Salesforceに "Excelの見積書" 作成ボタンをつくる

「えっ、まだExcelつかってるの？」

このような声を聞くと、Excel好きの自分にとってはべつにいいじゃないかと思うところもありますが、やはり脱Excelすべきと思う場面は往々にしてあります。

しかし実際のところ、システム移行のコスト、既存業務への影響、利用者の教育・慣れなどの課題により、なかなかうまくいかないことが多いのではないでしょうか。

そもそも、脱Excelをしたい理由が "作成の手間" や "精度の問題" であった場合、例えば作成したいExcelブックを自動的に作ってくれる仕組みがあったらどうでしょう。「まだまだExcelつかうよ」と言い返せますね！

今回はSkyOnDemandを利用して、Salesforceの商談画面から1クリックで見積書をExcelで作成するボタンを作ってみました。

完成したボタンはこんな動き

まず先に、どういったものができたのかをお見せしちゃいます。

▼見積書を作成したい商談の詳細画面をSalesforceで表示します。すると、標準のボタンのとなりに「Excel見積書作成」というボタンが表示されています。

▼ボタンを押下すると結果画面へ遷移します。この画面では作成した見積書の情報とリンクが表示されます。

▼「商談画面へ戻る」リンクをクリックすると、商談の詳細画面に戻ります。関連リストの「メモ＆添付ファイル」を見ると、見積書が添付されていることが確認できます。（ちなみに、結果画面の「ダウンロード」リンクから直接添付ファイルをダウンロードすることもできるようになっています）

▼添付されたExcelファイルをダウンロードして開いてみると、表示していた商談の内容で見積書が作成されています。

なお、もう一度ボタンを押下すると、別の添付ファイルとして追加されるので、見積書を作り直したい場合も安心ですね。

どのような仕組みになっているか

今回構築したシステムの、構成および処理の流れを簡単に説明します。

SkyOnDemandは様々な機能やアダプタが用意されていて、自由に組み合わせて使用することができます。例えば、今回作成した処理を少し変えて、ExcelではなくPDFで見積書を作成したり、作成した見積書をSalesforceへアップロードするのではなくメールに添付して送信したりなど、組み合わせ次第で様々な連携が実現できます。

課題を解決するためにシステム全体を作りなおすのでなく、今回のようにシステムに足りない部分を連携ツールで補完してあげるといった手段も有効ではないかと思います。

実際に、今回のような仕組みを導入されているお客様の事例を弊社HPにてご紹介しています。詳しくはこちらのリンクからどうぞ。