mitocoの掲示板に新しい掲示がでたらメールで通知してみる

こんにちは、製品開発部の佐藤です。
先日栃木に旅行にいってきました。去年の初めに栃木に訪れてからイチゴ、佐野ラーメン、餃子、益子焼と栃木の魅力にはまっています。今回はイチゴ狩りをして、とちおとめを40個は食べてきました！

さて、コミュニケーションの手段が多様化する今日では、日々の業務の中でも多くの情報を処理していかなければいけません。日々の業務の中では情報の伝達手段として様々なものがあり、mitocoの掲示板を使えば社内に向けての情報発信を円滑に行うことができる一方で、今日において確立されたコミュニケーション手段であるメールを用いることも多々あるかと思います。

mitocoを使っているとき、「チャットツールや社内システムでも自分に関係する情報はメールで入ってくる。mitocoの掲示の情報もメールで通知することはできないのか」と考えることはないでしょうか。

そこで今回は、新しい掲示情報が作成された時に、掲示を閲覧できるユーザに対してメールを送信する方法をご紹介します！

Salesforceにはデータが更新されたときに、特定のアクションを行う条件処理を視覚的に作れるプロセスビルダーという機能があります。
今回はプロセスビルダーを用いて、mitoco内での掲示板の通知を拾い上げ、事前に設定したテンプレートのメールを掲示の閲覧者に送信する仕組みを作っていきます。

仕組みを構築する流れとしては
　1. 送信するメール情報の設定
　2. メールを送信するアクションの設定
　3. プロセスビルダーで送信タイミングの処理を設定
となります。

※以降の説明はSalesforceのシステム管理者がSalesforce Classic画面で設定を行う手順です

最初に、送信するメールのテンプレートを作成します。
Salesforceの設定から"Classic メールテンプレート"を選択し"新規テンプレート"をクリックします。今回はメールテンプレートの種別をテキストとして、以下のようなテンプレートを作ります。

差し込み項目を用いて、メールの送信対象となる掲示の以下の情報を本文に埋め込んでいます。
・件名：{!TSMNTBS__CMN_Notification__c.TSMNTBS__message__c}
・投稿者：{!TSMNTBS__CMN_Notification__c.TSMNTBS__from__c}
・リンク：https://[設定した私のドメイン].lightning.force.com/TSMNTBS/portal.app#app=bbs&location={!TSMNTBS__CMN_Notification__c.TSMNTBS__link__c}

プロセスビルダーにメールを送信するアクションを登録するために、先ほど用意したメールテンプレートを用いて、メールアラートを作成します。
Salesforceの設定からメールアラートを選択し、"新規メールアラート"ボタンを押して表示される画面で以下のように入力します。

ポイントとしては
・対象のオブジェクトは"通知"オブジェクト(mitoco内の通知オブジェクト)
・受信者種別を"所有者"、選択済みメール受信者を"通知 所有者"
となるよう設定することです。
メールの送信を行う際の送信先を、mitocoの通知を基準にすることでmitoco掲示の閲覧ができるユーザにのみ送信するアクションを定義できます。
※ "通知"レコードはmitocoの通知設定のon/offに関わらず生成されるため、メールは通知設定に関係なく送信されます

ここまでに準備したメールアクションを用いて、メール送信を行う処理をプロセスビルダーで作成します。
Salesforceの設定からプロセスビルダーを選択し新規のプロセスを作成します。プロセスを実行するタイミングは"レコードが変更されたとき"とします。
対象のオブジェクトを"通知"オブジェクトとして、レコードが作成されたときにプロセスが開始するように設定し、保存します。

次にメールを送信するときのアクションの実行条件を作成します。
さきほど設定した"通知"オブジェクトには、mitoco内でのアプリケーションでデータが作成や編集されたときなどの情報がデータとして生成されていきます。
そのため、今回のメール送信を行うアクションの条件として、対象のアプリケーションを掲示板、対象の通知を新規に作成したときの2つの条件を以下のように設けます。

この2つをAND条件で設定し、保存します。

最後にルール適用時のアクションを設定します。
アクション種別をメールアラートとして、先ほど作成したメールアラートを選択して保存します。

これで設定は完了です！

実際に以下のような掲示を作成して、メールが通知されるか確認してみます。

掲示を作成すると、閲覧できるユーザ各々にメールが届いていることが確認できます！

今回はmitocoの掲示板で新しい掲示が作成された時に閲覧ユーザにメールを送信する機能を作成してみました。こちらの方法を応用することでmitoco内で様々な情報が更新された時にメールを送信することができます。
ぜひmitocoを利用するときには活用してみてください。
※今後のmitocoバージョンアップ等で、今回の設定では動作しなくなる可能性もありますのでご了承ください

まだmitocoを利用したことがない場合には無償のトライアル環境をご提供可能です。以下からお申込みください。