Salesforce設計(案)　Case.機密保持情報をどう取り扱うか

「Salesforce設計(案) Case.機密保持情報をどう取り扱うか」 と題して、 Salesforceを活用するユーザの方向けに、どう構築すべきか考えてみました。

要件1：【プロジェクト情報】の共有範囲は、データ所有者が所属する支店内のみとしたい。

要件2：機密保持契約を締結したプロジェクトは、それまでの共有範囲に関係なく、担当者以外に公開させない。

要件3：レポートによる各種集計では、機密保持対応で参照できないレコードの数値も対象にしたい。

・顧客と締結したプロジェクト関連のデータを「プロジェクト情報」オブジェクトに格納する。（以下【プロジェクト情報】）
・機密保持対象の内容（項目）が【プロジェクト情報】にある。
・機密保持契約を締結した後に対応できるよう【プロジェクト情報】に「機密保持対応」項目を用意する。
この項目がON（＝True）で保存されたら、データ所有者以外は参照できないものとする。
・プロジェクト担当者は、当該【プロジェクト情報】レコードの所有者とする。

要件1：【プロジェクト情報】の共有範囲は、新規登録時、作成者が所属する支店内のみとしたい。

本件の実現は、いわゆる「非公開で共有」の標準設定で対応できます。
・「組織の共有設定」にて【プロジェクト情報】を非公開にする。
・「共有ルール」にて、所有者の所属する支店内で共有するルールを、各支店分作成する。
「共有設定」で一度閉じて「共有ルール」で個別に開けて行く方法です。

要件2：機密保持契約を締結したプロジェクトは、それまでの共有範囲に関係なく、担当者以外に公開させない。

本件の実現イメージは、前提に記載の通り、
・機密保持契約を締結した後に対応できるよう【プロジェクト情報】に「機密保持対応」項目を用意する。
・「機密保持対応」項目がON（＝True）で保存されたら、データ所有者以外は参照できないものとする。
である。

これは、標準機能では実現できないため、個別開発プログラム（以下、Apex）を用意して実現する。
動きとしては、
・【プロジェクト情報】の登録または更新時に「機密保持対応」がOFF→ONに変更されたかをチェックして、
これを検知した場合は、当該【プロジェクト情報】の共有レコードをすべて削除する。（所有者以外）
が実装できれば良い。

そして、もう１つ。
・共有設定の「階層を使用したアクセス許可」＝OFF
これがONだと、上位ロールのユーザから参照できてしまうためOFFにする。

※共有レコードとは：１レコードごとに、参照または編集権限を持っているユーザ、ロール、グループが定義されたレコード
※共有レコードをすべて削除：レコードの所有者はApexからでも削除できない仕様のため、ちょうど良い。

「共有ルール」で定義したルールに基づいて、Salesforceが自動作成した共有レコードは、Apexからでも取り扱えないため削除できない。

よって、要件2.の実現のためには、
要件1.で書いた「共有ルール」を破棄して、同ルールをApexで実装する必要がある。
これで実現できる。

※Apexや手動で作成した共有レコードは、Apexから削除できる。

まず、データアクセスのベース、とりわけ各オブジェクトに対する基本アクセス権「CRUD（作成、参照、更新、削除）」は、プロファイルでの設定を検討します。
次に、1つのレコードに対しては、共有設定と共有ルールでの制御を検討します。

＃プロファイル
オブジェクトに対する基本アクセス「CRUD(作成、参照、更新、削除)」や各機能の実行権限を定義して、ユーザに割り当てる機能です。（例：システム管理者、特権ユーザ、一般ユーザなど）
本ケースでは【プロファイル情報】へのCRUD権が付与されているものとします。

＃組織の共有設定
各オブジェクトに対する基本アクセス権を設定します。

＃共有ルール
・組織の共有設定に対する例外を表します。
・組織の共有設定より厳しくすることはできません。
・特定のユーザにより強いアクセス権を許可することのみ可能です。
・レコードがある条件を満たした場合、自動的に共有（アクセス権限の付与）を行うことが出来る機能です。

「非公開で共有」とは、
「共有設定」で非公開に設定して1度閉じる。
「共有ルール」にて、必要な共有条件を、1つ1つ設定して開けて行くことを表現しています。

＃機密保持対応をON→OFFにした場合
・上記の仕様の場合、機密保持をOFFに戻しても、共有範囲が維持されたままで、元の設定（支店内共有）になりません。それを実現するApexを別途用意する必要があります。

＃レコードの所有者が変更された場合
・手動にて設定した共有レコードは削除されます。
・Apexにて設定した共有レコードは維持されます。

＃関連するオブジェクトの見え方について
・参照関係にあるオブジェクトの場合は、各オブジェクトごとに制御が必要です。
例えば、【プロジェクト情報】に参照関係で紐付く【見積】があったとした場合。
【見積】の共有設定が「公開」であれば、全公開のため、誰でも参照できます。
そうではなく、参照権限のある【プロジェクト情報】に紐付く【見積】だけを参照させたい場合には、【プロジェクト情報】と同じ設定、制御が、【見積】にも必要になります。
共有設定を非公開にして、【プロジェクト情報】のApex処理時に、紐付く【見積】にも同様の処理を施すといったことが必要になります。
・主従関係あるオブジェクトの場合は、子オブジェクトへのアクセス権は、親オブジェクトのアクセス権に従います。
例えば、【プロジェクト情報】に主従関係で紐付く【見積】があったとした場合。
アクセス権が完全に継承されるため、【見積】への制御は不要になります。
が、【見積】単独でのアクセス権の付与は出来なくなります。

駆け足のような説明になりますしたが、ご理解頂けたでしょうか？
他の適切な方法があれば、コメントにてご質問ご指摘ください。

要件3.の実現案は、次回執筆したいと思います。