2020.01.22

【画面サンプルつき】すぐに試せる!mitocoワークフローの申請フォーム

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*後半にmitocoワークフローですぐに使える申請フォームパッケージの紹介があります。

mitocoで人気のアプリケーションの1つはワークフロー。

ただ、ワークフローって自社の要件にマッチするか検討するのに結構時間がかかりますよね?

ワークフローの検討する際に重要なのは申請フォーム(申請内容の入力画面)ビジネスプロセスですが、申請フォームだけを考えても、

・申請フォームは自分たちで簡単にカスタマイズできるか
・申請フォームを入力する際に、申請者や部署名の自動表示など入力支援機能があるか
・申請フォームで特定の項目が選ばれた場合のみ、他の項目を入力必須にできるか
など

さまざまな検討事項があります。

今回はmitocoワークフローの申請フォームでどれくらい自由度の高い画面を作れるのか判断する際に役立つ、すぐに試せるmitocoワークフローの申請フォームサンプルを紹介します。

1. mitocoワークフローの申請フォームの例
2. mitocoワークフローの申請フォームの仕組み
3. 申請フォームサンプルパッケージについて
4. 申請フォームサンプルパッケージの使い方

それではまいりましょう。

1. mitocoワークフローの申請フォームの例

一般的なワークフローアプリは、申請フォームから内容を入力して申請しますよね。

mitocoも申請フォームから行いますが、申請フォームは会社によって異なるため、インストール時には登録されていません。そのためmitocoワークフローにはユーザーが申請フォームを自由に作る仕組みがあります。

早速どんな申請フォームが作れるのか見てみましょう。

年次休暇申請

ソフトウェアライセンス割り当て申請

住所変更届

2. mitocoワークフローの申請フォームの仕組み

これらの申請画面はどのように作るのでしょうか?

mitocoではSalesforceのページレイアウトを利用して作ります。
つまりSalesforceを知っていれば、mitocoのワークフローの申請フォームは作れるということ。

厳密には異なる部分もありますが、以下のようなイメージです。

mitocoの申請フォーム ≒ Salesforceページレイアウト

mitocoワークフローの申請フォームはSalesforceのページレイアウトを利用する。

mitocoの申請フォームにはSalesforceのページレイアウトに配置した入力項目、参照項目、連動項目、数式項目など様々な項目が表示されます。よってSalesforceのページレイアウトに項目を追加すれば、mitocoの申請フォームに項目は追加されますし、削除すればmitocoの申請フォームの項目も削除されます。

mitocoが自社にマッチするか検討する際は、作成予定の申請フォームがSalesforceのページレイアウト*で表現ができるかをチェックしてくださいね。

* mitocoには一部制約があり、ページレイアウトで「関連リスト」「説明・ヘルプテキスト表示」は利用できません。これらの機能を利用したい場合は、Salesforce標準のページレイアウトからmitocoワークフローを起動するなど工夫が必要です。

3. 申請フォームサンプルパッケージについて

mitocoの申請フォームを紹介しましたが「申請フォームを作って試す時間がない!」という場合もあると思います。

mitoocoトライアル中や既存のユーザーの方がすぐに試すことができるよう、すぐに使える、mitocoワークフローの申請フォームパッケージを紹介します。

パッケージには次の4つが含まれています。
名前 説明
カスタム項目 mitocoの申請フォームで入力に利用する項目です
ページレイアウト mitocoの申請ページレイアウトです
レコードタイプ 申請フォーム選択画面に表示される選択項目です
権限セット システム管理者以外のユーザーにカスタム項目やレコードタイプのアクセス権を付与します
mitocoインストール済みのSalesforce組織にインストールすると、すぐにmitocoワークフローの申請フォームを見ることができます。

また、このパッケージは未管理パッケージと呼ばれる形式でして、インストール後にお客様の組織で好みに応じて変更可能です。

何が変わるの?

パッケージのインストールを行うと、mitocoワークフローの「申請フォーム選択画面」に項目が追加されます。申請フォームを選ぶと申請フォームが表示されます。

申請フォームの一覧が追加される

申請フォームで入力が行えるようになる

一つ注意点がありまして、承認プロセスはお客様の環境ごとに異なるため、本パッケージには含まれていません。本パッケージを本番環境にインストールして承認処理に利用する場合は、承認プロセスを作成してくださいね。

パッケージの中身は?

パッケージの中身は共通で利用するカスタム項目の他に、用途別に労務系、経理系、IT系ページレイアウト、レコードタイプがあります。

カスタム項目

Eメール 住所 住所 内容
対象ユーザ 日付
理由 申請部署 終了日 終了日時
部署名 郵便番号 郵便番号 金額
開始日 開始日時 ソフトウェアライセンス ライセンス種類

ページレイアウト、レコードタイプ

種類 ページレイアウト、レコードタイプ
労務系ページレイアウト、レコードタイプ 有給届
リフレッシュ休暇
休日出勤
住所変更届
改性・改名届
経理系ページレイアウト、レコードタイプ 出張前申請
出張後報告
仮払申請
書籍購入申請
IT系ページレイアウト、レコードタイプ メールアドレス作成申請
メーリングリスト作成申請
ソフトライセンス割り当て申請
PC持込申請

4. 申請フォームサンプルパッケージの使い方

以下の手順で申請フォームサンプルパッケージを利用できます。

1. パッケージのインストール
2. 権限セットで割り当て
3. mitocoワークフローで確認

1. パッケージのインストール

以下のURLをクリックして、パッケージをインストールします。

https://login.salesforce.com/packaging/installPackage.apexp?p0=04t2v000006W7mh


* Sandbox 組織にインストールする場合は、URL の最初の部分を http://test.salesforce.com に置き換えてください。

2. 権限セットの割り当て

インストールしたパッケージを一般ユーザーが利用できるように、権限セットを割り当てます。

インストールしたパッケージを利用するために権限セットで割り当て

3. mitocoワークフローで確認

mitocoワークフローを開いて、+ボタンをクリック

申請フォーム一覧が表示されます。

まとめ

今回はmitocoで作成できる申請フォームについて紹介しました。

mitocoで申請フォームが作れるかどうかを判断するには、Salesforceのページレイアウトで表現できるかという点がポイントです*。mitocoのワークフローを検討する際はその辺りに注意すると良いでしょう。

* もちろんEXCELなどのファイルを添付して申請も可能です。申請フォームはシンプルにして添付ファイルを確認して申請を回すといった利用もできます。

もし実際にmitocoで承認プロセスを回してみたい場合は、以下のブログを参考に作成してみてください。
本記事をお読みになり、mitocoにご興味を持たれた方、すぐに使ってみたい!と思われた方は、こちらにお問い合わせください。

免責
本パッケージは、mitocoの検証を兼ねて個人で作成したものであり、製品サポートの対象外となります。
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