【ワークフロー】組織情報を使った「mitoco 申請」のもっと便利な活用術！

申請業務を簡単に電子化して業務効率を上げることができる、電子承認ツール「mitoco 申請」。
前回はそんな「mitoco 申請」の基本的な設定方法についてご紹介しましたが、実はmitoco 申請は組織情報を設定することで、もっと便利に活用することができます！

日本の企業では、部署ごとに役職に基づいて、申請者→マネージャー→部長…という流れで承認が回っていくことが多いですよね。
mitoco 申請には、そんな日本企業の申請業務に合った形で承認を回していく機能がついています！
今回は、組織情報を使った「mitoco 申請」の活用方法についてご紹介していきます。

【mitocoとは？】​
Salesforceを基盤としたコミュニケーションプラットフォームです。カレンダーや掲示板、ワークフローなど社内コミュニケーションに必要な機能が一体となっていて、日々の業務を効率化してくれるツールです。
「mitoco」について詳しくはこちら

mitocoの組織情報では部署、役職、従業員を設定することができます。
事前に設定しておくことで、組織情報に基づいた承認プロセスを作ることができ、以下のように活用することができます。

①申請者の立場に応じた、承認者の自動設定
申請者の部署や役職に合わせて承認者が自動で選ばれるため、複数の承認プロセスを用意する必要がなく、1つの共通プロセスで運用できます。

②兼務情報にも対応
従業員の「兼務情報」にも対応しており、申請時にどちらの立場として申請するかも選択できます。

③不在な役職ステップの自動スキップ
部署内に該当する役職（例：マネージャー）がいない場合は、そのステップを自動でスキップして次の承認者（例：部長）へ回すことができます。

④未来の組織変更へのスムーズな移行と予約
新しい組織情報を事前に期間指定で登録でき、組織変更当日に自動で切り替わります。新組織はそのまま承認プロセスにも連動し、過去や未来の組織履歴（世代管理）も残せます。

それでは実際に組織情報に基づいた承認プロセスを作って、これらの活用術を試してみましょう！

※mitoco 申請を利用するには、事前設定（mitoco 申請 インストール初期設定マニュアルp.8～）が必要になります。

今回のmitoco 申請で最大のポイントとなる組織情報を設定していきます。
部署、役職、従業員を設定でき、従業員の入社・退社などに合わせて、期間を指定した組織情報を登録することができます。

まずは、mitoco 組織設定の編集画面を表示させていきます。
※組織情報の設定には、事前設定（mitoco 申請 インストール初期設定マニュアルp.28～）が必要になります。

【設定手順】
・アプリケーションランチャー（画面左上の9つの点）をクリックして「組織」と入力
・[mitoco 組織設定] ＞ 画面右にある[組織編集]ボタン
・いつ時点から有効な組織を作成するかを指定する画面が表示されるので、基準日を指定
・[組織編集画面へ] ボタン ＞ 組織編集画面が表示される

※今回は手動での設定方法をご紹介しますが、組織情報はインポート・エクスポートすることで大人数の一括登録も可能です。
　詳細は「mitoco Work 共通 管理者マニュアルp.17～」をご参照ください。

まずは部署の情報を追加していきます。
この後作成する従業員にはいずれかの部署を割り当てるので、必要な部署をすべて作成していきます。

【設定手順】
・組織編集画面で、部署タブを選択 ＞ [+部署追加] ＞ 必要な情報を入力し [確定] ＞ [保存]

・「部署コード」には、一意の部署コード（半角全角文字問わず）を入力します。
　※保存後の修正はできませんのでご注意ください。

・ [上位部署] では、作成済みの部署が候補として表示されるので、上位となる部署を選択します。
　※部署は階層構造で設定することができるので、部署階層を作る場合は設定してください。
　階層を設定しておくことで、承認ルートが組織の階層（下位部署→上位部署）に沿って自動で上がっていくようになります。

※部署の編集、廃止、削除については、mitoco Work 共通 管理者マニュアルp.8～をご参照ください。

続いて、必要な役職の情報を追加していきます。

【設定手順】
・組織編集画面で、役職タブを選択 ＞ [+役職追加] ＞ 必要な情報を入力し [確定] ＞ [保存]

・「役職コード」には、一意の役職コード（半角全角文字問わず）を入力します。
　※保存後の修正はできませんのでご注意ください。

※部署の編集、廃止、削除については、mitoco Work 共通 管理者マニュアルp.11～をご参照ください。

従業員の情報を追加していきます。
ここまで作成してきた部署や（必要に応じて）役職を、従業員に割り当てていきましょう。

【設定手順】
・組織編集画面で、従業員タブを選択 ＞ [+従業員追加] ＞ 必要な情報を入力し [確定] ＞ [保存]

・「関連する Salesforce ユーザー」にはSalesforceのユーザー名を指定します。

・「従業員コード」には、一意の従業員番号（半角全角文字問わず）を入力します。
　※保存後の修正はできませんのでご注意ください。

・「役職」には、必要に応じて特定の役職を指定します。
　承認者に「役職」を割り当てておくと、部署ごとに個別の承認ルートを作る必要がなくなります。
　例：承認者を「役職：マネージャー」にしておけば、営業部に所属する人が申請したときは営業部マネージャーへ、企画部の人なら企画部マネージャーへと、自動で適切な相手に承認が飛んでいきます。

