2019.09.10

『Data connector for Salesforce』について

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はじめに

はじめまして。今回は『Data connector for Salesforce』について、使い方やできること・注意点などまとめてみました。
とても簡単で便利ですので、皆さんもぜひ触ってみてください。
皆さんの業務において、選択肢の一つになればと思います。
(このブログがそのきっかけになればとても嬉しいです)

目次

 何ができるか・始め方を知る
  1.アドオンData connector for Salesforceでできること
  2.使用開始!

 使い方​を知る
  3.スプレッドシートへのレコード出力
  4.レコード登録・更新(削除)
  5.スプレッドシートへ定期的なデータ自動出力

 注意点を確認する
  6.レコード出力・登録・更新の際の注意点

何ができるか・始め方を知る

1.アドオンData connector for Salesforceでできること

テーマのData connector for Salesforce』について。
簡単に言うと、Googleスプレッドシートを使用してSalesforceレコードの出力・登録・更新・削除が行えるアドオンです。

【できること】
 ・Googleスプレッドシートから、直接レコード登録・更新・削除
 ・スプレッドシートへのレコード出力
   ---レコードの絞り込み方法---
   ①アドオン上でオブジェクト、項目、条件を指定して出力
   ②カスタムクエリ・SOQLを記述して出力
   ③Salesforceで作成済みのレポートを元に出力
   ④スプレッドシートへの、定期的なデータ自動出力が可能(4,8,24時間毎)
   
【どんな点がいいのか?】
 ・手軽にデータ操作を行える。
  データローダなどでの作業が必要なく、慣れていないユーザにとっても操作が簡単である。
  ※ただし、使用において注意すべき点もあり(目次6)
 ・無料で使用可能。
  ※Googleアカウントは必要

「こんなことがスプレッドシート上でできるのか、いいかも!」と感じた方は是非試してみてください。
それでは、使用開始~使用方法について続けて書いていきます。
簡単&わかりやすいので、すぐに実施できると思います。

2.使用開始!

①まずはアドオンをインストールします。こちらからどうぞ。
 ※この際、スプレッドシートで操作したいGoogleアカウントでログインしてください。

 右上のインストールボタンをクリックします。

その後、権限についてやアクセス権のリクエストがあります。
そのまま進めてください。

「Data connector for Salesforceをインストールしました」と表示されますので完了ボタンを押し、スプレッドシートを開いてみましょう。
新規作成、まっさらな状態で問題ありません。

②スプレッドシートを開いたら、メニューの
 「アドオン」→「Data connector for Salesforce」→「Open」をクリックしてください。

※もしもここで読み込み状態で止まってしまう場合、一度Googleアカウントからログアウトし、再度ログインしてみてください。

うまく行けば、次のような画面になります。
「AUTHORIZE」ボタンをクリックし、使用したいSalesforceアカウントの情報を入力します。
アクセスを要求されるため「許可」してください。

③Salesforceにアクセスできました!メニュー画面が表示され、何を行うかを選択できます。
 (言語設定ができず英語表記のみになりますが、お分かりになるかと思います)

・ 「Reports」「Import」:スプレッドシート上にSalesforceのレコードをインポート
・ 「Update」:Salesforceのレコードに対して登録・更新を行う
・ 「Delete」:Salesforceのレコードに対して削除を行う
・ 「Refresh」:スプレッドシート上のデータを最新状態(Salesforce上の状態)にする

これで準備ができました。
このまま【使い方を知る】に進みましょう!

使い方を知る

以下の機能ついては、気になる項目を参照してください。
 3.スプレッドシートへのレコード出力
 4.レコード登録・更新(削除)
 5.スプレッドシートへ定期的なデータ自動出力

3.スプレッドシートへのレコード出力

【オブジェクト、項目、条件を指定して出力】する場合

① メニュー画面で「Import」をクリック
② 対象のオブジェクトを選択(今回は取引先)
③ 出力項目を選択
④ レコードの絞り込み条件を指定

⑤ 「GETDATA」をクリックすると、スプレッドシートに該当の取引先がエクスポートされました。

【カスタムクエリ・SOQLを記述して出力】する場合

クエリを自身で書く場合は以下です。
① メニュー画面で「Import」をクリック
② 画面下部の「SOQL EDITOR」をクリック
そうするとまっさらな状態のクエリ入力欄が表示されますので、自由に入力が可能です。

もしくはオブジェクトの選択・項目の選択まで行い、条件を設定する画面で「SOQL EDITOR」をクリックすると、選択済みのオブジェクト・項目がセットされた状態のクエリ入力欄が表示されます。(便利!)

