2018.05.17

文書管理を使ってみよう

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こんにちは、製品開発部の小栗です。

前回までは今年1月にリリースされたmitocoのモバイルアプリについて紹介してきました。
今回は同じく1月にリリースされたmitocoの新アプリケーションの「文書管理」について紹介していきます。

文書管理できること

文書管理ではSalesforceにアップロードしたファイルを階層構造で管理することができます。
フォルダ単位でアクセス制御が可能であったり、ファイルのバージョン管理が可能であったりと文書を管理する上で必要な機能が備わっています。

また、ファイルのお気に入り機能や全文検索機能などを用いることで必要な文書に簡単にアクセスできるようになっています。
文書管理にアップロードしたファイルを掲示板やToDoなどほかのアプリケーションで共有するクイックアクションの機能も用意されているため、文書管理で蓄積した資料を容易に共有することができます。

それでは今回は文書管理の画面と基本的な機能について紹介していきます。

画面説明

doc_main_layout3.png

  • ①メイン画面(ナビゲーション):ユーザがアクセス可能なフォルダが階層構造で表示されます
  • ②メイン画面(一覧):メイン画面(ナビゲーション)で選択したフォルダの中身が一覧表示されます
  • ③メイン画面(詳細):メイン画面(一覧)で選択したファイルの詳細情報が表示されます
  • ④メイン画面(検索):条件を指定して検索することができます

フォルダの作成

最初にファイルを格納するフォルダを作成します。

メイン画面(一覧)の「+」ボタンをクリックし、「フォルダ作成」を選択します。
フォルダ登録編集画面では「アクセス権を設定する」にチェックを入れることで、フォルダごとにアクセス権を設定することができます。
フォルダのアクセス制御では、上位階層のフォルダにアクセス権のあるユーザの中から指定できます。
この仕組みにより、人為的なミスで公開範囲が広がってしまうなどといったセキュリティ事故を防ぐことができます。

doc_folder.png

ファイルのアップロード

作成したフォルダにファイルをアップロードする方法を説明します。
ファイルをアップロードする方法は下記の2通りあります。

  • ①メイン画面(一覧)の「+」ボタンをクリックし、「ファイルのアップロード」を選択する
  • ②メイン画面(一覧)にファイルをドラッグ&ドロップする

②では複数ファイルを同時にアップロードすることが可能です。

doc_file.png

ファイルプレビュー

メイン画面(一覧)のファイル名をダブルクリックすることでファイルプレビュー画面が開くようになっています。
この操作は検索結果画面などでも同様でその場ですぐにファイルの内容を確認することができます。

doc_filepreview.png

ファイルの検索

文書管理の検索はファイル名や作成者の検索だけでなく、ファイルの本文に対しても検索することができます。
全文検索する場合はメイン画面(検索)の「検索項目」で「全て(コンテンツ含む)」を選択してください。
また、「お気に入りしたファイルのみ」にチェックを入れることで、自分がお気に入りしたファイルにアクセスすることができます。

doc_search.png

文書管理のクイックアクション

文書管理にアップロードしたファイルを掲示板やToDoなど他のアプリケーションで共有する方法を説明します。

最初にファイルを共有したいアプリケーションに遷移します。今回はToDoに遷移しました。
左上の「+」ボタンからToDoの新規作成画面を開きます。
新規作成画面を開くと、右端に文書管理のファイルへのリンクを作成できるクイックアクションが表示されます。

doc_quickaction1.png

このクイックアクションのアイコンをクリックすると、文書管理にアップロードしたファイルへのリンクを作成する画面が展開されます。
初期表示時では最近アップロードしたファイルが一覧表示されるため、ファイルを効率的に選択することができます。
また、右上の検索欄から共有したいファイルを検索することも可能です。
共有するファイルが決まったらファイル名左側のリンク作成ボタンをクリックするとクイックアクション下部にリンクが表示されます。
このリンクをコピーしてToDoの説明に貼り付けて保存すれば完了です。

doc_quickaction2.png

このクイックアクションはToDoの新規作成画面だけでなく、ToDoのコメント入力画面や掲示板の新規作成画面などにも表示されます。
この機能を利用することで、ファイルの管理は文書管理で行い、ファイルの共有は他のアプリケーションで行うといった運用が容易に実現できると思います。

おわりに

以上、文書管理の画面と基本的な操作について紹介してきました。

画面、操作ともに馴染みがあり分かりやすいものになっているかと思います。
今後もより便利な機能や、より使いやすいUIを目指して開発していきます。
ご興味を持たれた方は、是非、mitocoのトライアルをお試しください。

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