Lightning Knowledgeの共有

こんにちは。ナレッジの共有方法が2種類あることはご存知でしょうか？
データカテゴリごとの共有と標準のSalesforce共有です。
本記事ではそれぞれの共有設定の違いと特徴、設定方法、どちらの共有設定を使えばいいのかをまとめました。

Classicナレッジでは記事タイプごとにカスタムオブジェクトが作成されるオブジェクトモデルでしたが、Lightning Knowledgeは記事タイプをレコードタイプで持つオブジェクトモデルに変更されました。
このような背景からLightning Knowledgeでは標準のSalesforce共有も使えるようになりました。

それぞれの共有設定の違いと特徴を以下にまとめました。

２つの共有方法の大きな違いはセキュリティモデルにあります。

標準のSalesforce共有ではアクセス制限を一番厳しく設定し、そこから制限を緩和していきますが、データカテゴリごとの共有は制限が緩い状態から、制限していくものを設定していきます。

大雑把に表現すると、こんなイメージかなと思います↓
標準のSalesforce共有は見えるレコードを増やしていく設定
データカテゴリごとの共有は見えないものを増やしていく設定　

データカテゴリでアクセス権限を制御する共有方法。
カテゴリの表示設定はデフォルトのデータカテゴリ表示、プロファイルまたは権限セット、ロールの３つの要素で設定されます。
データカテゴリが紐づけられていないレコードはアクセス制限がされません。

データカテゴリでのアクセス制御はされなくなり、共有設定と共有ルールで制御する共有方法。
記事バージョンごと(Knowledge__kav オブジェクト) に違う共有設定を適用させることが可能。

共有方法の確認や変更は[設定]＞[ナレッジの設定]＞[共有設定]から可能です。
デフォルトはチェックが入っていない状態で、データカテゴリごとの共有が適用されています。

結論からいうと共有は標準のSalesforce共有がおすすめです。

理由は、データカテゴリごとの共有は標準のSalesforce共有とアクセスモデルの考え方が別物で分かりにくいことと、標準のSalesforce共有は共有設定のページですべてが完結するのに対して、データカテゴリごとの共有はアクセス権の設定がロール、プロファイル、権限セットに分散されていて管理に手間がかかります。

ただ、以下の点に当てはまる場合はデータカテゴリごとの共有を検討していただきたいです。

①コミュニティサイトで公開
Customer Communityライセンスは共有ルールが使えません。
「顧客に表示」項目でCustomer系ライセンスのユーザーに表示するかしないかの制御は可能なので、それ以上に複雑な共有を想定している場合はデータカテゴリごとの共有を選択する必要があります。

②共有の複雑性が高い
データカテゴリごとの共有は共有の設定単位がプロファイル、権限セット、ロールと細かく指定できます。
また、共有の条件となる項目やカテゴリの変動性が高い場合もデータカテゴリごとの共有の方が柔軟性が高いです。

③多言語対応のナレッジ
データカテゴリは公開中のプライマリ記事のものが翻訳記事にも適用されるので、翻訳記事にプライマリ記事と同等のアクセス権を与えたい場合はデータカテゴリごと共有を選択肢に入れて検討してみてください。

本記事ではナレッジの共有について説明しました。

これだけ読むとナレッジにカテゴリって必要ないのでは？という疑問が浮かんでくるかもしれませんが、カテゴリは記事の整理や検索精度の向上、外部ユーザーへ公開する際のカテゴリ分けなどで重宝します。

また、ナレッジの共有設定をあとから変更するのは考慮事項が多くなかなか手間がかかるので、あらかじめSandboxでどちらが要件に合うのか、使い勝手がいいのかを試してみることをおすすめします。

最後まで読んでいただきありがとうございました！