・「上長」には、登録されている従業員の中から、それぞれの上長に該当する従業員を指定します。
　個人名ではなく「上長」という関係性で指定できるため、申請者ごとに個別の承認ルートを作る必要がなくなります。
　例：「上長承認」という承認ステップを2つ並べた場合、田中さんが申請すると「佐藤さん（田中さんの上長）→鈴木さん（佐藤さんの上長）」の順に自動でルートが作られます。

・[＋兼務情報を追加する] では、兼務している従業員は、兼務する部署、役職、上長を指定できます。部署は必須です。最大 4 つまで兼務情報が設定できます。
兼務設定をした場合、一覧に表示される部署・役職は、主務の情報で兼務列にチェックマークが表示されます。

※従業員の編集、廃止、削除については、mitoco Work 共通 管理者マニュアルp.15～をご参照ください。

任意のメンバーでグループを作成し、承認者に設定できる「ワークフローグループ」という機能があります。
組織図とは別で、承認に特化したメンバーだけのグループを作ることができます。
例えば「情報システムグループ」というワークフローグループを作成すると、人事異動の際もグループ内を更新するだけで済むため、承認プロセスを毎回作り直すメンテナンスの手間がなくなります。

それでは設定した組織情報を活かして、承認プロセスを作っていきます。
※承認プロセスの作成には、事前に申請フォームなどを作る必要があるので、詳しくは前回のブログ「mitoco 申請 基本の設定」をご参照ください。

承認プロセスを作る際、それぞれの承認ステップに対して「上長」や「役職」といった組織情報を設定することができます。
今回は、申請すると「役職：マネージャー→役職：部長→ワークフローグループ：情報システムグループ」の順で回る承認ルートを設定していきます。

【設定手順】
・[ステップを追加] ＞ [ステップ名] を入力
・[承認者の割り当て方法] で [設定で固定の承認者を割り当てる] ＞ 役職を選択 ＞ステップの [保存]
（同様の手順で複数のステップを作成すると、複数の承認者を経て承認される一連の流れが作成されます）
・必要なステップをすべて作成できたら、承認プロセスの [保存]

ここでは申請者が営業部に所属しているため、営業部マネージャーの佐藤さん、営業部長の鈴木さんが自動で承認者として割り当てられています。

それでは実際に、組織情報に基づいた承認プロセスを使って申請してみましょう！

組織情報に基づいた承認者を自動で割り当てることができるので、申請者の所属や役職が違っても、同じ承認プロセスをそのまま共通利用できます。
例えば、部署の異なる人たち（営業部と開発部など）はもちろん、役職の異なる人たち（メンバーとマネージャーなど）であっても、個別に承認プロセスを作る必要はありません。

今回は、役職が異なる田中さん（営業部メンバー）と佐藤さん（営業部マネージャー）が、それぞれ同じ「見積申請プロセス」を使った場合にどうルートが変わるのか、その違いを見ていきます。

複数部署を兼任している場合、申請時に「どちらの立場（部署・役職）で申請するか」をその都度選択できます。

例えば、田中さんが「開発部の課長」と「営業部の一般社員」を兼務しているとします。
開発部課長として申請すると「課長承認」が自動でスキップされ、「部長→情報システム」の順で承認され、
営業部員として申請すると通常通り、「マネージャー→部長→情報システム」の順で承認が回ります。

このように兼務情報をもとにルートを自動判別するため、兼務者専用の特別なルートを個別で作る必要がなく、メンテナンスが最小限で済みます。

部署に存在しない役職のステップに関しては自動でスキップされます。
※ステップ作成時に、スキップ許可の設定で「役職に該当する承認者が存在しない場合は自動的にスキップする」にチェックを入れておく必要があります。

ここでは例として、マネージャーがいない開発部の花澤さんが申請していきます。

改変後の組織を事前に登録しておくと、自動的に組織が有効化されるので、煩わしい組織変更のスムーズな移行が可能になります。
従業員の入社、退社、部署移動などに合わせて、期間を指定した組織情報を登録することができます。
予定日になると事前に登録していた新組織情報が、承認プロセスでも反映されるので、組織変更の度に承認プロセスを編集する手間が減ります。

今回は例として、翌年4月から鈴木さんが開発部の部長も兼務するといった設定を行います。
mitoco 組織設定の編集画面を表示する際に、日付を指定できるので、未来の日付を選択してから [組織編集画面へ] ボタンを押します。

今回はmitoco 申請の活用方法をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？
mitoco 申請を活用することで、日々の申請業務をよりスムーズに進められるようになります。
製品の詳細や他の機能についてもっと知りたい方は、ぜひこちらの公式サイトも併せてご覧ください。

mitoco 申請の基本的な使い方を知りたいという方は、ぜひこちらの「mitoco 申請 基本の設定」も併せてご参照ください！