2020.11.02

アクションプランをつかってToDo管理の業務効率向上を実現する

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はじめに

こんにちは、エンジニアの扇です。

今回のブログでは「Finaicial Services Cloud(以下FSC)」の機能をご紹介させていただきます。
 ・FSCを導入しようと思っているけど、何ができるのかよく分からない
 ・FSCにどんな機能があるのか気になるけどよく分からない
という方々にぜひ読んでいただければと思います!

FSCを初めて聞いた、もしくはよく知らない、という方に簡単なFSCの紹介をします。
FSCとはSalesforceが用意している金融業界向けに用意されたプラットフォームの製品名です。
実際に銀行などから要望の多かった機能をSalesforce社が既存機能として組み込んでおり、今までのSalesforceプラットフォームの機能に加え、顧客の口座管理や世帯管理などを得意としております。

今回はそのFSCに標準搭載されている機能である「アクションプラン」について紹介いたします。

アクションプランとは

Winter'19にリリースされた比較的新しい機能のためご存じない方もいらっしゃるかと思います。
そんなアクションプランの概要についてまずご紹介します。

Salesforceには個人のタスク管理ができる「ToDo」という機能があります。
ToDoは、画面から件名や期日、内容を入力して登録します。
ToDoを複数登録する場合は、その都度値を入力して作成する回数作業を繰り返す必要があります。
つまり、手作業の繰り返しが発生します。

仮に顧客とアポイントが取れたとして、その後に実施がマストであるタスクが10個あり、それらを全て手作業で一つずつ登録しなければいけないとしたら、、?

想像するだけでも面倒ですよね。

そんな時に活躍してくれるのがアクションプランです。
事前に複数のToDoをまとめて定義しておくことができ、それらのToDoをまとめて登録したい!を叶えてくれる素敵な機能です。
この機能が登場するまでは、プログラミングか自動化処理を実現するプロセスビルダーなどでしかできませんでしたが、アクションプランの登場により、ロジック不要、クリック操作だけで設定の完結が実現できるようになりました。

また、Salesforceの既存機能とのコラボレーションもできるため、上手に組み合わせる事で更にパワーを発揮することも期待できます。
 例)
  ・プロセスビルダーなどの自動化機能(ノンプログラミング)との組み合わせ
  ・Apex(プログラミング)との組み合わせ

アクションプランを使う準備を整える

アクションプランを使うにあたり、必要な手順を下記にまとめました。
 1.「Action Plans」権限セットをユーザに割り当てる
 2. アクションプランテンプレートを作成する
 3. 作成したアクションプランテンプレートを「公開」する


上記3ステップで事前準備は完了です。

ここでアクションプランテンプレートという言葉が出てきたので説明します。
アクションプランテンプレートとは、アクションプランを使うための土台のようなもので、先述した「事前に複数のToDoをまとめて定義しておく」はここで設定します。
従って、アクションプランを使用するために不可欠な設定となります。

なお、ステップ1が必要なのは初回のみのため、再度アクションプランテンプレートを作成する時は実質2ステップで完了します。(早い!)

実際にアクションプランを使ってみる

今回は簡単なデモシナリオを通じてアクションプランがどのように使われるかを紹介します。

シナリオは、
 「担当顧客からの面談依頼があり、面談を実施するにあたり必要な作業をタスクとして登録する」
としましょう。
デモでは先述した手順1の権限セットの割り当ては済んでいるものとして割愛させて頂きます。

1、アクションプランテンプレートの作成

まずはヘッダーに表示されているタブからアクションプランテンプレートオブジェクトを選択します。

「新規アクションプランテンプレート」からアクションプランテンプレートの作成画面が表示されます。
設定する項目は下記です。
 ・名前(作成するアクションプランテンプレートのタイトルになります)
 ・テンプレート所有者(基本的にはシステム管理者でOKです)
 ・アクションプラン種別
 ・対象オブジェクト

