はじめに
皆さんは「クラウドサイン for Salesforce」をご存知でしょうか？
「クラウドサイン for Salesforce」は、国内トップクラスの電子契約サービス「クラウドサイン」を、顧客管理プラットフォーム「Salesforce」上で直接利用できるアプリです。
契約に関する情報をSalesforceの顧客情報と紐付けることで、より効率的に管理できます。
今回は、クラウドサイン for Salesforceの導入時に考慮・決定すべき事項についてご紹介していきます。
「クラウドサイン for Salesforceを導入予定で、事前に決めておくべきことを知りたい」「導入したけれど、最初にどう設定すればいいか迷っている」…そんな管理者の方々に向けて、導入時に検討すべき４つのポイントをまとめました。
１．契約書の種類の検討
２．送信元として利用するオブジェクトの検討
３．契約書類のセッティングについての検討
４．ワークフローの利用有無の検討
それでは、検討ポイントそれぞれの具体的な内容を確認していきましょう。
「クラウドサイン for Salesforce」は、国内トップクラスの電子契約サービス「クラウドサイン」を、顧客管理プラットフォーム「Salesforce」上で直接利用できるアプリです。
契約に関する情報をSalesforceの顧客情報と紐付けることで、より効率的に管理できます。
今回は、クラウドサイン for Salesforceの導入時に考慮・決定すべき事項についてご紹介していきます。
「クラウドサイン for Salesforceを導入予定で、事前に決めておくべきことを知りたい」「導入したけれど、最初にどう設定すればいいか迷っている」…そんな管理者の方々に向けて、導入時に検討すべき４つのポイントをまとめました。
１．契約書の種類の検討
２．送信元として利用するオブジェクトの検討
３．契約書類のセッティングについての検討
４．ワークフローの利用有無の検討
それでは、検討ポイントそれぞれの具体的な内容を確認していきましょう。
１．契約書の種類の検討
まずは、クラウドサインで使用したい契約書の種類について検討します。
クラウドサインでは、電子契約が法的に認められている殆どの契約書類を使用することが可能です。
具体的には、以下のような契約書がクラウドサインでご利用いただけます。
クラウドサインでは、電子契約が法的に認められている殆どの契約書類を使用することが可能です。
具体的には、以下のような契約書がクラウドサインでご利用いただけます。
２．送信元として利用するオブジェクトの検討
次に、Salesforceのどのオブジェクトから書類を送信するかを決定します。
送信するオブジェクトは下記の2種類から選択が可能です。(両方を利用することも可能)
送信するオブジェクトは下記の2種類から選択が可能です。(両方を利用することも可能)
■送信方法の種類
１．取引先責任者オブジェクトから送付
・取引先責任者オブジェクトに予め用意されている「書類を送信」ボタンをページレイアウトへ配置
※既に用意されたボタンを配置するだけなので、簡単に始めたい方におすすめです。
２．取引先責任者以外のオブジェクト(カスタムオブジェクト含む)から送付
①送信先オブジェクトに必要な３項目（氏名、メールアドレス、企業名）を作成
※取引先責任者など、すでに３項目の情報が揃っているオブジェクトへの参照項目を作成する形でも対応可能です。
②クラウドサインと連携するオブジェクトと送信先オブジェクトを紐づける設定
③書類送信画面を表示するボタンの作成と、ページレイアウトへの配置
１．取引先責任者オブジェクトから送付
・取引先責任者オブジェクトに予め用意されている「書類を送信」ボタンをページレイアウトへ配置
※既に用意されたボタンを配置するだけなので、簡単に始めたい方におすすめです。
２．取引先責任者以外のオブジェクト(カスタムオブジェクト含む)から送付
①送信先オブジェクトに必要な３項目（氏名、メールアドレス、企業名）を作成
※取引先責任者など、すでに３項目の情報が揃っているオブジェクトへの参照項目を作成する形でも対応可能です。
②クラウドサインと連携するオブジェクトと送信先オブジェクトを紐づける設定
③書類送信画面を表示するボタンの作成と、ページレイアウトへの配置
送信元オブジェクトとして「商談」を選択する場合の例です。
取引先責任者のように標準でボタンが用意されていないので、新規でカスタムボタンを作成します。
レコードページにはこのように「書類を送信」ボタンや「クラウドサイン管理」オブジェクトが表示されます。
３．契約書類のセッティングについての検討
クラウドサイン for Salesforceで送信する契約書類をセットしていきます。
契約書類のセッティング方法は下記の2種類から選択が可能です。(両方を利用することも可能)
契約書類のセッティング方法は下記の2種類から選択が可能です。(両方を利用することも可能)
