アクションプランをつかってToDo管理の業務効率向上を実現する

こんにちは、エンジニアの扇です。

今回のブログでは「Finaicial Services Cloud(以下FSC)」の機能をご紹介させていただきます。
　・FSCを導入しようと思っているけど、何ができるのかよく分からない
　・FSCにどんな機能があるのか気になるけどよく分からない
という方々にぜひ読んでいただければと思います！

FSCを初めて聞いた、もしくはよく知らない、という方に簡単なFSCの紹介をします。
FSCとはSalesforceが用意している金融業界向けに用意されたプラットフォームの製品名です。
実際に銀行などから要望の多かった機能をSalesforce社が既存機能として組み込んでおり、今までのSalesforceプラットフォームの機能に加え、顧客の口座管理や世帯管理などを得意としております。

今回はそのFSCに標準搭載されている機能である「アクションプラン」について紹介いたします。

Winter'19にリリースされた比較的新しい機能のためご存じない方もいらっしゃるかと思います。
そんなアクションプランの概要についてまずご紹介します。

Salesforceには個人のタスク管理ができる「ToDo」という機能があります。
ToDoは、画面から件名や期日、内容を入力して登録します。
ToDoを複数登録する場合は、その都度値を入力して作成する回数作業を繰り返す必要があります。
つまり、手作業の繰り返しが発生します。

仮に顧客とアポイントが取れたとして、その後に実施がマストであるタスクが10個あり、それらを全て手作業で一つずつ登録しなければいけないとしたら、、？

想像するだけでも面倒ですよね。

そんな時に活躍してくれるのがアクションプランです。
事前に複数のToDoをまとめて定義しておくことができ、それらのToDoをまとめて登録したい！を叶えてくれる素敵な機能です。
この機能が登場するまでは、プログラミングか自動化処理を実現するプロセスビルダーなどでしかできませんでしたが、アクションプランの登場により、ロジック不要、クリック操作だけで設定の完結が実現できるようになりました。

また、Salesforceの既存機能とのコラボレーションもできるため、上手に組み合わせる事で更にパワーを発揮することも期待できます。
　例）
　　・プロセスビルダーなどの自動化機能（ノンプログラミング）との組み合わせ
　　・Apex（プログラミング）との組み合わせ

アクションプランを使うにあたり、必要な手順を下記にまとめました。
　1.「Action Plans」権限セットをユーザに割り当てる
　2. アクションプランテンプレートを作成する
　3. 作成したアクションプランテンプレートを「公開」する

上記3ステップで事前準備は完了です。

ここでアクションプランテンプレートという言葉が出てきたので説明します。
アクションプランテンプレートとは、アクションプランを使うための土台のようなもので、先述した「事前に複数のToDoをまとめて定義しておく」はここで設定します。
従って、アクションプランを使用するために不可欠な設定となります。

なお、ステップ1が必要なのは初回のみのため、再度アクションプランテンプレートを作成する時は実質2ステップで完了します。（早い！）

今回は簡単なデモシナリオを通じてアクションプランがどのように使われるかを紹介します。

シナリオは、
　「担当顧客からの面談依頼があり、面談を実施するにあたり必要な作業をタスクとして登録する」
としましょう。
デモでは先述した手順1の権限セットの割り当ては済んでいるものとして割愛させて頂きます。

各項目に値を入れて保存をするとアクションテンプレートが作成されます。
しかし、この時点ではまだ中身のない箱が作られたにすぎません。

そのため、中身となるToDoをアクションプランテンプレートに追加していきます。
画面下部青色の「新規ToDo」からToDoを作成します。

他のToDo作成は割愛しますが、繰り返し登録を行い、土台としてのアクションプランテンプレートが準備できました。

でも画面左上をよく見てください、まだこのアクションプランテンプレートの状況が「ドラフト」のままですね。
このままだと実際にToDoの登録してユーザに割り当てることができないので、テンプレートの公開をする必要があります。

しかし、テンプレートは一度公開すると(※基本的に)内容の修正ができなくなります。
公開後に修正することはできないため、再度作り直しとなってしまいますので、下記の点を必ず確認してから公開しましょう。
　・不足しているToDoはないか？
　・各設定値は正しいか？
　※アクションプランテンプレートの名前や説明文の変更はできます


問題が無いことを確認したので、「テンプレートの公開」ボタンから公開をします。

ここでどのアクションプランテンプレートを選ぶかによって、一括で登録したいToDoを選択することができます。
また「ToDoで非営業日をスキップ」にチェックを入れることで、土日祝などの日数をカウントすることなく、ToDoの期日を設定させることも可能です。

非営業日をスキップするロジックなども、本来ならプログラミングなどで作成しないと実現できなかったりするので、ありがたいです。