「説明」項目の設定は任意ですが、後で見返したときに記載があると分かりやすいです。
各項目に値を入れて保存をするとアクションテンプレートが作成されます。
しかし、この時点ではまだ中身のない箱が作られたにすぎません。

そのため、中身となるToDoをアクションプランテンプレートに追加していきます。
画面下部青色の「新規ToDo」からToDoを作成します。

2、ToDo作成・アクションプランテンプレートへの追加

ToDoの作成では「誰に、何を、いつまでに」の観点で各値を設定します。
Salesforceではおなじみの機能ですね。

このように必要なToDoを作成し、テンプレートに内容を詰め込んでいきます。
「任命先」に特定のユーザを指定すると、上司や部下へのToDo登録もこの中で完結させることができます。
また、自分を担当者としてToDoをしたい場合は、「アクションプラン作成者」を選択しましょう。

他のToDo作成は割愛しますが、繰り返し登録を行い、土台としてのアクションプランテンプレートが準備できました。

3、アクションプランテンプレートの公開

でも画面左上をよく見てください、まだこのアクションプランテンプレートの状況が「ドラフト」のままですね。
このままだと実際にToDoの登録してユーザに割り当てることができないので、テンプレートの公開をする必要があります。

しかし、テンプレートは一度公開すると(※基本的に)内容の修正ができなくなります
公開後に修正することはできないため、再度作り直しとなってしまいますので、下記の点を必ず確認してから公開しましょう。
 ・不足しているToDoはないか?
 ・各設定値は正しいか?
 ※アクションプランテンプレートの名前や説明文の変更はできます


問題が無いことを確認したので、「テンプレートの公開」ボタンから公開をします。

画面左上の状況が「公開済み」になっていることが確認できますね。

これで正真正銘、アクションプランテンプレートの完成です!

アクションプランを使って複数ToDoを一括登録する

準備ができたので、さっそくアクションプランを使ってToDoの一括登録をします。

今回は日本橋 太郎さんから面談の申込があったと想定して、日本橋 太郎さんからToDoを作成していきます。

4、アクションプラン作成

画面右に「アクションプラン」の表示があります。
その横に「新規プラン」のボタンがあるのでここから作成をします。

アクションプランをここから作成することで、複数ToDoの一括登録ができます。
ここでポイントが2点あります。
・先程用意したアクションプランテンプレートをここで設定
・非営業日をスキップするかの設定

ここでどのアクションプランテンプレートを選ぶかによって、一括で登録したいToDoを選択することができます。
また「ToDoで非営業日をスキップ」にチェックを入れることで、土日祝などの日数をカウントすることなく、ToDoの期日を設定させることも可能です。

非営業日をスキップするロジックなども、本来ならプログラミングなどで作成しないと実現できなかったりするので、ありがたいです。

最後に保存をして作成完了です。

アクションプランが作成され、同時に日本橋 太郎さんに関連するToDoが一括で作成されました。
期日も非営業日を考慮した日付で設定されていますね。

アクションプランの一覧には「完了した項目」「状況」が表示されるため、一目で進捗を終えるのもポイントです。


アクションプランの準備~作成までのご紹介は以上となります。

おわりに

いかがでしたでしょうか。

数ステップの設定で簡単に一連のToDo作成と割り当てる事ができるようになりました。
クリック操作だけで完結するならプログラミングの知識が無くても、カスタマイズや修正が簡単にできるのが嬉しいですよね。

一度設定さえ済ませてしまえば、簡単な操作で複数のToDoを作成することができるので、業務効率向上が期待できます。

デモの紹介はありませんでしたが、プログラムやプロセスビルダーなどの自動化処理と組み合わせたり、ToDoのレポートを作成して支店長が全員のToDo進捗を追跡することもできます。

今回のブログを通して、少しでもアクションプランの機能について理解を深めていただける機会になっていれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。
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