■セッティング方法の種類
１．レコードにアップロード済みのファイルを選択
・Salesforceの「ファイル」にアップロードした書類を、クラウドサインで送信します。
書類の内容（文言）が毎回異なる場合におすすめです。
※案件ごとに細かくカスタマイズする書類はテンプレート化に向かないため、こちらを選択します。
２．事前に設定したオリジナルテンプレートから選択
・事前に登録したテンプレートを送信時に選択し、クラウドサインで送信します。
雛形が決まっていて、企業名や氏名など一部のみを変更する場合におすすめです。
※予めテンプレートを登録しておくことで、毎回ファイルをアップロードする手間を省けます。
１．レコードにアップロード済みのファイルを選択
・Salesforceの「ファイル」にアップロードした書類を、クラウドサインで送信します。
書類の内容（文言）が毎回異なる場合におすすめです。
※案件ごとに細かくカスタマイズする書類はテンプレート化に向かないため、こちらを選択します。
２．事前に設定したオリジナルテンプレートから選択
・事前に登録したテンプレートを送信時に選択し、クラウドサインで送信します。
雛形が決まっていて、企業名や氏名など一部のみを変更する場合におすすめです。
※予めテンプレートを登録しておくことで、毎回ファイルをアップロードする手間を省けます。
４．ワークフローの利用有無の検討
書類を送信する前に、ワークフローで社内承認を経由させる運用にするかどうかを検討します。
クラウドサインは、ワークフロー機能と連携させて利用することができます。
ワークフローと連携させることで、送信前の契約書のチェック体制を整えるだけでなく、「誰がいつ承認したか」という履歴（証跡）を確実に残せるようになります。
また、「社内承認が完了した書類のみ送信可能」という制御をかけることで、担当者による独断での誤送信や勝手な契約締結を未然に防ぐことができます。
なお、Salesforce上で動くグループウェア「mitoco」の機能の1つである「mitoco 申請」も、クラウドサインとの連携に対応しています。
「mitoco 申請」とクラウドサインを連携させることで、社内承認から社外契約までの流れをSalesforce上で一気通貫で管理できます。
【mitocoとは？】
Salesforceを基盤としたコミュニケーションプラットフォームです。カレンダーや掲示板、ワークフローなど社内コミュニケーションに必要な機能が一体となっていて、日々の業務を効率化してくれるツールです。
「mitoco」について詳しくはこちら
「mitoco 申請」とクラウドサインを連携させるための設定方法についてはこちらの記事（近日公開予定）をご参照ください。
クラウドサインは、ワークフロー機能と連携させて利用することができます。
ワークフローと連携させることで、送信前の契約書のチェック体制を整えるだけでなく、「誰がいつ承認したか」という履歴（証跡）を確実に残せるようになります。
また、「社内承認が完了した書類のみ送信可能」という制御をかけることで、担当者による独断での誤送信や勝手な契約締結を未然に防ぐことができます。
なお、Salesforce上で動くグループウェア「mitoco」の機能の1つである「mitoco 申請」も、クラウドサインとの連携に対応しています。
「mitoco 申請」とクラウドサインを連携させることで、社内承認から社外契約までの流れをSalesforce上で一気通貫で管理できます。
【mitocoとは？】
Salesforceを基盤としたコミュニケーションプラットフォームです。カレンダーや掲示板、ワークフローなど社内コミュニケーションに必要な機能が一体となっていて、日々の業務を効率化してくれるツールです。
「mitoco」について詳しくはこちら
「mitoco 申請」とクラウドサインを連携させるための設定方法についてはこちらの記事（近日公開予定）をご参照ください。
おわりに
今回は、「クラウドサイン for Salesforce」を導入する際に気を付けるべきポイントをご紹介しました。
業務や用途に合わせて、どのように設定すべきかを判断する参考になれば幸いです。
早速「実際に設定してクラウドサイン for Salesforceを使い始めたい」という方はこちらの記事をご参照ください。
製品の詳細や他の機能についてもっと知りたい方は、ぜひクラウドサイン for Salesforceの公式サイトも併せてご覧ください。
業務や用途に合わせて、どのように設定すべきかを判断する参考になれば幸いです。
早速「実際に設定してクラウドサイン for Salesforceを使い始めたい」という方はこちらの記事をご参照ください。
製品の詳細や他の機能についてもっと知りたい方は、ぜひクラウドサイン for Salesforceの公式サイトも併せてご覧ください。