【Salesforceで作成済みのレポートを元に出力】する場合

① メニュー画面で「Report」をクリック
② 対象のレポートを選択(Salesforceに作成済みであること)
③ 「GET DATA」をクリック

レポート作成の通りに、スプレッドシートにエクスポートできました。
レポートさえ作成しておけば、手軽に最新情報を一括で参照できて楽ですね。

さて、スプレッドシートにSalesforce内データをエクスポートすることが出来ました。
次はエクスポートしたデータを編集し、実際にSalesforceに新規登録や編集を行ってみます。

4.レコード登録・更新

それではスプレッドシート上からデータ操作をしてみましょう。
メニューの「Update」から、レコードの登録・更新が行えます。
「Insert」「Update」に加えて「Upsert」が可能ですので、今回はそれを試そうと思います。

① まずは、スプレッドシート上のデータを編集しました。
  ・一行目:既存のレコードの名前を変更
  ・二行目:新規の行(新規レコード登録のための行)を挿入
 ※「Update」更新 の場合、キーとなるSalesforceIDがカラムに含まれていなければなりません。
  今回は一行目を「更新」(IDあり)、二行目を「作成」(IDなし)としてみました。

② 準備ができたら、メニュー画面で「Update」をクリック
③ 登録したい行を選択し、「REFRESH THE SLECTED RANGE」をクリック
  (そうすると行に色が付き、選択済みとなります)
④ 対象のオブジェクトを選択

⑤ オブジェクト選択画面欄の下部にてどの処理を行うのか選択
  (今回は「Insert or Update」)
⑥ ID列を指定
  (更新の際は必要です。スプレッドシート上では「A列」にあたります)
⑦ 処理の結果を表示させる列を指定
  (処理成功・失敗の結果を表示させる列。デフォルトで一番端の列がセットされています)

⑧ 「NEXT」クリックでマッピング画面が表示される

※マッピングについて注意点※

・マッピングは、必要項目のみ行うことを推奨します。
 参照のみとなっている項目をマッピングに含めると、エラーとなってしまうため気を付けなければなりません。
・マッピングはカラム名がSalesforce項目名と一致していれば自動でチェックが付きますが、
 上記のような参照のみ項目はチェックを外してからでないと正しく実行できません。
・マッピングは記憶させておくことができないため、手間のかかるマッピングの付け外しが起こらないよう、必要な項目のみエクスポートしておくのが良いかと思います。

⑨ マッピングが完了したら「EXECUTE」をクリック

実行が終わり、該当の列に実行結果が表示されました。
実際にSalesforce上のデータを見てみると、それぞれ更新・作成されています。

実行できましたでしょうか。
もしも最初のメニューで「DELETE」を選択した場合には、レコード選択→処理対象オブジェクト選択→ID指定&結果表示列指定→「DELETE」をクリック でレコードの削除が可能です。
また削除したレコードは完全削除されず、Salesforceの「ごみ箱」に入ります。

5.スプレッドシートへ定期的なデータ自動出力

【レコードを参照するためのスプレッドシートを作成していたが、Salesforce上で更新があった場合】
現在表示されているスプレッドシート上のレコードの最新情報を取得できます。

メニュー画面で「Refresh」を選択し、その後「Auto」「Manual」のどちらかを選択してください。
それぞれに以下のような動きになります。

Auto(自動)
 ・更新スケジュールを作成する
 ・自動で更新させるシートを選択し、更新頻度を選択する
  (4,8,24時間 毎のいずれかに設定可能)
 ※スプレッドシート1つにつき1つのスケジュールしか設定できません。
Manual(手動)
 ・スプレッドシートに最新情報を出力できる
 ・Refreshボタンクリック後、その場でリフレッシュが完了する

注意点

6.レコード出力・登録・更新の際の注意点

Salesforce上の権限により、アドオン上でも参照・編集が制御される。
オブジェクトや項目の参照・編集権限がないとスプレッドシートからも参照・編集はできない。
※反対に、一般ユーザに「タブを表示させないようにしているが、オブジェクト権限は参照・編集可能」のように設定を行っている場合、このアドオンからはレコードを操作できてしまうため注意する。

日付・時間項目を登録・更新する場合、スプレッドシート上の表記に注意しなければならない。
※Salesforceでの設定時刻とは異なり、スプレッドシートにインポートしたデータは時刻が「GMT のタイムゾーン」となってしまっているため。
そのためこの日付時間項目を更新させたい場合、以下のどちらかの対応が必要となる。
  ・GMTで時刻を記入する
  ・(例)2019-09-02T05:00:00.000+0900
    (最後を抜き出した状態の「+0000」ではなく「+0900」とし、登録したい時刻をそのまま入力)

終わりに

ここまでお読みいただきありがとうございました。
どのようなことがどんなふうにできるのか、イメージいただけましたでしょうか。
もしくは触ってみていただけましたでしょうか……!
自分が使うためだけではなく、データローダを使うのが少し億劫かもしれない…‥という方にもオススメできると思います。

また最後には注意点として気が付いた部分を挙げていますが、他にも気を付けなければならない点や工夫できる点があるかもしれません。
もしも何かありましたら、私にも是非共有いただけたら嬉しいです。

最後までありがとうございました!
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