ナレッジ運用を成功に導く「データカテゴリ」の設計とアクセス制御

データカテゴリとは、Salesforce Knowledge（ナレッジ）やQ&Aコンテンツを論理的に整理・分類し、目的の記事を素早く検索できるようにするためのSalesforce専用機能です。単なる「分類用タグ」にとどまらず、記事の閲覧権限をコントロールするセキュリティ機能の役割も担っています。

ナレッジ記事を分類する際、データカテゴリには通常の選択リスト項目にはない2つの強力なメリットがあります。

• 階層構造を持てる: 「大分類 ＞ 中分類 ＞ 小分類」のようなツリー構造を作成でき、検索時の絞り込み（ドリルダウン）が直感的に行えます。
• アクセス制御ができる: 「このカテゴリの記事は、この部署の人（または顧客）にしか見せない」といったセキュリティ設定が可能です。

データカテゴリは、以下の2つの要素で構成されます。

• カテゴリグループ: 分類の「軸」となる大枠。（例：「製品」「対象読者」「地域」など。最大5つまで有効化可能。）
• データカテゴリ: グループの中に作るツリー状の階層。（例：「製品」グループの中に「ハードウェア > PC」「ソフトウェア > セキュリティ」と作成します。）

各設定箇所（デフォルト設定やロール・権限セットなど）では、カテゴリグループごとに以下の3つから選択して権限を設定します。

• すべてのカテゴリ：そのグループ内の全カテゴリを閲覧可能にする。
• なし：そのグループのカテゴリを一切閲覧不可にする。
• カスタム：ツリー構造の中から特定のカテゴリを指定して許可する。

「カスタム」を選んだ場合、ツリーのどこを選択するかによって閲覧できる範囲が変わります。

• 親カテゴリを選択した場合：その配下にある「子・孫カテゴリ」含めすべてが閲覧可能になります。
• 子カテゴリを選択した場合：選択したカテゴリとそのカテゴリの「親・子・孫カテゴリ」が閲覧可能になりますが兄弟カテゴリは含まれません。

以下の場合ではこの権限セットを付与されたユーザーはデータカテゴリ「製品」「ソフトウェア」「セキュリティ」が紐づいているKnowledgeが閲覧可能になります。

※注意点として、現在の仕様では「プロファイル単体」でデータカテゴリの表示制限をかけることはできません。権限セットやロール表示設定と組み合わせて設計しましょう。

参考：Doc Fix: Unable to restrict Data Category visibility settings with only profiles

ユーザーがどのカテゴリを見られるかは、主に以下の3つの設定で決定されます。

• デフォルトのデータカテゴリ表示（全体設定）
• ロールの表示設定
• プロファイル / 権限セット

ユーザーにロールが割り当てられているかどうかで表示制御が変わります。

• ロールがないユーザーの場合：「デフォルトのデータカテゴリ表示」と「権限セット/プロファイル」で閲覧権限が決定します。
• ロールがあるユーザーの場合：「ロールの表示設定（ロール階層の継承含む）」と「権限セット/プロファイル」で閲覧権限が決定します。

Lightning Knowledgeの設定画面で「標準の Salesforce 共有を使用」というチェックボックスをオンにしている組織では、アクセス制御の考え方が根本的に変わるため注意が必要です。

• 標準共有が「無効」の場合：
  記事が見えるかどうかは、「データカテゴリの表示設定（プロファイルやロールで設定）」だけで決まります。
• 標準共有が「有効」の場合：
  記事が見えるかどうかは、「OWD」と「共有ルール」「ロール階層」で決まります。
  この時、データカテゴリは単なる「検索用のタグ・分類」としての役割になり、セキュリティ制御の機能は失われます。