した文書がどれ程利用されているかを確認する指標としても活用することができます。 閲覧数が「0」のような文書を作らないように心掛けることで、無駄な文書をなくすことができると思います。

おわりに

mitocoの文書管理を使うことで、効率的に文書を整理して探すだけでなく、文書を作るときの意識改善にもつなげていくことができるようになります。

次のアップデートでは、カレンダーアプリのAndroid版や掲示板アプリのiOS版、パフォーマンスの向上など、更に効率よく作業できる機能を提供する予定です。 ご興味を持たれた方は、是非、mitoco製品トライアルからご連絡ください。

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